Power Automate Anleitung: Ersten Flow erstellen

Das Problem

Sie möchten einen ersten Ablauf automatisieren, wissen aber nicht, wo Sie klicken sollen. Die Startseite von Power Automate zeigt viele Vorlagen, Menüs und Fachwörter, und die Angst, etwas kaputt zu machen, hält manche vom Ausprobieren ab.

Die gute Nachricht: Ein Flow ist zunächst nur eine Anleitung, die Sie Microsoft geben, nach dem Muster «Wenn etwas passiert, dann tue Folgendes». Ein einfacher erster Flow, der nur eine Nachricht an Sie selbst schickt, kann nichts beschädigen. So lernen Sie die Bedienung kennen, bevor es ernst wird.

Die Oberfläche von Power Automate wird von Microsoft regelmässig überarbeitet. Beschriftungen und Menüs können daher leicht abweichen (Stand Oktober 2026). Die Abfolge der Schritte bleibt ähnlich.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Zugang prüfen. Melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto bei Power Automate an (über Ihre Microsoft-365-Startseite). Ist der Zugang nicht vorhanden, fragen Sie Ihre IT. Ob Ihre Lizenz reicht, klärt Power Automate: Welche Lizenz brauche ich?.

1. Ziel festlegen. Formulieren Sie in einem Satz, was passieren soll. Für den ersten Versuch: «Wenn ich auf einen Knopf drücke, schickt mir Power Automate eine E-Mail mit der Erinnerung ‹Rechnungen prüfen›.»

1. Flow anlegen. Klicken Sie im Menü auf «Erstellen». Wählen Sie «Sofortiger Cloud-Flow» (startet auf Knopfdruck) und vergeben Sie einen Namen, zum Beispiel «Test: Erinnerung».

1. Auslöser wählen. Wählen Sie «Flow manuell auslösen». Das ist der Startpunkt.

1. Aktion hinzufügen. Klicken Sie auf «Neuer Schritt», suchen Sie «E-Mail senden (V2)» von Office 365 Outlook und tragen Sie Ihre eigene Adresse als Empfänger ein. Betreff und Text schreiben Sie selbst.

1. Speichern. Klicken Sie auf «Speichern». Power Automate prüft den Flow und weist auf fehlende Angaben hin.

1. Testen. Klicken Sie auf «Testen», dann auf «Manuell», «Test» und «Flow ausführen». Prüfen Sie Ihr Postfach. Kam die E-Mail an?

1. Verlauf ansehen. Im Ausführungsverlauf sehen Sie, ob jeder Schritt erfolgreich war. Grüne Haken bedeuten Erfolg, rote Kreuze einen Fehler. Siehe Power-Automate-Flow fehlgeschlagen: Fehler finden.

1. Ausbauen. Wenn es klappt, wählen Sie einen nützlichen zweiten Flow, etwa Outlook-Anhänge in SharePoint speichern.

Vorlage zum Kopieren

Bevor Sie einen Flow bauen, hilft eine kurze Beschreibung. Sie können sie auch mit einem KI-Assistenten ausarbeiten, ohne echte Daten.

Du bist Beraterin für Büro-Automatisierung mit Microsoft 365. Hilf mir, einen einfachen Power-Automate-Flow zu planen. Erfinde keine Menüpunkte, die du nicht sicher kennst, und kennzeichne Unsicheres.

Ziel: [ein Satz]
Auslöser (Wann startet der Flow?): [z. B. neue E-Mail von bestimmtem Absender, Knopfdruck, jeden Montag 8 Uhr]
Aktionen (Was soll passieren?): [z. B. Anhang speichern, Nachricht in Teams senden]
Beteiligte Dienste: [z. B. Outlook, SharePoint, Teams]
Daten, die verarbeitet werden: [Kategorien, keine echten Daten]
Was darf nie passieren: [z. B. Versand an externe Personen]

Erstelle:
1. Eine nummerierte Liste der Schritte mit Auslöser und Aktionen
2. Drei Testfälle mit erfundenen Daten
3. Fragen, die ich mit der IT klären muss (Lizenz, Freigabe, Datenschutz)

Ersetzen Sie die Klammern durch Ihre Angaben und gleichen Sie das Ergebnis mit der Dokumentation von Microsoft ab.

Worauf Sie achten müssen

• Zugriff und Freigabe. In manchen Betrieben dürfen nur bestimmte Personen Flows erstellen. Klären Sie das vorher.
• Datenschutz. Flows verbinden Dienste und bewegen Daten. Prüfen Sie, welche Personendaten betroffen sind, und halten Sie die Regeln Ihres Betriebs ein.
• Eigene Verbindung. Ein Flow läuft mit Ihrem Konto und Ihren Rechten. Wenn sich Ihr Passwort ändert oder Sie das Unternehmen verlassen, kann er ausfallen.
• Dokumentation. Schreiben Sie auf, was der Flow tut. Siehe Power-Automate-Flow übergeben, wenn Mitarbeitende gehen.
• Keine Wiederholung ohne Prüfung. Ein Flow, der bei jeder E-Mail läuft, kann viele Aktionen auslösen. Testen Sie Bedingungen genau: Power Automate: Bedingungen verständlich einrichten.
• Menüs ändern sich. Verlassen Sie sich im Zweifel auf die aktuelle Dokumentation.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Heidi, 56, ist Sachbearbeiterin bei einer Hausverwaltung in Zug. Sie vergisst oft, am Monatsende die Nebenkostenabrechnungen zu kontrollieren.

Vorher: Sie notiert sich Zettel, die irgendwo liegen bleiben.

Nachher: Sie baut mit Unterstützung der IT einen zeitgesteuerten Flow, der am letzten Arbeitstag des Monats um 8 Uhr eine Erinnerung in Teams schickt. Der Flow enthält keine Kundendaten. Sie testet mit einem Probe-Zeitpunkt, kontrolliert den Verlauf und fügt später einen zweiten Flow hinzu.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Automatisierung gezielt üben möchten, bietet absofort KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Dazu gehören No-Code-Automatisierung und KI-Agenten sowie Bürokommunikation mit Copilot und Google Workspace. Sie arbeiten an Praxisaufgaben, werden von einem KI-Lerncoach begleitet und erhalten einen verifizierbaren Abschluss.

Häufige Fragen

Kann ich damit etwas kaputt machen?

Ein Flow handelt mit den Rechten, die Ihr Konto hat. Ein Flow, der Dateien verschiebt oder E-Mails versendet, kann Schaden anrichten, wenn er falsch eingestellt ist. Beginnen Sie deshalb mit harmlosen Aktionen und testen Sie in Testordnern.

Wie schalte ich einen Flow wieder aus?

In der Liste Ihrer Flows können Sie ihn ausschalten oder löschen. Für wichtige Abläufe lohnt sich ein Notfallplan: Automatisierung abschalten.

Wo finde ich Vorlagen?

Auf der Startseite von Power Automate gibt es Vorlagen für häufige Aufgaben. Prüfen Sie jede Vorlage, bevor Sie sie aktivieren, und passen Sie sie an Ihre Ablage an.

Wann ist ein Flow nicht die richtige Lösung?

Bei Aufgaben, die Urteilsvermögen brauchen, oder bei seltenen Abläufen lohnt sich die Automatisierung kaum. Siehe Welche Aufgaben eignen sich für Automatisierung?.