KI-Schulungen nachweisen: Was sollten wir dokumentieren?

Das Problem

Sie haben Ihr Team in den letzten Monaten im Umgang mit KI geschult: ein Workshop hier, ein Online-Kurs dort, ein internes Merkblatt, eine Schulung der IT. Wenn Sie heute gefragt würden, wer was gelernt hat, könnten Sie nur ungefähr antworten. Einzelne Nachweise liegen in E-Mails, andere in Ordnern, einige gar nicht.

Das wird relevant, wenn ein Kunde nachfragt, wenn die Revision wissen will, wie Sie mit KI-Risiken umgehen, oder wenn rechtliche Anforderungen wie der EU AI Act ins Spiel kommen, der von Anbietern und Betreibern bestimmter KI-Systeme Massnahmen für eine ausreichende KI-Kompetenz ihres Personals verlangt (siehe Quelle). Ohne Dokumentation können Sie nicht zeigen, was Sie getan haben.

Dabei geht es nicht um Papierberge. Ein paar geordnete Angaben pro Person genügen, wenn sie vollständig und nachvollziehbar sind. Dieser Beitrag zeigt, welche. Er ersetzt keine Rechtsberatung.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie fest, wofür der Nachweis dient. Interne Übersicht, Kundenanfrage, Revision, mögliche rechtliche Anforderungen? Je nach Zweck brauchen Sie mehr oder weniger Detail. Starten Sie mit einer Grundversion für alle Zwecke.

1. Bestimmen Sie, wer wofür geschult sein soll. Nicht alle brauchen dasselbe: Wer KI nur gelegentlich für Texte nutzt, braucht andere Inhalte als jemand, der Kundendaten verarbeitet oder Entscheidungen vorbereitet. Ordnen Sie Rollen und Anforderungen zu; siehe Schulungsplan-Vorlage.

1. Erfassen Sie pro Person die Kerndaten. Name, Funktion, Datum der Schulung, Anbieter oder interne Stelle, Inhalte, Dauer, Ergebnis (bestanden, Punktzahl, Teilnahmebestätigung), Zertifikat oder Nachweis-ID und Ablage. Eine einfache Tabelle genügt.

1. Beschreiben Sie die Inhalte. Halten Sie das Curriculum fest: Grundlagen von KI, Umgang mit Daten, Prüfung von Ergebnissen, Erkennen von Betrugsversuchen, betriebliche Regeln, rechtliche Grundlagen. So lässt sich später zeigen, was vermittelt wurde.

1. Verknüpfen Sie die Schulung mit der Rolle. Notieren Sie, welche KI-Werkzeuge die Person nutzt und wofür. So wird erkennbar, dass die Schulung zum Einsatz passt. Das hilft auch bei der Planung der nächsten Schulung.

1. Legen Sie Auffrischungen fest. KI entwickelt sich schnell. Planen Sie eine Wiederholung oder Ergänzung in regelmässigen Abständen und halten Sie fest, wann die nächste fällig ist.

1. Bewahren Sie die Nachweise geordnet auf. An einem zentralen Ort mit Zugriffsrechten, mit Zertifikaten, Teilnahmebestätigungen und internen Protokollen. Prüfen Sie regelmässig auf Vollständigkeit. Hilfreich ist eine Vorlage; siehe Kompetenznachweis-Vorlage.

Beispiel für eine Nachweistabelle

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist der Arbeitsauftrag an die KI. Mit dieser Vorlage entwerfen Sie die Nachweisstruktur; geben Sie keine echten Personendaten ein.

Wir sind ein Schweizer Betrieb mit [Anzahl] Mitarbeitenden und schulen unser Team im Umgang mit KI. Wir wollen unsere Schulungen sauber dokumentieren, damit wir sie gegenüber Kunden, Revision und bei möglichen rechtlichen Anforderungen belegen können.
Erstelle: 1. eine Nachweistabelle mit den Spalten Person/Funktion, Schulung, Datum, Inhalte, Ergebnis/Nachweis-ID, Werkzeuge im Einsatz, nächste Auffrischung,
2. eine kurze Anleitung (höchstens sieben Schritte), wie wir die Nachweise sammeln, ablegen und pflegen,
3. eine Liste von zehn Fragen, die wir mit einer Fachperson klären sollten (Anforderungen, Aufbewahrung, Datenschutz der Nachweise, Wirksamkeit der Schulung).
Keine Rechtsaussagen, keine Fristen nennen. Unsicheres mit [klären] markieren. Schweizer Rechtschreibung, Sie-Form.

