Sichere KI-Nutzung schulen und Teilnahme dokumentieren

Das Problem

Ihr Betrieb hat Regeln für den KI-Einsatz aufgestellt: Welche Daten dürfen hinein, welche nicht, und wer prüft die Ergebnisse? Nun fragt die Geschäftsleitung, ob alle diese Regeln wirklich kennen. Oder ein Kunde möchte wissen, wie Ihre Mitarbeitenden geschult sind.

Ohne Aufzeichnung bleibt nur das Gedächtnis. Wer hat den Kurs im Frühling besucht, wer war krank, wer ist neu im Team? Solche Lücken fallen meist erst auf, wenn ein Fehler passiert ist, zum Beispiel wenn Kundendaten in einem öffentlichen Chat landen.

Eine einfache, einheitliche Dokumentation löst das. Sie zeigt, wer welche Inhalte gelernt hat, und sie macht sichtbar, wer als Nächstes geschult werden sollte. Sie braucht keine teure Software, aber eine klare Struktur.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie die Pflichtinhalte fest. Schreiben Sie auf, was jede Person mit KI-Zugang wissen muss. Typisch sind: welche Daten nicht in KI-Dienste gehören, wie Ergebnisse geprüft werden, wie Betrugsversuche erkannt werden und wohin man Vorfälle meldet. Nutzen Sie Ihre KI-Richtlinie als Grundlage.
2. Bestimmen Sie, wer geschult wird. Erstellen Sie eine Liste aller Personen, die KI-Werkzeuge nutzen oder dafür Zugang erhalten. Notieren Sie Funktion und Eintrittsdatum. Vergessen Sie Aushilfen, Praktikantinnen und externe Mitarbeitende nicht.
3. Wählen Sie ein Schulungsformat. Möglich sind eine kurze Teamsitzung, ein Online-Kurs im eigenen Tempo oder beides. Online-Kurse haben den Vorteil, dass Abschluss und Datum meist automatisch festgehalten werden. Entscheiden Sie, wie viel Zeit Sie pro Person einplanen.
4. Lassen Sie sich Inhalte von der KI strukturieren. Bitten Sie ein freigegebenes KI-Werkzeug, aus Ihren Regeln eine Lernliste und ein kurzes Quiz zu erstellen. Geben Sie dabei keine vertraulichen Daten ein. Prüfen Sie jede Frage selbst auf Richtigkeit und Bezug zu Ihrem Betrieb.
5. Führen Sie die Schulung durch und lassen Sie den Abschluss prüfen. Ein kurzes Quiz oder eine Praxisaufgabe zeigt, ob die Inhalte angekommen sind. Reine Anwesenheit sagt wenig über das Verständnis aus.
6. Erfassen Sie pro Person einen Nachweis. Halten Sie Name, Datum, Inhalte, Ergebnis und die schulende Stelle fest. Eine Tabelle genügt. Bewahren Sie sie dort auf, wo nur berechtigte Personen Zugriff haben, denn sie enthält Personendaten.
7. Planen Sie Auffrischungen ein. Tragen Sie ein, wann die nächste Wiederholung fällig ist, zum Beispiel einmal pro Jahr oder bei neuen Werkzeugen. Neue Mitarbeitende werden in den ersten Wochen geschult, bevor sie KI selbständig nutzen.
8. Prüfen Sie die Wirkung. Fragen Sie nach einigen Wochen im Team nach, ob die Regeln im Alltag funktionieren, und passen Sie Inhalte an. Der Nachweis ist erst dann nützlich, wenn er mit echter Praxis übereinstimmt.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lassen Sie sich eine Nachweisstruktur und ein kurzes Quiz entwerfen. Verwenden Sie erfundene oder allgemeine Angaben, keine echten Personendaten.

Du unterstützt mich beim Organisieren einer KI-Sicherheitsschulung in einem Schweizer Betrieb mit [Anzahl] Mitarbeitenden in der Branche [Branche].

Aufgabe:
1. Erstelle eine Tabelle für Schulungsnachweise mit den Spalten: Name, Funktion, Datum, Schulungsinhalte, Ergebnis, schulende Stelle, nächste Auffrischung.
2. Schlage eine Liste mit [5–8] Lerninhalten vor, passend zu diesen Regeln: [Kernregeln aus unserer KI-Richtlinie, ohne vertrauliche Details].
3. Schreibe 6 Quizfragen mit je drei Antwortmöglichkeiten und markiere die richtige Antwort.

Regeln: Einfache Sprache für Personen ohne IT-Kenntnisse, Anrede «Sie», keine erfundenen Gesetzesverweise. Weise mich auf Punkte hin, die ich fachlich prüfen lassen sollte.

