Wie ermitteln wir den KI-Schulungsbedarf im Unternehmen?

Das Problem

Die Geschäftsleitung sagt: «Wir sollten das ganze Team in KI schulen.» Das klingt vernünftig, aber was heisst das konkret? Alle in denselben Kurs? Nur die Jungen? Nur die IT? Und was lernen sie, wenn manche schon täglich mit KI arbeiten und andere noch nie einen Chat-Assistenten geöffnet haben?

Ohne Bedarfsklärung entstehen zwei typische Fehler: Schulungen, die für die Hälfte zu einfach und für die andere zu schwierig sind, oder Kurse zu Themen, die niemand im Alltag braucht. Beides kostet Zeit und Motivation.

Eine kurze Bedarfserhebung verhindert das. Sie muss kein Grossprojekt sein: ein paar Fragen, eine kleine Umfrage und ein Blick auf die Aufgaben genügen. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie in wenigen Schritten zu einem belastbaren Bild kommen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, wozu geschult wird. Geht es um sicheren Umgang (Datenschutz, Regeln), um Effizienz im Alltag, um bestimmte Anwendungen oder um Pflichten, etwa Nachweise von KI-Kompetenz? Das Ziel bestimmt die Inhalte.

1. Sammeln Sie die Aufgaben, bei denen KI eine Rolle spielt. Welche KI-Anwendungen sind geplant oder bereits im Einsatz? Welche Aufgaben sind betroffen? Siehe Anwendungsfälle finden.

1. Bilden Sie Rollengruppen. Fassen Sie Personen mit ähnlichen Aufgaben zusammen: Sekretariat, Kundendienst, Verkauf, Buchhaltung, Leitung, IT. Jede Gruppe hat andere Bedürfnisse. Siehe Schulung nach Berufsrolle.

1. Erfassen Sie den Kenntnisstand. Fragen Sie in einer kurzen, freundlichen Umfrage: Welche KI-Werkzeuge nutzen Sie? Wofür? Wie sicher fühlen Sie sich? Wo haben Sie Fragen? Was möchten Sie lernen? Anonymität erhöht die Ehrlichkeit.

1. Ermitteln Sie die Regeln und Pflichten. Welche Themen sind zwingend: Datenschutz, vertrauliche Daten, Urheberrecht, Kennzeichnung, betriebliche Regeln? Prüfen Sie auch, ob rechtliche Pflichten zur Schulung bestehen, etwa bei EU-Bezug. Siehe Kompetenz-Schulung nachweisen.

1. Vergleichen Sie Soll und Ist. Pro Rollengruppe: Was sollten die Personen können (Soll), was können sie heute (Ist)? Die Lücke ist der Schulungsbedarf. Markieren Sie die grössten Lücken.

1. Beachten Sie unterschiedliche Vorkenntnisse. In jedem Team gibt es Einsteiger und Fortgeschrittene. Planen Sie Stufen oder Wahlmöglichkeiten. Siehe Unterschiedliche Kenntnisse im Team.

1. Priorisieren Sie. Beginnen Sie mit den Gruppen, die KI zuerst nutzen oder die grössten Risiken tragen. Nicht alles muss gleichzeitig geschult werden.

1. Halten Sie das Ergebnis fest und planen Sie. Erstellen Sie eine kurze Übersicht: Gruppe, Bedarf, Priorität, Format, Zeitpunkt. Sie bildet die Basis für den Schulungsplan, siehe KI-Schulungsplan-Vorlage.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle mir einen kurzen, anonymen Fragebogen (maximal 12 Fragen)
zur Ermittlung des KI-Schulungsbedarfs in unserem Betrieb.
Betrieb: [Branche, Grösse]. Bereiche: [Liste].
Geplante oder vorhandene KI-Anwendungen: [Liste].
Fragen zu: bisheriger Nutzung von KI (privat/beruflich),
Sicherheit im Umgang, Wissen zu Datenschutz und betrieblichen
Regeln, gewünschten Themen, bevorzugtem Lernformat (online,
Präsenz, kurze Einheiten), verfügbarer Lernzeit pro Woche,
Unsicherheiten.
Verwende Antwortmöglichkeiten zum Ankreuzen (Skala 1–5, Mehrfachauswahl)
und ein freies Feld am Schluss.
Schreibe einen Einleitungstext (max. 80 Wörter): Zweck, anonym,
keine Bewertung der Person.
Erstelle ausserdem eine Auswertungstabelle: Gruppe | Soll | Ist |
Lücke | Priorität | Vorschlag.

