KI-Regeln als Aushang: Vorlage für den Arbeitsplatz

Das Problem

Ihr Betrieb hat eine KI-Richtlinie, vielleicht acht Seiten lang. Sie wurde verteilt, vielleicht sogar unterschrieben, und liegt jetzt im Ordner «Richtlinien». Drei Wochen später sitzt eine Mitarbeiterin unter Zeitdruck vor einer Kundenliste und überlegt, ob sie diese schnell in den KI-Chat kopieren darf. Sie erinnert sich dunkel an «irgendwas mit Datenschutz», aber nicht mehr, was genau gilt.

Das ist normal. Lange Texte werden gelesen, wenn man sie bekommt, und vergessen, wenn man sie braucht. Entscheidungen im Alltag fallen schnell und nebenbei. Was dann hilft, ist eine kurze Erinnerung genau dort, wo gearbeitet wird: am Bildschirm, am Drucker, an der Kaffeemaschine.

Ein einseitiger Aushang leistet das. Er enthält nur das Allerwichtigste: wenige Regeln, eine einfache Ampel für Daten und den Namen der Person, die Auskunft gibt. Die Vorlage unten können Sie direkt anpassen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Holen Sie Ihre Richtlinie hervor. Lesen Sie sie und markieren Sie die fünf bis sieben wichtigsten Punkte. Gibt es noch keine, nutzen Sie KI-Richtlinie für KMU als Ausgangspunkt.

1. Formulieren Sie jede Regel als kurzen Satz. Beginnen Sie mit einem Verb: «Prüfen Sie jedes Ergebnis.» «Geben Sie keine Kundendaten ein.» Ein Satz, eine Regel.

1. Übernehmen Sie die Datenampel. Grün: öffentliche Informationen. Gelb: interne Informationen, nur in freigegebenen Werkzeugen. Rot: Personen- und Kundendaten, Passwörter und Verträge gemäss betrieblicher Vorsichtsregel nicht in KI-Chats eingeben. Prüfen Sie konkrete Freigaben für den jeweiligen Dienst und Zweck fachlich im Einzelfall. Passen Sie die Beispiele an Ihren Betrieb an.

1. Nennen Sie die erlaubten Werkzeuge. Schreiben Sie die Namen auf, nicht «freigegebene Werkzeuge». Verweisen Sie auf die Liste, siehe Freigabeliste für KI-Tools.

1. Tragen Sie die Kontaktperson ein. Name, Telefon, Mail, Standort. Wer unsicher ist, soll nicht suchen müssen.

1. Fügen Sie einen Satz zu Fehlern hinzu. «Haben Sie etwas falsch gemacht? Melden Sie es sofort, das hilft allen.» So bleibt die Hemmschwelle klein.

1. Gestalten Sie den Aushang gut lesbar. Eine A4-Seite, grosse Schrift, Ampel in Farbe, nicht mehr als 120 Wörter. Lassen Sie eine Kollegin gegenlesen, die kein Technikwissen hat.

1. Hängen Sie ihn auf und tauschen Sie ihn aus. Büro, Empfang, Pausenraum, Intranet. Prüfen Sie nach einem Jahr, ob er noch stimmt, und ersetzen Sie das Blatt.

Datenampel (Beispiele anpassen):

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lassen Sie sich den Text des Aushangs entwerfen. Fügen Sie keine vertraulichen Passagen Ihrer Richtlinie ein, nur die wichtigsten Regeln in Stichworten:

Erstelle einen Aushang für den Arbeitsplatz zum Umgang mit KI in unserem Betrieb ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende). Er soll auf eine A4-Seite passen, höchstens 120 Wörter haben und in einfacher Sprache stehen (Anrede «Sie»).
Inhalt: Titel; sechs Kurzregeln, jeweils ein Satz mit Verb am Anfang, aus diesen Stichworten abgeleitet: [Stichworte aus der Richtlinie]; eine Datenampel mit Grün, Gelb, Rot und je zwei Beispielen für unsere Branche; unsere erlaubten Werkzeuge [Namen]; Kontaktperson [Name, Kontakt]; ein Satz, der zum Melden von Fehlern ermutigt.
Erfinde keine Regeln, die nicht in meinen Stichworten stehen.

Ersetzen Sie die Platzhalter. Lassen Sie den Text von Ihrer Leitung freigeben, bevor Sie ihn aufhängen.

Worauf Sie achten müssen

• Der Aushang ersetzt die Richtlinie nicht: Er erinnert, er regelt nicht. Rechte und Pflichten stehen in der Richtlinie, die Mitarbeitende kennen müssen.
• Zu viel Text wird ignoriert: Ein umfangreicher Aushang kann im Alltag weniger übersichtlich sein. Halten Sie ihn nach Möglichkeit knapp und streichen Sie Inhalte, die für die tägliche Orientierung nicht gebraucht werden.
• Aktualität: Ein Aushang mit veralteten Werkzeugnamen schadet mehr, als er nützt. Setzen Sie ein Datum drauf.
• Datenschutz: Die Datenampel ist eine Vereinfachung. Im Einzelfall entscheidet die Datenschutzverantwortung. Das Schweizer Datenschutzgesetz gilt unabhängig davon.
• Alle erreichen: Denken Sie an Homeoffice, Aussendienst und Teilzeitkräfte. Schicken Sie den Aushang auch als Datei, und prüfen Sie, ob Sprachversionen nötig sind.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Zahnarztpraxis in Burgdorf gibt es seit einem Jahr eine KI-Richtlinie, aber die Praxisassistentinnen wussten nicht mehr, was erlaubt ist. Die Praxismanagerin entwirft einen Aushang mit sechs Regeln und einer Ampel, bei Rot stehen «Patientendaten» und «Befunde».

Vorher fragte niemand nach, nachher bleibt der Aushang am Empfang im Blick. Bei einer Teamsitzung nach drei Monaten sagt eine Assistentin, sie habe wegen der roten Ampel auf das Einfügen eines Patientenbriefes verzichtet und stattdessen eine Vorlage mit Platzhaltern benutzt. Die Praxismanagerin ergänzt den Aushang um dieses Beispiel.

So hilft Ihnen Alpasana

Wie Mitarbeitende KI sicher einsetzen und mit Unternehmensdaten umgehen, vermittelt die KI-Weiterbildung für Unternehmen von absofort. Sie reicht von Grundlagen bis zum Executive-Diplomlehrgang, enthält Datenschutz als Lerninhalt und bietet Lernen im eigenen Tempo mit verifizierbaren Abschlüssen. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Das Erstellen Ihrer betriebsinternen Richtlinie ist kein Standardbestandteil des Kurses.

Häufige Fragen

Muss der Aushang unterschrieben werden?

Nein. Er ist eine Erinnerung. Unterschriften gehören eher zur ausführlichen Richtlinie oder zu einer Schulungsbestätigung.

Wie gehe ich mit Mitarbeitenden um, die kein Deutsch lesen?

Bieten Sie den Aushang in den Sprachen des Teams an, am besten gegengelesen von einer Person, die beide Sprachen sicher beherrscht. Piktogramme und die farbige Ampel helfen zusätzlich.

Was, wenn eine Situation nicht auf der Ampel steht?

Dann gilt: im Zweifel nicht eingeben und die Kontaktperson fragen. Notieren Sie solche Fälle, damit die Ampel ergänzt werden kann.