Passen Sie die Platzhalter an Ihren Betrieb an und streichen Sie Inhalte, die Ihre Richtlinie nicht enthält.

Was gehört in einen Schulungsnachweis?

Worauf Sie achten müssen

• Ein Nachweis ist kein Beweis für richtiges Verhalten. Er zeigt, dass eine Schulung stattfand. Ob jemand im Alltag danach handelt, sehen Sie nur in der Praxis, zum Beispiel an Rückfragen und gemeldeten Vorfällen.
• Die Nachweise enthalten Personendaten. Das schweizerische Datenschutzrecht verlangt einen sorgfältigen Umgang. Speichern Sie nur, was Sie wirklich brauchen, und regeln Sie, wer Einsicht hat. Informationen dazu bietet der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte.
• EU-Bezug prüfen. Wenn Ihr Betrieb Dienstleistungen in der EU anbietet, können die Vorgaben der EU-KI-Verordnung zur KI-Kompetenz von Mitarbeitenden relevant sein (Artikel 4 der Verordnung). Lassen Sie den aktuellen Stand und Ihre Betroffenheit im Einzelfall fachlich klären.
• KI-Quizfragen können Fehler enthalten. Lesen Sie jede Frage und jede Antwort durch. Falsche «Musterantworten» schaden mehr, als sie nützen.
• Dokumentieren Sie ehrlich. Tragen Sie nur ein, was tatsächlich stattgefunden hat. Nachträglich geschönte Listen schaffen falsche Sicherheit.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Müller leitet das Sekretariat einer Schreinerei mit zwölf Angestellten in der Region Zofingen. Drei Personen nutzen KI für Offerten und Kundenmails, doch niemand weiss genau, wer die Regeln gelesen hat.

Vorher gab es nur eine Mail mit einem PDF und keine Rückmeldung. Frau Müller führt nun eine einfache Tabelle, lässt jede Person einen kurzen Online-Kurs mit Quiz absolvieren und trägt Datum und Ergebnis ein. Eine Neueintretende wird in der zweiten Woche geschult.

Nachher kann sie bei einer Kundenanfrage in wenigen Minuten zeigen, wer geschult ist. Sie sieht ausserdem, dass bei zwei Personen die Auffrischung im nächsten Frühling fällig wird.

So hilft Ihnen Alpasana

Mit Linup: KI sicher am Arbeitsplatz erhalten Mitarbeitende einen Online-Kurs mit acht Modulen und Quiz, ohne Technikkenntnisse. Die beschriebene Lernzeit beträgt zwei bis drei Stunden. Pro Person entsteht ein privates Zertifikat mit QR-Code und öffentlicher Verifikation sowie eine Nachweismappe mit Abschlussdatum, Ergebnis und Zertifikats-ID.

Für Teams gibt es laut Angebotsbeschreibung Einladungen, automatische Erinnerungen, ein Fortschrittsdashboard und einen Firmen-Rapport als PDF. Der Kurs ist gemäss eigener Angebotsseite derzeit auf Deutsch. Er ersetzt Ihre betrieblichen Regeln nicht, sondern ergänzt sie mit einem geordneten Nachweis.

Häufige Fragen

Muss ich jede Schulung schriftlich festhalten?

Eine Pflicht für jede Einzelschulung lässt sich nicht pauschal sagen, das hängt von Branche, Vertragspartnern und Ihrer Betroffenheit ab. Praktisch lohnt sich die Aufzeichnung trotzdem, weil Sie bei Rückfragen sofort Auskunft geben können. Klären Sie Pflichten im Einzelfall mit einer Fachperson.

Reicht eine Unterschrift auf einer Anwesenheitsliste?

Sie belegt die Teilnahme, aber nicht das Verständnis. Ergänzen Sie sie durch ein kurzes Quiz oder eine Praxisaufgabe. So sehen Sie, wo noch Unsicherheit besteht.

Wie lange bewahre ich die Nachweise auf?

Bewahren Sie sie so lange auf, wie sie für den Zweck nötig sind, etwa für die Dauer der Anstellung plus eine betrieblich festgelegte Frist. Legen Sie diese Frist schriftlich fest und löschen Sie danach. Bei Unsicherheit hilft Ihre Datenschutzberatung.

Kann die KI die Nachweise selbst führen?

Sie kann Vorlagen und Tabellen vorbereiten, aber die tatsächlichen Einträge sollten Sie selbst prüfen und freigeben. Geben Sie keine echten Personendaten in ein nicht freigegebenes Werkzeug ein. Der Eintrag bleibt Ihre Verantwortung.