KI-Texte prüfen und freigeben: Vorlage für den Büroalltag

Das Problem

Ihre Kollegin hat mit KI eine Offerte vorbereitet. Der Text liest sich flüssig, die Struktur stimmt, und sie ist stolz auf die Zeitersparnis. Beim Versand fällt dem Chef auf: Das Lieferdatum stimmt nicht, ein Preis ist veraltet, und ein Absatz verspricht eine Garantie, die der Betrieb nicht gibt. Gefunden wurde das nur durch Zufall.

KI-Texte sind überzeugend formuliert, auch wenn sie Fehler enthalten. Sie erfinden Details, vermischen Informationen und passen den Ton an, ohne Ihre Regeln zu kennen. Wer Texte ungeprüft verschickt, riskiert falsche Zusagen, rechtliche Probleme und einen angeschlagenen Ruf.

Die Lösung ist ein einfacher, fester Ablauf: Wer prüft was, in welcher Reihenfolge, und wer gibt am Ende frei? Er muss nicht aufwendig sein. Eine kleine Prüfliste und ein klarer Zuständiger genügen, um die meisten Fehler abzufangen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Risikostufen festlegen: Unterscheiden Sie: Stufe 1: interne Notizen und Entwürfe, nur Selbstprüfung. Stufe 2: Texte an Kundschaft, Lieferanten, Behörden, Prüfung durch eine zweite Person. Stufe 3: rechtlich, finanziell oder fachlich heikle Texte (Verträge, Preise, Gesundheit, Personal), zusätzlich Freigabe durch die verantwortliche Stelle.
2. Verantwortliche bestimmen: Wer darf was freigeben? Schreiben Sie es auf. Siehe KI-Zuständigkeiten festlegen.
3. Selbstprüfung durch die Ersteller: Lesen Sie den Text vollständig, nicht nur den Anfang. Prüfen Sie Zahlen, Namen, Daten, Preise, Fristen und Zusagen gegen die Quelle. Streichen Sie Behauptungen, die Sie nicht belegen können.
4. Quellen nachprüfen: Erwähnt die KI Gesetze, Studien oder Zitate, suchen Sie sie im Original. Erfundene Quellen kommen vor.
5. Vier-Augen-Prinzip anwenden: Eine zweite Person liest den Text unabhängig. Sie bekommt die Prüfliste und die Originalquellen, nicht nur das Ergebnis.
6. Vertrauliches kontrollieren: Enthält der Text Angaben, die nicht nach aussen gehören, etwa interne Preise oder Namen? Siehe KI-Ausgaben auf Geheimnisse prüfen.
7. Freigabe dokumentieren: Notieren Sie Datum, Prüfende, Version und Freigabe. Eine kurze Zeile im Dokument oder Ablagesystem genügt. Siehe KI-Nutzung dokumentieren.
8. Absenden oder veröffentlichen: Erst jetzt. Bei Veröffentlichungen mit KI-Anteil prüfen Sie, ob eine Kennzeichnung nötig oder sinnvoll ist.
9. Fehler auswerten: Wurde etwas Falsches gefunden, notieren Sie es und verbessern Sie die Anweisung an die KI. So lernt der Ablauf mit.

Vorlage zum Kopieren

Die Prüfliste und das Freigabeformular legen Sie direkt unter den Text, den Sie prüfen:

FREIGABE KI-TEXT
Titel/Zweck: [Text]            Empfänger: [Kundschaft / Lieferant / Behörde / intern]
Erstellt mit KI am: [Datum]    Ersteller/in: [Name]
Risikostufe: [1 / 2 / 3]

SELBSTPRÜFUNG (Ersteller/in)
[ ] Alle Zahlen, Preise, Daten und Fristen gegen die Quelle geprüft
[ ] Namen, Titel, Adressen korrekt
[ ] Keine Zusagen, Garantien oder Rechtsaussagen, die nicht belegt sind
[ ] Zitierte Quellen im Original vorhanden
[ ] Keine vertraulichen oder personenbezogenen Angaben, die nicht hineingehören
[ ] Ton und Sprache passen (Anrede, Schweizer Schreibweise)

ZWEITE PRÜFUNG (zweite Person): [Name] am [Datum]   Anmerkungen: [Text]
FREIGABE (verantwortliche Person, ab Stufe 3): [Name] am [Datum]

Passen Sie die Punkte an Ihren Betrieb an. Dieses Formular können Sie ausdrucken oder im Dokument ausfüllen.

