Beglaubigte Übersetzung: Was kann KI vorbereiten?

Das Problem

Sie brauchen für ein Amt, eine Schule oder einen Arbeitgeber die Übersetzung eines Dokuments: ein Diplom aus dem Ausland, eine Geburtsurkunde, ein Arbeitszeugnis, einen Vertrag. Die Stelle verlangt eine «beglaubigte Übersetzung». Sie kennen KI-Übersetzungen, die in Sekunden fertig sind, und fragen sich: Reicht das nicht?

In den allermeisten Fällen nicht. Eine beglaubigte Übersetzung ist mehr als ein richtig übersetzter Text. Eine dafür qualifizierte Person bestätigt schriftlich, mit Unterschrift und in der Regel Stempel, dass die Übersetzung mit dem Original übereinstimmt. Sie übernimmt damit Verantwortung. Eine KI kann das nicht, und eine Beglaubigung durch ein Programm gibt es nicht.

Das heisst nicht, dass KI nutzlos ist. Sie kann helfen, ein Dokument zu verstehen und die Arbeit vorzubereiten. Hier erfahren Sie, was sie leisten kann, wo ihre Grenzen liegen und wie Sie vorgehen. Welche Regeln im Einzelfall gelten, hängt von der Stelle ab, die das Dokument verlangt, und vom Kanton. Das ist keine Rechtsberatung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bei der Stelle nachfragen: Fragen Sie das Amt, die Schule oder den Arbeitgeber, was genau verlangt wird: beglaubigt, von wem, in welcher Form (digital, Papier), welche Sprachen. Notieren Sie die Antwort.
2. Zweck klären: Wofür brauchen Sie die Übersetzung? Einbürgerung, Anerkennung eines Diploms, Gericht, Versicherung? Das bestimmt die Anforderungen.
3. Original beschaffen: Besorgen Sie das Original oder eine beglaubigte Kopie. Manche Stellen verlangen zusätzliche Formalitäten wie eine Apostille. Fragen Sie nach.
4. Mit KI verstehen: Lassen Sie sich mit einer KI-Übersetzung ein Bild vom Inhalt machen. Das hilft, Fachbegriffe und Aufbau zu verstehen. Geben Sie dazu nur Unterlagen ein, die Sie dort eingeben dürfen. Siehe Vertrauliche Texte übersetzen.
5. Unterlagen vorbereiten: Scannen Sie das Original gut lesbar, listen Sie Namen, Daten und Schreibweisen (zum Beispiel aus Ihrem Pass) auf und notieren Sie Fachbegriffe, die in einer bestimmten Weise übersetzt werden sollen.
6. Fachperson beauftragen: Wenden Sie sich an eine qualifizierte Übersetzerin oder ein Übersetzungsbüro, das beglaubigte Übersetzungen anbietet. Holen Sie eine Offerte ein.
7. Ergebnis prüfen: Kontrollieren Sie Namen, Daten und Zahlen in der beglaubigten Fassung gegen das Original.
8. Fristen im Auge behalten: Planen Sie Zeit ein. Beglaubigungen und Apostillen brauchen oft mehrere Tage.

Einfach erklärt

Stellen Sie sich einen Kassenzettel vor: Sie können ihn selbst abschreiben, aber nur der Stempel der Kasse macht ihn gültig. Bei einer Übersetzung ist es ähnlich. Den Text können viele erzeugen, auch eine KI. Die Beglaubigung gibt dem Text amtliches Gewicht, weil jemand Qualifiziertes dafür einsteht.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag bereiten Sie die Zusammenarbeit mit der Übersetzerin vor. Verwenden Sie nur erfundene oder anonymisierte Angaben, nie das Original mit Personendaten, solange Sie nicht sicher sind, dass Sie es eingeben dürfen:

Ich muss ein Dokument ([Art, z. B. «Diplom einer ausländischen Fachschule»]) von [Ausgangssprache] ins Deutsche beglaubigt übersetzen lassen, für [Zweck/Stelle].
Erstelle mir:
1. Eine Checkliste mit Angaben, die ich der Übersetzerin liefern sollte (Schreibweise von Namen, Daten, Stempel, Seitenzahl, Verwendungszweck, Frist).
2. Eine Liste von Fragen, die ich der Stelle stellen sollte (z. B. welche Form der Beglaubigung, ob zusätzlich eine Apostille nötig ist, wie viele Exemplare).
3. Einen kurzen Textbaustein für die Anfrage an ein Übersetzungsbüro (Anrede Sie).
Weise darauf hin, dass die Anforderungen von der Stelle abhängen, und erfinde keine gesetzlichen Vorgaben.