Passen Sie die Spalten an; Betriebe mit vielen Rollen ergänzen eine Spalte «Rolle und Risikostufe».

Worauf Sie achten müssen

• Nachweis ist nicht dasselbe wie Kompetenz: Ein Zertifikat zeigt, dass jemand einen Kurs absolviert hat. Ob die Person im Alltag sicher mit KI arbeitet, zeigt sich in der Praxis. Ergänzen Sie Schulung mit Übung und Rückmeldung; siehe Wirksamkeit prüfen.
• Rechtliche Anforderungen im Einzelfall: Artikel 4 des EU AI Act verlangt von Anbietern und Betreibern von KI-Systemen Massnahmen, um nach besten Kräften eine ausreichende KI-Kompetenz ihres Personals sicherzustellen (siehe Quelle). Wie das konkret zu belegen ist, hängt vom Einsatz ab; die Regelung wird fachlich und politisch diskutiert. Prüfen Sie den aktuellen Stand; siehe Artikel 4 AI Act.
• Datenschutz der Nachweise: Schulungsnachweise enthalten Personendaten. Bewahren Sie sie zweckgebunden und geschützt auf und löschen Sie sie, wenn sie nicht mehr nötig sind.
• Qualität des Anbieters: Prüfen Sie, ob Schulungen zum Einsatz passen. Ein allgemeiner Kurs ersetzt keine Einweisung in betriebliche Regeln.
• Vollständigkeit: Dokumentieren Sie auch interne Einführungen und kurze Schulungen, nicht nur zertifizierte Kurse.
• Neue Mitarbeitende: Nehmen Sie die Schulung in die Einarbeitung auf; siehe Neue Mitarbeitende einarbeiten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Brugg mit 20 Mitarbeitenden schult sein Team mit einem Online-Kurs zu KI am Arbeitsplatz. Ein Grosskunde, für den das Büro Buchhaltungen führt, fragt nach, wie das Büro die KI-Kompetenz seiner Leute sicherstellt. Frau Müller aus der Administration soll antworten.

Sie legt eine Tabelle an: Name, Kurs, Datum, Ergebnis, Nachweis-ID, Werkzeuge im Einsatz. Aus dem Kurs liegen pro Person eine Teilnahmebestätigung und ein Zertifikat vor, die sie ablegt. Ergänzend notiert sie die internen Regeln, die jede Person unterschrieben hat. Dem Kunden schickt sie eine Übersicht ohne Personendaten, mit Anzahl geschulter Personen, Inhalten und dem Plan für die jährliche Auffrischung. Der Kunde ist zufrieden.

So hilft Ihnen Alpasana

Mit Linup: KI sicher am Arbeitsplatz erhalten Ihre Mitarbeitenden einen Online-Kurs mit acht Modulen und Quiz; die beschriebene Lernzeit beträgt zwei bis drei Stunden, Technikkenntnisse sind nicht nötig. Inhalte sind der Umgang mit Daten, die Prüfung von KI-Ergebnissen und das Erkennen von Betrugsversuchen. Für jede Person gibt es ein privates Zertifikat mit QR-Code und öffentlicher Verifikation sowie eine Nachweismappe mit Curriculum, Abschlussdatum, Ergebnis, Zertifikats-ID, Rollenbezug und Zeitstempeln. Für Teams stehen Einladungen, automatische Erinnerungen, ein Fortschrittsdashboard und ein Firmen-Rapport als PDF bereit; es gibt einen kostenlosen KI-Risiko-Check und ein optionales Refresh-Abo. Der Kurs läuft laut Angebotsseite derzeit auf Deutsch.

Ob dieser Nachweis alle Anforderungen erfüllt, die für Ihren Betrieb gelten, klären Sie im Einzelfall mit einer Fachperson.

Häufige Fragen

Reicht ein Zertifikat als Nachweis?

Es ist ein wichtiger Baustein. Ergänzen Sie es mit Angaben zu Inhalten, Rolle und Werkzeugen und, wo nötig, mit internen Einführungen. Ob ein Nachweis rechtlich genügt, hängt vom Einzelfall ab.

Wie lange sollen wir Nachweise aufbewahren?

Solange sie für den Zweck nötig sind, etwa für Revisionen oder Kundenanfragen. Legen Sie eine Frist fest und beachten Sie den Datenschutz.

Müssen alle Mitarbeitenden geschult werden?

Das hängt davon ab, wer KI nutzt oder davon betroffen ist. Eine Ausrichtung nach Rolle und Risiko ist sinnvoll; lassen Sie die Anforderungen für Ihren Betrieb fachlich klären.