Welche Aufgaben eignen sich für Automatisierung?

Das Problem

Sie kopieren Daten von einer Mail in eine Tabelle, geben dieselben Angaben in zwei Programme ein, verschicken jede Woche dieselbe Erinnerung und sortieren Anhänge in Ordner. Das alles nervt, und Sie wissen, dass es dafür Automatisierungen gibt. Nur wo anfangen?

Das Risiko liegt auf zwei Seiten. Wer etwas automatisiert, das nur zweimal im Jahr vorkommt, investiert mehr Zeit, als er spart. Wer etwas automatisiert, das viel Urteilsvermögen verlangt, bekommt Fehler in grosser Zahl. Und wer einen unklaren Ablauf automatisiert, automatisiert das Chaos.

Mit einer einfachen Bewertung finden Sie die Aufgaben, bei denen sich der Aufwand lohnt, und erkennen jene, die Sie besser anders lösen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgaben sammeln. Notieren Sie eine Woche lang, was Sie wiederholt tun: Eingaben, Kopieren, Versenden, Erinnern, Ablegen, Prüfen. Schreiben Sie dazu, wie oft und wie lange.

1. Pro Aufgabe sechs Fragen beantworten. Kommt sie häufig vor? Läuft sie immer gleich ab? Liegen die Daten digital vor? Gibt es wenige Ausnahmen? Ist ein Fehler verkraftbar? Ist der Nutzen messbar? Siehe Tabelle unten.

1. Punkte vergeben. Geben Sie für jede Frage mit «Ja» einen Punkt. Aufgaben mit fünf oder sechs Punkten sind gute Kandidaten.

1. Ablauf zuerst klären. Bevor Sie automatisieren, schreiben Sie den Ablauf auf und vereinfachen Sie ihn. Siehe Workflow-Vorlage für kleine Unternehmen.

1. KI als Sparringspartnerin nutzen. Beschreiben Sie Ihre Aufgaben (ohne vertrauliche Details) und lassen Sie sich mit der Vorlage unten bei der Bewertung helfen. Prüfen Sie die Einschätzung selbst.

1. Nutzen schätzen. Rechnen Sie grob: Wie viele Minuten pro Woche sparen Sie? Siehe Zeitersparnis berechnen.

1. Mit einer Aufgabe beginnen. Wählen Sie die einfachste Aufgabe mit hohem Nutzen als Pilot. Planen Sie Test und Kontrolle ein.

1. Auswerten und erweitern. Prüfen Sie nach einigen Wochen, ob die Automatisierung hält, was sie versprochen hat, und entscheiden Sie über den nächsten Schritt.

Vorlage zum Kopieren

Du bist eine erfahrene Prozessberaterin für kleine Unternehmen. Ich möchte herausfinden, welche meiner Aufgaben sich für Automatisierung eignen. Bewerte jede Aufgabe nach festen Kriterien. Erfinde keine Details.

Meine Aufgaben (je: Beschreibung, wie oft pro Woche, Dauer in Minuten, welche Programme, Ausnahmen): 
[Aufgabe 1: ...]
[Aufgabe 2: ...]
[Aufgabe 3: ...]

Kriterien (je ein Punkt bei «Ja»): häufig / immer gleicher Ablauf / digitale Daten / wenige Ausnahmen / Fehler verkraftbar / Nutzen messbar.

Aufgabe:
1. Bewerte jede Aufgabe nach den Kriterien und zeige eine Tabelle mit Punkten.
2. Nenne für jede Aufgabe, ob eine einfache Regelautomatisierung, eine KI-Unterstützung oder keine Automatisierung sinnvoll ist, und begründe es kurz.
3. Nenne Risiken und was ich vorher klären muss (Datenschutz, Zuständigkeit, Kontrolle).
4. Schlage eine Reihenfolge für einen Pilot vor.
Regeln: Verwende nur meine Angaben. Wenn Angaben fehlen, frage nach.

Beschreiben Sie Ihre Aufgaben ohne vertrauliche Details. Die Bewertung nehmen Sie als Diskussionsgrundlage, nicht als Urteil.

Checkliste: Eignet sich die Aufgabe?

Worauf Sie achten müssen

• Nicht das Chaos automatisieren: Ein unklarer Ablauf bleibt unklar, auch wenn er automatisch läuft. Klären Sie ihn zuerst.
• Heikle Aufgaben: Entscheidungen über Personen, Zahlungen oder Verträge brauchen menschliche Freigabe. Siehe Automatische Abläufe mit Freigabe.
• Datenschutz: Automatisierungen leiten oft Daten zwischen Diensten weiter. Klären Sie, was fliesst. Siehe Automatisierung und Datenschutz.
• Nutzen realistisch rechnen: Berücksichtigen Sie Einrichtung, Wartung und Kontrolle, nicht nur die gesparte Zeit. Siehe Kosten der Automatisierung.
• Ausnahmen: Je mehr Sonderfälle, desto komplexer. Planen Sie einen Weg für Fälle, die nicht ins Schema passen.
• Menschen mitnehmen: Wer betroffen ist, sollte früh einbezogen werden, sonst entstehen Ängste und Widerstand.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Rutz, 53, arbeitet im Sekretariat eines Treuhandbüros in Zug und ist von Routinen genervt. Vorher: Sie kopiert Rechnungsdaten aus Mails in Excel, verschickt wöchentlich Erinnerungen und legt Anhänge in Kundenordner. Sie möchte «alles automatisieren».

Sie bewertet sechs Aufgaben mit der Checkliste. Die Anhänge-Ablage erreicht sechs Punkte, die Wochenerinnerung fünf, das Rechnungskopieren drei, weil die Formate ständig wechseln. Nachher: Sie beginnt mit der Ablage der Anhänge, spart wöchentlich rund eine Stunde und lässt das Rechnungskopieren vorerst von Hand, bis die Formate vereinheitlicht sind.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie klären möchten, welche Abläufe in Ihrem Betrieb sich für Digitalisierung und KI eignen, bietet Alpasana KI-Beratung und digitale Transformation an. Beschrieben sind die Aufnahme von Prozessen, die Analyse von KI-Potenzialen, die Priorisierung von Vorhaben und ein Umsetzungsplan sowie die Entwicklung digitaler Workflows und Automatisierungen und das Verbinden von Systemen.

Die konkrete Einrichtung wird individuell offeriert. Eine Zusage zu Zeitersparnis oder Ergebnissen ist nicht Teil der Beschreibung.

Häufige Fragen

Muss ich dafür programmieren können?

Für viele einfache Abläufe nicht. Es gibt Werkzeuge, die ohne Programmieren auskommen. Einen Überblick finden Sie bei Automatisierung ohne Programmieren. Wichtig ist, den Ablauf klar zu beschreiben.

Ist KI dafür immer nötig?

Nein. Viele Aufgaben lassen sich mit festen Regeln automatisieren. KI kommt dazu, wenn Texte verstanden oder sortiert werden sollen. Siehe KI oder einfache Automatisierung.

Wie viele Aufgaben auf einmal?

Beginnen Sie mit einer. Wer mehrere gleichzeitig startet, verliert den Überblick und kann Fehler schwer zuordnen.