Workflow planen: Vorlage für kleine Unternehmen

Das Problem

In Ihrem Betrieb läuft vieles «einfach so»: Eine Anfrage kommt, Frau Keller weiss, was zu tun ist, und nach drei Tagen ist die Offerte draussen. Wenn Frau Keller krank ist, wird es chaotisch, und wenn jemand diesen Ablauf automatisieren möchte, fragt er: «Wie geht das eigentlich genau?»

Die meisten Abläufe im Kopf der Mitarbeitenden sind nie aufgeschrieben. Das merkt man spätestens, wenn man etwas ändern, einarbeiten oder automatisieren will. Ohne Beschreibung kann niemand sagen, welche Schritte nötig sind, wer was entscheidet und welche Sonderfälle es gibt.

Eine einfache Vorlage hilft, den Ablauf zu erfassen. Sie braucht keine Fachkenntnisse, nur etwas Zeit und die Bereitschaft, genau hinzusehen. Eine KI kann beim Befragen helfen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ablauf wählen. Nehmen Sie einen konkreten, überschaubaren Ablauf, zum Beispiel «Kundenanfrage bis Offerte» oder «Rechnung eingehend bis Zahlung». Wählen Sie nicht gleich den ganzen Betrieb.

1. Start und Ende festlegen. Was löst den Ablauf aus (E-Mail, Telefon, Formular)? Was ist das fertige Ergebnis (versendete Offerte, bezahlte Rechnung)?

1. Schritte aufschreiben. Notieren Sie jeden Schritt in einem Satz mit Verb: «Anfrage in Liste eintragen», «Preis aus Preisliste übernehmen». Halten Sie fest, wer ihn erledigt und mit welchem Programm.

1. Entscheidungen markieren. An welchen Stellen gibt es ein «Wenn»? Zum Beispiel: «Wenn Auftragswert über 5000 Franken, Freigabe durch Geschäftsleitung.»

1. Ausnahmen sammeln. Was passiert bei Sonderfällen: fehlende Angaben, Dringlichkeit, Stammkundschaft, Fehler? Sprechen Sie mit den Personen, die den Ablauf täglich erledigen.

1. Mit KI vervollständigen. Nutzen Sie die Vorlage unten. Die KI stellt Rückfragen, findet Lücken und bringt die Beschreibung in eine Tabelle. Prüfen Sie sie mit den Beteiligten.

1. Vereinfachen. Streichen Sie überflüssige Schritte und Doppelarbeit, bevor Sie etwas automatisieren. Prüfen Sie, welche Schritte bleiben müssen.

1. Ablegen und pflegen. Speichern Sie die Beschreibung an einem festen Ort, mit Datum und verantwortlicher Person. Aktualisieren Sie sie bei Änderungen.

Vorlage zum Kopieren

Du bist eine erfahrene Prozessberaterin. Ich möchte einen Arbeitsablauf in meinem Betrieb aufschreiben. Stelle mir Fragen, bis die Beschreibung vollständig ist, und erstelle dann eine Tabelle. Erfinde nichts.

Ablauf: [z. B. Kundenanfrage bis Offerte]
Betrieb (ohne Namen): [Branche, Grösse]
Was ich schon weiss (Stichworte): [Auslöser, Schritte, Beteiligte, Programme]

Vorgehen:
1. Stelle mir nacheinander höchstens fünf Fragen pro Runde zu Auslöser, Schritten, Zuständigkeiten, Entscheidungen, Ausnahmen, Daten, Programmen, Häufigkeit und Dauer. Warte auf meine Antworten.
2. Wenn ich «fertig» schreibe, erstelle eine Tabelle mit den Spalten: Nr., Schritt, Wer, Programm/Dokument, Entscheidung/Bedingung, Ausnahme, Dauer.
3. Liste unklare Punkte und Verbesserungsideen getrennt auf.
4. Markiere Schritte, die sich vermutlich automatisieren lassen, und solche, die Menschen erledigen müssen.
Regeln: Wenn etwas unklar ist, frage nach. Verwende nur meine Angaben. Keine Personendaten verwenden.

Beantworten Sie die Fragen der KI möglichst konkret und besprechen Sie die fertige Tabelle mit den Beteiligten.

Vorlage als Tabelle

Worauf Sie achten müssen

• Mit den Beteiligten sprechen: Wer den Ablauf täglich macht, kennt die Ausnahmen. Fragen Sie nach, statt nur zu beschreiben, wie es sein sollte.
• Ist-Zustand zuerst: Schreiben Sie auf, wie es heute läuft, nicht wie es laufen soll. Verbesserungen kommen danach.
• Keine Personendaten in KI-Werkzeugen: Verwenden Sie Beispiele ohne Namen und echte Kundendaten.
• Zuständigkeiten klären: Jeder Schritt braucht eine verantwortliche Person und eine Vertretung.
• Nicht zu detailliert: Ein Ablauf mit 60 Schritten wird nicht gelesen. Fassen Sie zusammen.
• Aktuell halten: Eine veraltete Beschreibung ist schlimmer als keine. Legen Sie fest, wer sie pflegt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Kappeler, 55, arbeitet im Sekretariat einer Schreinerei in Sempach. Der Chef möchte Offertanfragen automatisch erfassen lassen. Vorher: Niemand hat den Ablauf aufgeschrieben, jeder erledigt ihn anders, und der Dienstleister fragt nach «dem Prozess».

Frau Kappeler füllt die Vorlage mit Hilfe der KI-Fragen aus und bespricht sie mit dem Chef und dem Projektleiter. Sie entdecken, dass zwei Schritte doppelt gemacht werden und Anfragen über drei Kanäle eintreffen. Nachher: Der Ablauf wird zuerst vereinfacht, dann übergibt sie die Beschreibung an den Dienstleister, der damit das Angebot für die Automatisierung erstellt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Abläufe aufnehmen, verbessern und gegebenenfalls automatisieren möchten, bietet Alpasana KI-Beratung und digitale Transformation an. Beschrieben sind die Aufnahme von Prozessen, die Verbesserung von Geschäftsprozessen, digitale Workflows und Automatisierungen, das Konzipieren von Schnittstellen und die Dokumentation der Umsetzung.

Eine Beschreibung in dieser Vorlage ist eine gute Vorbereitung für ein solches Projekt. Projekte werden individuell offeriert, ohne Zusage zu bestimmten Ergebnissen.

Häufige Fragen

Muss ich dafür ein Spezialprogramm kaufen?

Nein. Eine Tabelle in Word oder Excel genügt. Spezielle Programme für Prozessmodellierung sind erst bei grossen Projekten nötig.

Wie detailliert muss die Beschreibung sein?

So genau, dass eine neue Mitarbeiterin den Ablauf nachvollziehen könnte. Für die Automatisierung braucht es zusätzlich Angaben zu Daten und Ausnahmen. Weitere Hinweise gibt Anforderungen an eine Automatisierung.

Hilft die KI beim Verbessern des Ablaufs?

Sie kann Doppelspurigkeiten und Lücken aufzeigen. Entscheiden, was sinnvoll ist, müssen Sie mit den Beteiligten. Siehe Aufgaben für Automatisierung auswählen.