Welche Aufgaben dürfen Mitarbeitende mit KI erledigen?

Das Problem

In Ihrem Betrieb nutzen Mitarbeitende KI-Werkzeuge, manche offen, manche heimlich. Die eine lässt sich E-Mails umformulieren, der andere fasst Protokolle zusammen, ein Dritter lädt Kundenlisten hoch, um «schnell eine Auswertung zu bekommen». Sie wissen nicht genau, was geschieht, und fragen sich, wo die Grenze verläuft.

Ohne klare Regeln entstehen zwei Probleme. Wer vorsichtig ist, nutzt KI gar nicht und verschenkt Zeit. Wer unvorsichtig ist, gibt vertrauliche Informationen preis oder übernimmt falsche Ergebnisse ungeprüft. Beides kostet den Betrieb Geld oder Vertrauen.

Die Lösung muss nicht kompliziert sein. Eine Liste der erlaubten, der freigabepflichtigen und der verbotenen Aufgaben, auf einer Seite, hilft allen. Mitarbeitende wissen, woran sie sind, und die Geschäftsleitung behält den Überblick.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgaben sammeln: Fragen Sie im Team, wofür KI schon genutzt wird oder werden könnte. Schreiben Sie alles auf, auch Dinge, die Sie überraschen. Eine anonyme Umfrage hilft, ehrliche Antworten zu bekommen.
2. Daten pro Aufgabe zuordnen: Welche Informationen fliessen bei der Aufgabe in die KI? Öffentliche Texte, interne Notizen, Kundendaten, Personaldaten, Finanzzahlen? Nutzen Sie dafür die Daten-Ampel.
3. Risiko der Aufgabe einschätzen: Was passiert, wenn die KI sich irrt? Bei einer Ideensammlung nichts, bei einem Preis in einer Offerte oder einer Aussage zu einem Kunden sehr viel.
4. In drei Gruppen einteilen: Grün: erlaubt. Gelb: erlaubt mit Freigabe durch eine zweite Person. Rot: nicht erlaubt. Orientierung bietet die Tabelle unten.
5. Geeignete Werkzeuge bestimmen: Legen Sie fest, welche Programme für welche Gruppe genutzt werden dürfen, zum Beispiel nur das vom Betrieb freigegebene Konto. Siehe private KI-Konten im Betrieb.
6. Freigabe regeln: Für gelbe Aufgaben bestimmen Sie, wer prüft und wie. Siehe KI-Texte prüfen und freigeben.
7. Auf eine Seite bringen: Fassen Sie die Regeln in einfacher Sprache zusammen, mit Beispielen aus Ihrem Alltag. Die Vorlage unten hilft.
8. Besprechen und üben: Gehen Sie die Liste im Team durch und spielen Sie zwei Beispiele durch: «Darf ich das?»
9. Anpassen: Neue Werkzeuge und Aufgaben kommen laufend dazu. Überprüfen Sie die Liste alle drei Monate. Wie Sie das Ganze einführen, steht unter KI-Richtlinie einführen.

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag entsteht ein Entwurf Ihrer Aufgabenliste:

Erstelle für ein Schweizer KMU ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende) eine einseitige Liste «Was dürfen wir mit KI erledigen?» in einfacher Sprache, Anrede «Sie».
Teile in drei Gruppen: GRÜN (erlaubt, keine vertraulichen Daten), GELB (erlaubt, aber Ergebnis wird vor Verwendung nach aussen von einer zweiten Person geprüft), ROT (nicht erlaubt).
Berücksichtige diese Aufgaben unseres Betriebs: [Aufgaben, z. B. E-Mails formulieren, Protokolle zusammenfassen, Offerten schreiben, Kundenlisten auswerten, Bewerbungen sichten, Texte übersetzen].
Gib pro Aufgabe ein kurzes Beispiel und den Grund der Einstufung. Ergänze fünf Regeln, die für alle gelten, und eine Frage, die man sich vor jeder Eingabe stellen kann. Weise darauf hin, dass die Liste von der Geschäftsleitung geprüft werden muss.

Ersetzen Sie die Aufgaben durch Ihre eigenen. Die Einstufung entscheiden Sie, nicht die KI.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz zuerst: Personendaten und Geschäftsgeheimnisse gehören nur in freigegebene Lösungen. Siehe Welche Daten gehören nicht in KI?.
• Entscheide über Menschen: Bei Bewerbungen, Leistungsbeurteilungen und Kündigungen muss der Betrieb die Verantwortung tragen und KI-Ergebnisse kritisch durch Menschen prüfen. Welche Unterstützung zulässig ist, hängt vom Einsatz und den geltenden Vorgaben ab.
• Ergebnisse prüfen: KI erfindet Fakten, Zahlen und Quellen. Wer etwas weitergibt, ist verantwortlich.
• Transparenz: Legen Sie fest, ob und wie KI-Einsatz gegenüber Kundschaft offengelegt wird.
• Neue Werkzeuge: Neue Programme erst nach Prüfung freigeben. Siehe KI-Tool prüfen: Datenschutzfragen.
• Rechtliche Vorgaben: Branchenregeln, Berufsgeheimnisse und der EU AI Act (bei EU-Bezug) können weitere Anforderungen stellen. Lassen Sie die Liste im Zweifel fachlich prüfen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Planungsbüro in Zofingen mit zwölf Mitarbeitenden hat eine Umfrage durchgeführt.

Vorher: Fünf Personen nutzen KI, zwei davon mit privaten Gratiskonten, einer kopiert Kundenlisten in einen Chat. Der Chef weiss nichts davon und ist verunsichert.

Nachher: Das Büro erstellt eine Liste: Grün sind Ideensuche und Formulierungshilfen, Gelb sind Offerten und Kundenmails mit Gegenlesen, Rot sind Kundenlisten und Personalthemen. Es führt einen freigegebenen Firmen-Zugang ein und bespricht die Liste im Teammeeting. Nach drei Monaten ergänzen sie die Übersetzung von Dokumenten als gelbe Aufgabe.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit Ihre Mitarbeitenden wissen, welche Aufgaben sie mit KI sinnvoll und sicher erledigen können, bietet absofort KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Laut Beschreibung geht es um KI für Verwaltung, Kommunikation, Analyse, Texte und Entscheidungsgrundlagen sowie um den verantwortungsbewussten Umgang mit Unternehmensdaten; Abschlüsse sind verifizierbar. Eine Kontaktmöglichkeit für Firmenlösungen und Teambuchungen besteht.

Häufige Fragen

Wer entscheidet über die Einstufung?

Die Geschäftsleitung, in Absprache mit den Zuständigen für Datenschutz und IT, wenn es sie gibt. Beziehen Sie das Team ein, weil es die Aufgaben am besten kennt.

Dürfen Mitarbeitende KI auch privat im Büro nutzen?

Das sollte geregelt sein. Private Konten mit Firmendaten sind riskant. Siehe private KI-Konten.

Muss jede KI-Nutzung gemeldet werden?

Nicht jede, aber Aufgaben in Gelb und Rot sollten bekannt und geregelt sein. Eine einfache Übersicht, wer was nutzt, reicht für den Anfang.

Was, wenn eine Aufgabe nicht auf der Liste steht?

Dann fragt man vor der Nutzung nach. Eine feste Ansprechperson und eine schnelle Antwort verhindern Alleingänge.