Passen Sie Art des Dokuments, Sprache und Zweck an. Die Antworten der KI zu Rechtsfragen dürfen Sie nicht als verbindlich betrachten.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Anerkennung ohne Beglaubigung: Reichen Sie eine KI-Übersetzung ein, wo eine beglaubigte verlangt wird, wird sie voraussichtlich abgelehnt. Das kostet Zeit.
• Anforderungen unterscheiden sich: Je nach Stelle, Kanton und Zweck sind andere Formen verlangt. Fragen Sie vorab.
• Datenschutz: Urkunden, Diplome und Zeugnisse enthalten viele Personendaten. Geben Sie sie nicht ungeprüft in einen Online-Dienst ein. Siehe Vertrauliche Texte in KI-Übersetzungen und DeepL und vertrauliche Texte.
• Namen, Zahlen und Daten: Hier passieren auch bei KI Fehler. Siehe Zahlen und Namen in Übersetzungen prüfen.
• Fachbegriffe: Bezeichnungen von Abschlüssen und Ämtern haben oft keine wörtliche Entsprechung. Eine Fachperson kennt die übliche Wiedergabe.
• Fälschung und Manipulation: Veränderte Übersetzungen können strafbar sein. Lassen Sie nichts «glätten».
• Zusätzliche Formalitäten: Manchmal braucht es eine Beglaubigung der Unterschrift oder eine Apostille. Fragen Sie die Stelle, welche.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Petrenko ist vor einem Jahr aus der Ukraine in die Schweiz gezogen und möchte ihren Hochschulabschluss anerkennen lassen. Die Stelle verlangt eine beglaubigte Übersetzung.

Vorher: Sie lässt das Diplom von einer KI übersetzen und reicht den Text ein. Die Stelle weist sie ab.

Nachher: Sie fragt bei der Stelle nach, welche Form verlangt ist, und lässt sich eine Liste geben. Mit einer KI bereitet sie die Liste der Angaben vor (Namensschreibung laut Pass, Daten, Fachbegriffe). Das Diplom selbst gibt sie nicht in einen Online-Dienst ein. Sie beauftragt eine Übersetzerin mit entsprechender Qualifikation, holt eine Offerte ein, vergleicht Namen und Daten in der Lieferung mit dem Original und reicht die Unterlagen rechtzeitig ein.

So hilft Ihnen Alpasana

Für Übersetzungen, bei denen es auf Verbindlichkeit ankommt, bietet Alpasana Übersetzen, Dolmetschen und Sprachtraining: Dazu gehören juristische, technische und geschäftliche Fachübersetzungen, beglaubigte Übersetzungen, etwa von Urkunden und Diplomen, digital oder physisch, sowie Korrektorat und Lektorat. Der Schwerpunkt liegt auf Ukrainisch, Russisch und Deutsch, weitere Kombinationen nach Projekt. Dokumentprüfung und eine verbindliche Offerte gehören zum Vorgehen.

Häufige Fragen

Kann ich eine KI-Übersetzung beglaubigen lassen?

Das hängt von der Stelle und der Übersetzerin ab. Meist beauftragen Sie besser direkt eine Übersetzerin, statt eine KI-Fassung beglaubigen zu lassen.

Was kostet eine beglaubigte Übersetzung?

Das hängt von Umfang, Sprache und Dringlichkeit ab. Holen Sie eine Offerte ein, bevor Sie beauftragen.

Reicht eine KI-Übersetzung für den internen Gebrauch?

Zum Verstehen und für interne Zwecke ohne amtliche Wirkung meist ja, mit Prüfung. Sobald eine Stelle ein Dokument verlangt, fragen Sie vorher nach.

Wie finde ich eine geeignete Übersetzerin?

Fragen Sie die Stelle nach Empfehlungen, oder wenden Sie sich an ein Übersetzungsbüro, das beglaubigte Übersetzungen anbietet.