Wie führen wir eine KI-Richtlinie im kleinen Betrieb ein?

Das Problem

Sie haben einen Entwurf für KI-Regeln geschrieben oder von jemandem erhalten. Er liegt in der Schublade oder im Ordner «Richtlinien». Niemand hat ihn gelesen, und im Büro nutzen weiter alle KI nach eigenem Gutdünken. Wie bringen Sie das Papier ins Leben?

Das ist eine häufige Erfahrung: Eine Richtlinie allein ändert nichts. Wirksam wird sie erst, wenn sie die Menschen erreicht und in ihren Alltag passt. In kleinen Betrieben ist das eine Chance, weil man sich kennt und schnell sprechen kann. Es braucht keine Projektorganisation, sondern ein paar klare Schritte.

Wichtig ist der richtige Ton. Mitarbeitende sollen die Regeln nicht als Verbot oder Misstrauen verstehen, sondern als Hilfe: Sie schützen den Betrieb, die Kundschaft und die Mitarbeitenden selbst und sagen, was erlaubt ist, damit man KI mit gutem Gewissen nutzen kann.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Verantwortliche bestimmen: Eine Person ist zuständig, am besten mit Stellvertretung. Sie beantwortet Fragen, sammelt Rückmeldungen und hält die Richtlinie aktuell. Siehe KI-Zuständigkeiten festlegen.
2. Bestandsaufnahme: Fragen Sie im Team, wer KI wofür nutzt, und wo Unsicherheiten bestehen. Eine kurze, anonyme Umfrage genügt. Sie zeigt Ihnen, welche Themen die Richtlinie unbedingt abdecken muss.
3. Mögliche Kurzfassung auf einer Seite: Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche: erlaubte Werkzeuge, erlaubte Aufgaben, Daten, die nie hineingehören, Prüfung der Ergebnisse und Ansprechperson. Eine Vorlage finden Sie unter KI-Richtlinie für KMU, eine Aufgabenübersicht unter Welche Aufgaben dürfen Mitarbeitende mit KI erledigen?.
4. Teamgespräch führen: Laden Sie zu einem Gespräch von 30 bis 45 Minuten ein. Erklären Sie das Ziel, gehen Sie die Regeln anhand von Beispielen durch, und lassen Sie Fragen und Einwände zu. Passen Sie den Entwurf nach dem Gespräch an.
5. Praxisbeispiele üben: Spielen Sie drei Fälle durch: «Ich möchte eine Kundenliste auswerten», «Ich habe einen Text mit KI geschrieben, muss ich etwas beachten?», «Ich habe versehentlich Daten eingegeben». So wird klar, wie man handelt.
6. Werkzeuge bereitstellen: Eine Richtlinie ohne freigegebene Werkzeuge treibt Menschen zu privaten Lösungen. Siehe private KI-Konten im Betrieb.
7. Verbindlich machen: Verteilen Sie die Richtlinie, lassen Sie sie bestätigen (Unterschrift oder E-Mail) und nehmen Sie sie in die Einführung neuer Mitarbeitender auf. Siehe Regeln für neue Mitarbeitende.
8. Testphase und Überprüfung: Starten Sie mit einer Testphase von sechs bis zwölf Wochen. Fragen Sie danach: Was klappt, was ist unklar, was fehlt? Passen Sie an und legen Sie den nächsten Überprüfungstermin fest. Siehe Richtlinie aktualisieren.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag bereiten Sie das Teamgespräch vor. Geben Sie keine Namen oder vertraulichen Angaben ein:

Ich führe in einem Schweizer KMU ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende, wenig IT-Erfahrung) eine KI-Richtlinie ein. Die Richtlinie umfasst: [Stichworte, z. B. erlaubte Werkzeuge, Daten-Ampel, Freigabe von Texten, Ansprechperson].
Erstelle (1) eine Gesprächsagenda für ein 40-minütiges Teamgespräch mit Zeitangaben, (2) fünf Praxisbeispiele zum Durchspielen («Darf ich das?») passend zu unserem Alltag, (3) eine Liste der Einwände, die ich erwarten sollte, mit hilfreichen Antworten, (4) eine kurze E-Mail zur Einladung, in einem freundlichen, nicht drohenden Ton, Anrede «Sie».
Weise darauf hin, dass die Inhalte der Richtlinie von der Geschäftsleitung und, wo nötig, einer Fachperson geprüft werden müssen.

