KI-Schulungen dokumentieren: Was gehört in den Nachweis?

Das Problem

Ihre Geschäftsleitung, ein Kunde oder ein Versicherer fragt: «Können Sie belegen, wer in Ihrem Betrieb eine KI-Schulung gemacht hat?» Sie wissen, dass einige Kolleginnen einen Kurs besucht haben, andere eine interne Einführung. Die Belege liegen in E-Mail-Postfächern, auf Desktops und in Köpfen.

Ohne Ordnung wird so eine Frage schnell zur Suche. Schlimmer: Es ist unklar, wer eigentlich noch fehlt. Ein Schulungsnachweis ist ein Dokument, das zeigt, dass eine bestimmte Person eine bestimmte Schulung zu einem bestimmten Zeitpunkt absolviert hat.

Wichtig zu wissen: Ein Nachweis zeigt, was angeboten und besucht wurde. Er sagt nicht sicher, was jemand im Alltag tatsächlich kann. Deshalb lohnt es sich, den Nachweis mit einer kleinen Beschreibung der tatsächlichen Aufgaben zu verbinden.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie den Zweck fest. Wollen Sie intern Übersicht gewinnen, einem Kunden Auskunft geben oder Anforderungen im Zusammenhang mit der EU-KI-Verordnung vorbereiten? Davon hängt ab, wie detailliert Sie dokumentieren.
2. Erstellen Sie eine Personenliste. Notieren Sie, wer KI im Betrieb nutzt, freigibt oder betreut. Ergänzen Sie die Rolle in einem Satz, etwa «Sekretariat: Briefentwürfe» oder «Leitung: Prüfung von Auswertungen».
3. Erfassen Sie pro Schulung die Kernangaben. Dazu gehören Name der Schulung, Anbieter, Datum, Dauer, Inhalte in Stichworten und Art der Übung oder Prüfung. Eine Checkliste finden Sie unten.
4. Sammeln Sie die Belege. Teilnahmebestätigungen, Zertifikate oder Kursprotokolle gehören in einen gemeinsamen, geschützten Ordner. Nennen Sie Dateien einheitlich, etwa «Name_Schulung_Datum».
5. Verknüpfen Sie Nachweis und Aufgabe. Halten Sie fest, für welche Aufgaben die Schulung vorbereitet. Ein allgemeiner Grundkurs deckt nicht alle Aufgaben ab; notieren Sie offene Lücken ehrlich.
6. Planen Sie die Auffrischung. KI-Werkzeuge ändern sich. Tragen Sie ein, wann eine Wiederholung oder Ergänzung sinnvoll ist, zum Beispiel bei neuen Funktionen oder Rollenwechsel.
7. Prüfen Sie jährlich. Ein kurzer Blick genügt: Fehlen Neue? Sind Belege vollständig? Passt die Liste zu den tatsächlichen Werkzeugen? Weitere Hilfen: KI-Schulungen organisieren und nachweisen.

Vorlage zum Kopieren

Mit einer KI können Sie eine Tabellenstruktur entwerfen. Geben Sie keine echten Personendaten ein, bevor Sie die Struktur geprüft haben:

Erstelle eine Tabelle für die Dokumentation von KI-Schulungen in einem Schweizer KMU.
Spalten: Name, Rolle/Aufgabe mit KI, Schulung (Titel), Anbieter, Datum, Dauer,
Inhalte in Stichworten, Art der Übung/Prüfung, Ergebnis, Beleg (Dateiname oder Kennung),
nächste Auffrischung, Bemerkung/offene Lücken.
Füge drei erfundene Beispielzeilen ein und schlage eine einfache Dateibenennung für Belege vor.
Erkläre in fünf Sätzen, wie man die Tabelle datenschutzfreundlich führt
(nur Berechtigte, nur nötige Angaben). Erfinde keine Gesetze oder Fristen.

Übernehmen Sie nur die Struktur und tragen Sie die echten Daten selbst in Ihrer geschützten Ablage ein.

Checkliste: Was gehört in den Nachweis?

