KI-Antworten vor dem Teilen auf vertrauliche Daten prüfen

Das Problem

Sie haben der KI ein internes Protokoll gegeben und sie gebeten, daraus eine Information für Kunden zu schreiben. Das Ergebnis liest sich gut und ist schnell versandbereit. Doch die KI hat im dritten Absatz den Namen eines Mitarbeiters und eine interne Preiskalkulation übernommen, die nie nach aussen gehören sollten.

KI-Werkzeuge sind gut darin, Inhalte zu verdichten, aber sie wissen nicht, was geheim ist. Wenn Sie ihr Material geben, kann sie alles wiederverwenden. Dasselbe gilt für Zusammenfassungen, Übersetzungen und Entwürfe. Der Fehler passiert oft nicht beim Hochladen, sondern beim Teilen des Ergebnisses.

Diese Seite zeigt, wie Sie Antworten vor dem Teilen mit wenigen Minuten Aufwand prüfen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Entscheiden Sie vorher, was nach aussen darf. Schreiben Sie in zwei Sätzen auf: «Das darf der Empfänger wissen» und «Das nicht». So wissen Sie, wonach Sie suchen.

1. Lesen Sie die Antwort vollständig. Nicht überfliegen. Achten Sie auf Namen, Beträge, Daten, Projektnamen und Aussagen über Dritte.

1. Suchen Sie gezielt mit der Suchfunktion. Geben Sie Begriffe ein, die nicht hinausgehen dürfen: Kundennamen, interne Projektnummern, Margen, «intern», «vertraulich». Treffer prüfen Sie einzeln.

1. Prüfen Sie Links und Anhänge. Verweist die Antwort auf interne Ordner, Freigabelinks oder Dateien? Siehe Datenabfluss über Links.

1. Prüfen Sie Zahlen am Original. Stimmen Beträge, und dürfen sie genannt werden? Die KI kann Zahlen auch erfinden oder verwechseln.

1. Bitten Sie die KI um eine zweite Sicht, aber verlassen Sie sich nicht darauf. Fragen Sie sie, welche Stellen als vertraulich gelten könnten. Das ergänzt Ihre Prüfung, ersetzt sie nicht.

1. Lassen Sie Wichtiges von einer zweiten Person lesen. Vor Medienmitteilungen, Kundenbriefen und Veröffentlichungen gilt das Vier-Augen-Prinzip. Siehe Freigabeprozess für KI-Ergebnisse.

1. Prüfen Sie die Datei vor dem Versand. Bei Word, Excel und PDF bleiben unsichtbare Informationen bestehen. Mehr in Versteckte Daten in Office-Dateien.

Kurzcheck vor dem Senden:

Vorlage zum Kopieren

Dieser Prompt macht die KI zur Prüferin ihres eigenen Entwurfs. Fügen Sie den Entwurf ein, nicht das ursprüngliche vertrauliche Material:

Prüfe den folgenden Entwurf, bevor er an [Empfängergruppe] geht. Der Empfänger darf wissen: [erlaubte Inhalte]. Er darf nicht wissen: [nicht erlaubte Inhalte, z. B. interne Preise, Namen von Mitarbeitenden, Namen anderer Kunden].
Liste jede Stelle auf, die ausser der erlaubten Information weitere interne oder personenbezogene Angaben enthalten könnte, mit Zitat. Schlage eine neutrale Formulierung vor.
Behaupte nicht, der Text sei frei von Problemen. Schreibe am Ende: «Diese Prüfung ersetzt keine Kontrolle durch eine Person.»
[ENTWURF]
[Text einfügen]
[/ENTWURF]

Passen Sie die Gruppen von Empfänger und nicht erlaubten Inhalten an. Prüfen Sie die Hinweise der KI selbst.

Worauf Sie achten müssen

• Die KI kennt keine Vertraulichkeit: Sie unterscheidet nicht von selbst zwischen intern und extern. Sagen Sie ihr im Auftrag, was draussen bleiben muss, und prüfen Sie trotzdem.
• Auch Übersetzungen und Zusammenfassungen sind Ausgaben: Ein Text kann in einer anderen Sprache geteilt werden, ohne dass man den Inhalt nochmals prüft.
• Verantwortung bleibt bei Ihnen: Wer Inhalte verschickt, verantwortet sie, auch wenn eine KI sie entworfen hat.
• Personendaten: Namen, Gesundheits- oder Finanzangaben von Personen unterliegen besonderem Schutz. Das Schweizer Datenschutzgesetz gilt; bei Unsicherheit Fachberatung beiziehen.
• Zusätzliche Hürde bei Veröffentlichungen: Vor öffentlichen Texten gilt eine zweite Person als Pflicht.

Gewöhnen Sie sich eine feste Reihenfolge an: erst lesen, dann suchen, dann Zahlen prüfen, dann freigeben. Wer immer gleich vorgeht, übersieht weniger. Hängen Sie die Kurzcheck-Tabelle als Ausdruck an den Bildschirm oder legen Sie sie als Datei ab. Gerade bei Zeitdruck, wenn der Entwurf «fast fertig» wirkt, ist die Versuchung gross, den letzten Blick auszulassen. Genau dann passieren die meisten Pannen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Kommunikationsverantwortliche einer Genossenschaft in Burgdorf lässt aus einem Sitzungsprotokoll eine Info an die Mitglieder zusammenfassen. In der Zusammenfassung stehen auch Gesprächsnotizen zu einem Konflikt zwischen zwei Vorstandsmitgliedern.

Vorher hätte sie die Info direkt versandt. Nachher definiert sie vorab, was die Mitglieder wissen dürfen, sucht nach Namen und Konfliktbegriffen, streicht den Passus und lässt den Text vom Präsidenten lesen. Erst dann geht er raus.

So hilft Ihnen Alpasana

Wie Sie KI-Antworten prüfen und die Ergebnisse verantwortungsvoll einsetzen, vermitteln die Praxiskurse von absofort, die auch Qualitätsprüfung, Einsatzregeln und betriebliche KI-Richtlinien behandeln. Praxisaufgaben, ein KI-Lerncoach und ein verifizierbarer Abschluss begleiten das Lernen.

Eine Prüfung Ihrer konkreten Texte durch Alpasana ist nicht Teil des Angebots.

Häufige Fragen

Kann die KI mir sagen, was vertraulich ist?

Sie kann Hinweise geben, wenn Sie ihr erklären, was als vertraulich gilt. Entscheiden müssen Sie, denn nur Sie kennen den Zusammenhang.

Was, wenn ich merke, dass etwas Vertrauliches schon verschickt wurde?

Informieren Sie sofort Ihre Vorgesetzten und die IT. Je nach Inhalt ist zu klären, ob der Empfänger kontaktiert werden muss oder ob Meldepflichten bestehen.

Muss ich wirklich jede Antwort so prüfen?

Nein, nur Antworten, die den Betrieb verlassen oder an viele Personen gehen. Für interne Notizen reicht ein kurzer Blick.