Ergänzen Sie Ihre Branche und die konkreten Themen Ihrer Richtlinie. Passen Sie die Beispiele so an, dass sie zu Ihrem Alltag passen.

Worauf Sie achten müssen

• Mitwirkung: Je nach Betrieb haben Arbeitnehmende Anspruch auf Information und Anhörung bei Fragen des Gesundheitsschutzes oder der Überwachung. Siehe Mitwirkung in der Schweiz.
• Rechtsgrundlage: Arbeitgeber dürfen Weisungen erteilen. Schriftlich festgehaltene, verständliche Regeln erleichtern die Umsetzung und den Nachweis.
• Nicht überregulieren: Zu viele Regeln führen zu Umgehung. Konzentrieren Sie sich auf die Risiken, die wirklich ins Gewicht fallen: Daten, Prüfung, Verantwortung.
• Kein Ersatz für Schulung: Regeln brauchen Wissen. Planen Sie eine kurze Einführung, am besten mit Beispielen aus dem eigenen Betrieb.
• Veränderung: KI-Werkzeuge und Vorschriften entwickeln sich laufend. Prüfen Sie regelmässig, auch EU-Regeln, wenn Sie in der EU tätig sind.
• Fachliche Prüfung: Für Branchen mit Berufsgeheimnis oder besonderen Pflichten sollte eine Fachperson die Richtlinie ansehen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Zahnarztpraxis in Olten mit neun Mitarbeitenden hat eine einseitige KI-Richtlinie entworfen.

Vorher: Die Richtlinie hängt im Pausenraum, aber niemand hat darüber gesprochen. Zwei Assistentinnen sind unsicher, ob sie KI für Patientenbriefe nutzen dürfen, und lassen es lieber bleiben. Eine dritte nutzt ein privates Konto.

Nachher: Die Praxisleiterin lädt zu einem 30-minütigen Gespräch ein. Sie erklärt, dass der Einsatz mit Patientenbezug nicht pauschal beurteilt werden kann. Auch bei allgemeinen Briefvorlagen ohne Namen prüft die Praxis vorab den konkreten Dienst, den Datenfluss und die beruflichen sowie datenschutzrechtlichen Anforderungen. Das Team spielt drei Beispiele durch. Die Leiterin wird Ansprechperson, ein freigegebenes Werkzeug wird eingerichtet, und nach drei Monaten gibt es ein kurzes Nachgespräch mit zwei Ergänzungen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie KI im Betrieb mit klaren Einsatzregeln einführen und Ihr Team mitnehmen möchten, begleitet Sie Alpasana mit KI-Beratung und digitaler Transformation. Laut Beschreibung gehören dazu die Analyse von KI-Potenzialen, Pilotprojekte mit Einsatzregeln, die Priorisierung von Vorhaben und die Dokumentation der Umsetzung. Für die rechtliche Prüfung Ihrer Richtlinie ist eine Fachperson zuständig.

Häufige Fragen

Wie lang soll die Richtlinie sein?

Eine Seite kann als kompakte Kurzfassung für den Anfang dienen. Wenn Aufgaben, Zuständigkeiten oder Risiken mehr Erklärung erfordern, braucht es entsprechend mehr Umfang oder ergänzende Unterlagen. Entscheidend ist, dass die Regeln verständlich und im Alltag anwendbar sind.

Brauche ich dafür eine Juristin?

Für kleine Betriebe mit einfachen Regeln oft nicht zwingend. Bei Personendaten, Berufsgeheimnissen oder EU-Bezug ist eine fachliche Prüfung aber sehr zu empfehlen.

Was tun, wenn jemand die Regeln ignoriert?

Zuerst das Gespräch suchen: Wurde es nicht verstanden, fehlt eine Alternative, oder gab es Zeitdruck? Bei wiederholten, bewussten Verstössen gelten die üblichen arbeitsrechtlichen Mittel, nach Absprache mit einer Fachperson.

Wann soll ich die Richtlinie überarbeiten?

Nach der Testphase, danach mindestens einmal im Jahr und bei grösseren Änderungen, etwa neuen Werkzeugen oder Gesetzesanpassungen.