Worauf Sie achten müssen

• Nachweis ist nicht gleich Rechtssicherheit. Aus einem Zertifikat folgt nicht automatisch, dass gesetzliche Anforderungen erfüllt sind. Ob und welche Anforderungen für Ihren Betrieb gelten, klären Sie im Einzelfall, auch bei EU-Bezug. Die Europäische Kommission stellt Informationen zu Artikel 4 des AI Act bereit.
• Datenschutz beachten. Schulungsdaten sind Informationen über Mitarbeitende. Begrenzen Sie den Zugriff, sammeln Sie nur die für den festgelegten Zweck erforderlichen Angaben. Legen Sie die Aufbewahrung unter Berücksichtigung des Zwecks und allfälliger anwendbarer Pflichten fest; löschen Sie Angaben anschliessend gemäss diesem festgelegten Ablauf. Informationen zu Datenschutz bietet der EDÖB.
• Keine Gesundheits- oder Leistungsdetails. Notieren Sie nicht, warum jemand länger brauchte oder was schwierig war. Das gehört nicht in eine Liste.
• Belege nicht fälschen oder nachträglich ändern. Tragen Sie nur ein, was stattgefunden hat. Korrekturen kennzeichnen Sie mit Datum.
• Eine KI darf die Struktur liefern, nicht die Fakten. Lassen Sie sich keine Teilnahmen erfinden, und prüfen Sie jede Angabe an Originalbelegen.

Wie hilft ein verifizierbares Zertifikat?

Ein Zertifikat mit eindeutiger Kennung und öffentlicher Prüfmöglichkeit macht es leichter, Echtheit und Datum zu belegen. Das ersetzt aber nicht die Frage, ob der Inhalt zur Aufgabe passt. Mehr zur Einordnung steht in der Seite KI-Kompetenz nachweisen: Vorlage für die Dokumentation.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: In einer Treuhandfirma in Zürich soll Frau Müller dem Geschäftsführer zeigen, wer eine KI-Schulung besucht hat. Sie findet fünf Bestätigungen in E-Mails, eine interne Einführung ohne Protokoll und zwei Personen ohne Beleg.

Vorher gab es keine Übersicht. Nachher führt sie die Tabelle mit den Spalten der Checkliste, legt die Belege in einem geschützten Ordner ab und markiert zwei offene Lücken. Der Geschäftsführer sieht auf einen Blick, wer noch eine Schulung braucht, und plant eine Auffrischung für das Frühjahr.

So hilft Ihnen Alpasana

Linup: KI sicher am Arbeitsplatz umfasst laut Angebotskonfiguration acht Module und ein Quiz; die Angebotsseite beschreibt ihn als Kurs ohne erforderliche Technikkenntnisse. Pro Person entstehen ein privates Zertifikat mit QR-Code und öffentlicher Verifikation sowie eine Nachweismappe mit Curriculum, Abschlussdatum, Ergebnis und Zertifikats-ID. Für Teams gibt es Einladungen, Erinnerungen, ein Fortschrittsdashboard und einen Firmen-Rapport als PDF.

Das ersetzt Ihre eigene Übersicht nicht, sondern liefert geordnete Belege dafür. Aufgabenbezogene Übungen und Einsatzregeln ergänzen Sie im Betrieb selbst.

Häufige Fragen

Reicht ein Zertifikat als Nachweis für alles?

Nein. Es belegt die Teilnahme an einem bestimmten Kurs. Ob dieser zu den Aufgaben der Person passt, bleibt eine eigene Beurteilung. Ergänzen Sie es um die Beschreibung der tatsächlichen Aufgaben.

Wie lange bewahre ich die Nachweise auf?

Das hängt vom Zweck und von Ihren internen Regeln ab. Legen Sie eine Aufbewahrungsdauer fest, begründen Sie sie und löschen Sie danach. Bei Unsicherheit fragen Sie Ihre Datenschutzverantwortliche.

Brauche ich das auch für sehr kleine Teams?

Eine einfache Liste genügt. Auch bei drei Personen hilft es zu wissen, wer was gelernt hat. Weitere Anforderungen im EU-Kontext erklärt Artikel 4 EU AI Act.