KI-Sicherheitsunterweisung: Vorlage für neue Mitarbeitende

Das Problem

Eine neue Kollegin beginnt am Montag. Sie bekommt einen Laptop, Zugänge und eine Einführung in die Abläufe. Über KI wird nichts gesagt, weil «das ja alle wissen». Am Donnerstag tippt sie eine Kundenanfrage mit Namen und Vertragsdetails in ein öffentliches Chatprogramm, um sie schneller zu beantworten.

Das Problem ist nicht böser Wille, sondern fehlende Information. Ohne Einführung wissen neue Mitarbeitende nicht, welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten tabu sind und wen sie fragen können. Gerade zu Beginn sind sie unsicher und fragen ungern nach.

Eine kurze, verständliche Unterweisung schliesst diese Lücke. Eine Unterweisung ist eine Einführung, in der Sie Regeln erklären und bestätigen lassen, dass sie verstanden wurden. Sie braucht keine Technik, nur Klarheit.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Sammeln Sie Ihre Regeln auf einer Seite. Welche KI-Werkzeuge sind freigegeben? Welche Daten dürfen nicht eingegeben werden? Wer ist Ansprechperson? Ohne diese Grundlage kann die Unterweisung nur Allgemeines sagen. Eine Hilfe bietet KI-Richtlinie für Mitarbeitende.
2. Wählen Sie vier bis sechs Kernbotschaften. Mehr merkt sich niemand. Typisch sind: freigegebene Werkzeuge, vertrauliche Daten schützen, Ergebnisse prüfen, nichts Wichtiges allein entscheiden lassen, Meldung bei Verdacht.
3. Lassen Sie die Texte von einer KI entwerfen. Nutzen Sie die Vorlage unten für einen ersten Entwurf. Ersetzen Sie Platzhalter und streichen Sie, was nicht zu Ihrem Betrieb passt.
4. Prüfen Sie den Entwurf selbst. Eine KI kann Regeln erfinden, die es bei Ihnen nicht gibt. Gleichen Sie jede Aussage mit Ihrer tatsächlichen Richtlinie ab und lassen Sie die Geschäftsleitung oder Datenschutzverantwortliche kurz gegenlesen.
5. Führen Sie die Unterweisung persönlich durch. 30 Minuten im Gespräch sind besser als ein zugeschicktes Dokument. Zeigen Sie zwei Beispiele und lassen Sie die neue Person selbst eines beurteilen.
6. Lassen Sie den Empfang bestätigen. Eine kurze Bestätigung mit Datum und Namen genügt. Schreiben Sie nicht mehr hinein, als tatsächlich besprochen wurde. Hinweise zur Ablage: KI-Schulungen organisieren und nachweisen.
7. Fragen Sie nach zwei Wochen nach. Ein kurzes Gespräch zeigt, ob etwas unklar blieb. Neue Fragen sind ein Zeichen für gelungene Einführung, nicht für Unwissen.

Vorlage zum Kopieren

Diese Vorlage ist ein Entwurf für ein Gesprächsblatt. Ersetzen Sie die Platzhalter und passen Sie den Text an Ihre Regeln an:

KI-SICHERHEIT: Das Wichtigste für Ihren Start bei [Firmenname]

1. Freigegebene Werkzeuge: Wir nutzen für KI nur [Werkzeug(e)]. Private Konten
   verwenden wir für geschäftliche Aufgaben nicht.
2. Vertrauliche Daten: Geben Sie keine [Kundennamen, Vertragsdetails, Personaldaten,
   Passwörter, interne Zahlen] in KI-Werkzeuge ein, ausser es ist ausdrücklich erlaubt.
   Im Zweifel ersetzen Sie Angaben durch Platzhalter wie «Kunde A».
3. Ergebnisse prüfen: KI-Texte können Fehler enthalten. Prüfen Sie Zahlen, Namen und
   Aussagen, bevor Sie etwas versenden.
4. Entscheidungen: Wichtige Entscheidungen trifft ein Mensch, nicht die KI.
5. Verdacht oder Fehler: Melden Sie sie sofort an [Name/Funktion, Telefon/E-Mail].
   Es entsteht Ihnen daraus kein Nachteil.
6. Fragen: Bei Unsicherheit fragen Sie [Ansprechperson].

Besprochen am: [Datum]   Besprochen mit: [Name neue Person]   Durch: [Name]

Passen Sie jede Zeile an Ihre Praxis an. Was Sie nicht besprochen haben, gehört nicht auf die Bestätigung.

Ablauf der Unterweisung in 30 Minuten

Worauf Sie achten müssen

• Passen Sie die Vorlage an. Eine allgemeine Vorlage ersetzt keine eigene Richtlinie. Nur was in Ihrem Betrieb gilt, gehört hinein.
• Keine vollständige Rechtsberatung. Die Vorlage ist keine Rechtsauskunft. Für datenschutzrechtliche Fragen im Einzelfall ziehen Sie Ihre Datenschutzverantwortliche oder eine Fachperson bei. Informationen bietet der EDÖB.
• Datenschutz bei der Bestätigung. Bewahren Sie Unterschriften und Listen nur so lange und so geschützt auf, wie nötig, und nur für berechtigte Personen.
• Sprache anpassen. Für Lernende, Teilzeitkräfte oder Mitarbeitende mit anderen Erstsprachen kann eine einfachere Fassung oder eine Übersetzung sinnvoll sein.
• Aktualisieren. Wenn sich Werkzeuge oder Regeln ändern, passen Sie die Vorlage an und informieren Sie auch bestehende Mitarbeitende.

Soll die Unterweisung schriftlich sein?

Mündlich erklären und schriftlich festhalten ergänzt sich. Das Blatt dient als Erinnerung am Arbeitsplatz. Einen einseitigen Aushang für alle finden Sie unter KI-Richtlinie als einseitiger Aushang, und weitere Ideen zur Einführung im Beitrag KI-Regeln für neue Mitarbeitende.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: In einem Gartenbaubetrieb bei Winterthur beginnt eine neue Sachbearbeiterin. Frau Müller aus der Administration führt die 30-Minuten-Unterweisung durch und nutzt das Gesprächsblatt.

Vorher wusste die neue Mitarbeiterin nicht, dass das freigegebene Werkzeug auf Firmenkonten läuft und das Gratis-Chatprogramm nicht. Nachher ersetzt sie Kundennamen vor jeder Eingabe und fragt bei einem unklaren Fall nach. Die Bestätigung liegt in der Personalakte, mit Datum und Inhalt.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort vermittelt Grundlagen zum verantwortungsvollen Umgang mit KI und Unternehmensdaten, mit Schweizer Praxisbezug und Datenschutz als Lerninhalten. Neue Mitarbeitende können im eigenen Tempo lernen, und für Teams gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Ihre betriebsspezifischen Regeln bleiben Ihre Aufgabe. Die Weiterbildung vertieft das Wissen, das Sie in der Unterweisung anstossen.

Häufige Fragen

Muss jede neue Person unterschreiben?

Eine Bestätigung ist hilfreich, um den Ablauf nachvollziehbar zu machen, aber die Form legen Sie selbst fest. Entscheidend ist, dass die Inhalte tatsächlich besprochen wurden.

Wie lang darf die Unterweisung sein?

Eine halbe Stunde reicht für den Start. Längere Inhalte verteilen Sie besser auf mehrere Termine, damit nichts untergeht.

Brauche ich dafür eine Richtlinie?

Ja, mindestens eine kurze Fassung der Regeln. Ohne sie wissen Sie selbst nicht, was Sie erklären sollen. Eine Vorlage bietet KI-Richtlinie für KMU.