Welche KI-Kenntnisse braucht welche Rolle im Unternehmen?

Das Problem

Der Anbieter verspricht «KI für alle». Sie buchen einen Kurs für das ganze Team, und danach sagt der Buchhalter, er habe viel über Bilderzeugung gelernt, aber nichts über Belege. Die Assistentin hat erfahren, wie man Programmcode schreibt, den sie nie braucht. Und die Geschäftsleitung wüsste gern, ob sich die ganze Sache überhaupt lohnt.

Das Geld ist dann zwar ausgegeben, aber der Nutzen fehlt. Der Grund ist einfach: Die Inhalte passten nicht zu den Aufgaben. KI-Kompetenz ist nicht für alle gleich. Wer Offerten schreibt, braucht anderes Wissen als wer Rechnungen prüft, Dienstpläne gestaltet oder Systeme betreut.

Eine kurze Rollenübersicht schützt vor Fehlkäufen. Sie zeigt, welche Kenntnisse jede Rolle braucht, was alle gemeinsam wissen müssen und wo Spezialwissen gefragt ist.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Listen Sie die Rollen auf. Schreiben Sie auf, welche Funktionen es im Betrieb gibt: Geschäftsleitung, Sekretariat, Buchhaltung, Verkauf, Produktion, Kundendienst, IT, Personal.
2. Notieren Sie pro Rolle drei bis fünf Hauptaufgaben. Zum Beispiel für das Sekretariat: Korrespondenz, Terminplanung, Protokolle, Ablage.
3. Markieren Sie, wo KI helfen könnte. Nutzen Sie Anwendungsfälle finden. Nicht jede Aufgabe eignet sich.
4. Leiten Sie die nötigen Kenntnisse ab. Welche Fähigkeit braucht die Rolle, um die Aufgabe mit KI sicher zu erledigen? Prompts schreiben, Ergebnisse prüfen, Daten schützen, Zahlen kontrollieren?
5. Bilden Sie ein gemeinsames Fundament. Alle müssen wissen, was in die KI darf und was nicht, und dass jedes Ergebnis geprüft wird.
6. Wählen Sie die Vertiefung pro Rolle. Das kann ein rollenbezogener Online-Kurs sein, eine interne Übung oder ein Praxisprojekt.
7. Lassen Sie die KI die Übersicht vorbereiten. Mit dem Auftrag unten erhalten Sie eine Tabelle, die Sie anpassen.
8. Prüfen Sie die Wirkung. Fragen Sie nach drei Monaten: Wird das Gelernte angewendet? Welche Rolle braucht noch mehr?

Vorlage zum Kopieren

Erstelle eine Übersicht der KI-Kenntnisse pro Rolle für einen Schweizer Betrieb ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende).
Rollen: [z. B. Geschäftsleitung, Sekretariat, Buchhaltung, Verkauf, Kundendienst, Produktion, IT].
Erstelle eine Tabelle mit den Spalten: Rolle, typische Aufgaben (drei), mögliche KI-Unterstützung, nötige Kenntnisse (Prompten, Prüfen, Datenschutz, Zahlen kontrollieren usw.), Risiken der Rolle, empfohlene Lernform (Online-Kurs, Übung im Team, Begleitung).
Ergänze danach eine Liste mit fünf Kenntnissen, die alle Rollen gemeinsam haben müssen. Schreibe in einfacher Sprache mit der Anrede «Sie». Nenne keine Anbieter, Preise oder Studien.

Streichen Sie Rollen, die es bei Ihnen nicht gibt, und ergänzen Sie betriebsspezifische Aufgaben.

Beispielhafte Rollenübersicht

Worauf Sie achten müssen

• Aufgaben vor Technik: Fragen Sie zuerst, was die Person täglich tut, nicht, welches Werkzeug gerade beliebt ist.
• Verantwortung bleibt beim Menschen: Auch in jeder Rolle gilt: Ergebnisse prüfen, Verantwortung nicht an die KI abgeben.
• Keine Pauschalversprechen: Anbieter nennen oft grosse Wirkungen. Prüfen Sie Inhalte und Bezug zu Ihren Aufgaben, nicht den Titel.
• Personalentscheide sind heikel: In Personalrollen gelten besondere Vorsicht und Datenschutzregeln. Siehe Recruiting und Datenschutz.
• Rollen ändern sich: Überprüfen Sie die Übersicht, wenn Aufgaben, Werkzeuge oder Regeln wechseln.
• Nachweise sind kein Ersatz für Anwendung: Ein Zertifikat zeigt, dass jemand gelernt hat, nicht dass die Anwendung im Betrieb funktioniert.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Immobilienverwalter in Baden mit 25 Mitarbeitenden möchte alle im KI-Umgang schulen.

Vorher: Er bucht für alle denselben allgemeinen Kurs. Die Liegenschaftsbuchhalterin findet ihn zu allgemein, der Verwalter zu technisch, die Assistentin lernt Dinge, die sie nie nutzt.

Nachher: Mit einer Rollenübersicht definiert er drei Gruppen: Bewirtschaftung, Buchhaltung und Administration. Alle lernen gemeinsam die Datenregeln. Danach üben die Bewirtschafter Mieterkorrespondenz und Protokolle, die Buchhaltung die Prüfung von Auswertungen, die Administration Terminplanung und Ablage. Jede Gruppe hat nun Aufgaben, die sie sofort anwenden kann.

So hilft Ihnen Alpasana

absofort: KI-Weiterbildung für konkrete Berufsrollen bietet 46 rollenbezogene Kurse mit durchgehendem Praxisfall und Praxis-Prompts. Die Rollen reichen von Support und Betrieb über Entwicklung, Daten und Security bis zu Projektführung, Beratung und Unternehmensorganisation.

Je Rolle sind 160 Lektionen beschrieben, dazu ein KI-Lerncoach und ein verifizierbares privates Zertifikat mit Rolle und Level. Ein kostenloses fachliches Jobrollen-Assessment hilft bei der Auswahl von bis zu drei passenden Zertifizierungen.

Häufige Fragen

Brauchen alle im Betrieb dieselbe Grundschulung?

Ja, zumindest in den Datenregeln und der Prüfpflicht. Diese Grundlagen betreffen jede Rolle. Alles Weitere richtet sich nach den Aufgaben.

Was, wenn es in unserem Betrieb Rollen gibt, die kaum mit KI zu tun haben?

Dann genügt für sie das gemeinsame Fundament. Auch sie sollten wissen, was erlaubt ist, weil sie etwa Dokumente verschicken oder private Konten nutzen könnten.

Wie erkenne ich eine Schulung, die zu meiner Rolle passt?

Achten Sie auf konkrete Praxisfälle aus Ihrem Arbeitsfeld, Übungen mit realistischen Dokumenten und einen klaren Umgang mit Datenschutz. Allgemeine Versprechen ohne Aufgabenbezug sind ein Warnzeichen.

Sollen Führungskräfte dieselbe Schulung besuchen wie ihr Team?

Die Grundlagen und Datenregeln ja, damit alle dieselbe Sprache sprechen. Zusätzlich brauchen Führungskräfte Wissen zu Nutzen, Risiken und Verantwortung, damit sie Entscheide begründen und Vorbild sein können.

Wie finde ich heraus, welche Rolle wie viel Bedarf hat?

Fragen Sie die Rollen direkt: Welche Aufgaben kosten am meisten Zeit? Wo haben Sie schon KI probiert? Wo sind Sie unsicher? Die Antworten zeigen den Bedarf besser als eine reine Stellenbeschreibung.