Passen Sie Betrieb, Bereiche und Fragen an. Lassen Sie den Einleitungstext von der Geschäftsleitung freigeben.

Wie ordnen Sie den Bedarf nach Rollen?

Worauf Sie achten müssen

• Selbsteinschätzung ist unzuverlässig: Manche überschätzen sich, andere unterschätzen sich. Ergänzen Sie Umfragen durch Beobachtung und kleine Praxisaufgaben.
• Keine Bewertung von Personen: Die Erhebung soll Bedarf zeigen, nicht Leistung messen. Sagen Sie das offen, damit die Antworten ehrlich sind.
• Datenschutz bei Auswertung: Anonyme Umfragen sollten wirklich anonym bleiben, besonders in kleinen Teams. Fassen Sie Ergebnisse so zusammen, dass keine Rückschlüsse auf Einzelne möglich sind.
• Pflichtthemen nicht vergessen: Unabhängig vom Wunsch brauchen alle Nutzenden Grundregeln zu Datenschutz und Datensicherheit.
• Bedarf ändert sich: Neue Werkzeuge und Aufgaben schaffen neuen Bedarf. Wiederholen Sie die Erhebung mindestens jährlich.
• Rechtliche Pflichten klären: Je nach Tätigkeit und Markt können Schulungspflichten bestehen. Prüfen Sie diese im Einzelfall.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Ein Logistikunternehmen in Pratteln mit rund 40 Mitarbeitenden möchte alle in KI schulen lassen. Die Geschäftsleitung plant einen halbtägigen Kurs für alle, doch die HR-Verantwortliche zweifelt, ob das passt.

Mit der Vorlage erstellt sie eine kurze Umfrage und führt drei Gespräche mit den Abteilungsleitern. Ergebnis: Disposition und Administration nutzen KI bereits für Texte und möchten mehr Praxis, der Kundendienst ist unsicher bei Datenschutz, die Fahrerinnen und Fahrer kaum betroffen, die Leitung wünscht einen Überblick über Risiken und Regeln.

Nachher gibt es drei Formate: eine kurze Regelschulung für alle, eine Praxisschulung für Administration und Disposition und einen Leitungsworkshop. Die Fahrer erhalten nur die Grundregeln. Alle erhalten, was sie wirklich brauchen, und niemand sitzt in einem Kurs, der ihn nicht betrifft.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden gezielt schulen möchten, bietet KI-Weiterbildung für Unternehmen auf absofort Online-Kurse von Grundlagen bis zum Executive-Diplomlehrgang, mit KI für Verwaltung, Kommunikation, Analyse, Texte und Entscheidungsgrundlagen, Schweizer Praxisbezug, Datenschutz als Lerninhalt und verantwortungsbewusstem Umgang mit Unternehmensdaten. Gelernt wird im eigenen Tempo, mit verifizierbaren Abschlüssen; für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Zur Vertiefung: KI-Schulungsplan-Vorlage und Schulung ohne IT-Kenntnisse.

Häufige Fragen

Wie lange darf die Umfrage sein?

Maximal zehn bis zwölf Fragen, die in fünf bis zehn Minuten zu beantworten sind. Je kürzer, desto höher die Beteiligung. Details klären Sie bei Bedarf in Gesprächen.

Brauche ich eine externe Beratung für die Bedarfserhebung?

Für kleine und mittlere Betriebe meist nicht. Eine Umfrage, einige Gespräche und ein Blick auf die Aufgaben reichen. Bei grösseren Organisationen oder rechtlichen Pflichten kann Unterstützung sinnvoll sein.

Was, wenn der Bedarf sehr unterschiedlich ist?

Dann bieten Sie Stufen an: ein gemeinsames Grundmodul für Regeln und Sicherheit und vertiefende Module für Rollen oder Fortgeschrittene. So erreichen Sie alle, ohne jemanden zu über- oder unterfordern.