Worauf Sie achten müssen

• Typische KI-Fehler: erfundene Fakten und Quellen, falsche Zahlen, veraltete Angaben, widersprüchliche Aussagen im selben Text, unpassender Ton.
• Verantwortung bleibt beim Betrieb: Gegenüber Kundschaft zählt, was der Betrieb sagt, auch wenn eine KI geholfen hat. Das ist eine Frage der Sorgfalt und des Vertragsrechts.
• Zeitdruck: Gerade bei Eile werden Prüfungen übersprungen. Planen Sie die Prüfzeit ein, und machen Sie es zur Regel.
• Betriebsblindheit: Die zweite Person soll Original und Text vergleichen, nicht nur lesen, ob es gut klingt.
• Veröffentlichung und Kennzeichnung: Bei Texten und Bildern, die öffentlich erscheinen, prüfen Sie Urheberrecht, Personenrechte und je nach Fall Kennzeichnungspflichten. Siehe KI-Inhalte und Urheberrecht.
• Hochrisiko-Bereiche: In Bereichen wie Personal, Medizin oder Recht braucht es zusätzliche Sorgfalt und Fachpersonen.
• Nicht zu starr: Ein Ablauf, der unnötig aufhält, wird umgangen. Halten Sie ihn so einfach wie möglich.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Weinhändler in Twann verschickt monatlich einen Newsletter, den die Assistentin mit KI vorbereitet.

Vorher: Der Text enthält einmal einen Jahrgang, den es nicht gibt, und einmal eine Lieferfrist, die nicht stimmt. Kunden reklamieren, der Chef ärgert sich über das Hin und Her.

Nachher: Die Assistentin nutzt das Freigabeformular: Sie prüft Jahrgänge und Preise gegen die Liste, der Inhaber liest als zweite Person gegen. Die Prüfung dauert zehn Minuten. Zwei Fehler werden gefunden, bevor der Newsletter rausgeht, und die Anweisung an die KI wird ergänzt: «Nur Produkte aus der beigefügten Liste verwenden.»

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie KI-Einsatz im Betrieb mit sinnvollen Abläufen, Verantwortlichkeiten und Freigaben aufbauen wollen, begleitet Sie Alpasana mit KI-Beratung und digitaler Transformation. Laut Beschreibung gehören dazu Prozessaufnahme, Einsatzregeln für KI-Agenten, digitale Workflows und die Dokumentation der Umsetzung. Für Texte selbst übernimmt das Angebot keine Prüfung.

Häufige Fragen

Muss jeder KI-Text zweimal geprüft werden?

Nein. Interne Entwürfe genügen mit Selbstprüfung. Je grösser die Wirkung nach aussen und der mögliche Schaden, desto mehr Augen braucht der Text.

Kann eine zweite KI die erste prüfen?

Sie kann Hinweise geben, ersetzt aber die menschliche Prüfung nicht, weil auch sie Fehler macht und Quellen nicht verlässlich prüft. Nutzen Sie sie höchstens als Zusatz.

Wer trägt die Verantwortung bei einem Fehler?

Der Betrieb, und intern die Person, die freigegeben hat, im Rahmen der Regeln. Klare Zuständigkeiten helfen, Fehler zu verhindern und gerecht zu beurteilen.

Wie lange dauert die Prüfung?

Bei kurzen Texten wenige Minuten. Mit einer Prüfliste und den Quellen zur Hand geht es schneller als bei einer Suche ohne Plan.