Weiterbildungsbedarf im Team mit KI ermitteln

Das Problem

Ihr Team soll fit für die Zukunft bleiben: neue Software, neue Arbeitsweisen, vielleicht KI. Das Weiterbildungsbudget ist knapp, und jeden Monat flattern Kursangebote ins Postfach. Doch welche Weiterbildung braucht wer wirklich? Bisher entscheiden Sie nach Gefühl, oder wer sich meldet, bekommt einen Kurs.

Das führt zu Fehlinvestitionen: Kurse, die niemand braucht, Fähigkeiten, die fehlen, und Mitarbeitende, die sich übergangen fühlen. Zudem geht verloren, was im Team schon an Wissen vorhanden ist. Vielleicht kann die Kollegin aus dem Verkauf bereits hervorragend mit Excel umgehen, und niemand weiss es.

Eine einfache Bedarfsermittlung schafft Klarheit. Sie vergleicht, was die Arbeit verlangt, mit dem, was vorhanden ist, und leitet daraus Prioritäten ab. Eine KI hilft beim Formulieren der Fragen und beim Ordnen der Antworten. Die Entscheidung, was gefördert wird, treffen Sie gemeinsam mit dem Team.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel klären: Wofür brauchen Sie die Analyse? Neue Software einführen, KI im Alltag nutzen, Kundenservice verbessern, Nachfolge sichern? Das Ziel bestimmt, welche Kompetenzen zählen.
2. Anforderungen sammeln: Welche Fähigkeiten verlangen die Aufgaben in den nächsten ein bis zwei Jahren? Listen Sie fünf bis zehn Kompetenzen, zum Beispiel «Excel für Auswertungen», «Umgang mit KI-Werkzeugen», «Kundengespräche», «Datenschutz im Alltag».
3. Kompetenzmatrix anlegen: Eine Tabelle mit den Kompetenzen in den Zeilen und den Personen oder Rollen in den Spalten. Die KI kann Ihnen eine Vorlage mit einer einfachen Skala (zum Beispiel 1 = Grundkenntnisse bis 4 = kann andere anleiten) liefern.
4. Selbsteinschätzung per Umfrage: Lassen Sie jede Person sich selbst einschätzen und angeben, was sie lernen möchte. Erklären Sie, wofür die Daten gebraucht werden und dass es nicht um Beurteilung geht. Eine kurze Umfrage mit zehn Fragen genügt. Siehe Schulungsbedarf erheben.
5. Einschätzung der Vorgesetzten ergänzen: Vergleichen Sie Selbst- und Fremdeinschätzung im Gespräch, nicht heimlich. Unterschiede sind Anlass für ein Gespräch.
6. Ergebnisse ordnen: Lassen Sie die KI die Freitextantworten nach Themen gruppieren, ohne Namen zuzuordnen. Siehe Mitarbeiterbefragung mit KI auswerten. Prüfen Sie die Gruppen an den Originalantworten.
7. Lücken priorisieren: Welche Lücken bremsen die Arbeit am meisten, und welche sind schnell zu schliessen? Wählen Sie zwei bis drei Schwerpunkte pro Halbjahr.
8. Massnahmen wählen: Kurse, Online-Lernen, Einarbeitung durch Kolleginnen, Praxisaufgaben, Lernzeit im Alltag. Nicht jede Lücke braucht einen Kurs. Siehe Schulungsplan-Vorlage.
9. Zeit und Kosten klären: Lernen braucht Arbeitszeit. Planen Sie sie ein. Prüfen Sie Fördermöglichkeiten, siehe Weiterbildungsförderung prüfen.
10. Wirkung überprüfen: Fragen Sie nach drei bis sechs Monaten: Ist die Lücke kleiner? Wird das Gelernte angewendet?

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag bereiten Sie Matrix und Umfrage vor. Geben Sie keine Namen ein:

Ich plane die Weiterbildung in einem Team von [Anzahl] Personen in einem Schweizer KMU ([Branche]). Ziel: [z. B. KI-Werkzeuge im Büroalltag sicher einsetzen]. Rollen im Team: [z. B. Sekretariat, Buchhaltung, Verkauf, Projektleitung].
Erstelle: 1. eine Kompetenzmatrix als Tabelle mit zehn für das Ziel relevanten Kompetenzen und einer vierstufigen Skala mit Beschreibung jeder Stufe, 2. eine Umfrage mit zehn Fragen in einfacher Sprache (Selbsteinschätzung je Kompetenz, Lernwünsche, bevorzugte Lernform, verfügbare Lernzeit, Hindernisse), 3. einen kurzen Einladungstext, der erklärt, wofür die Daten verwendet werden und dass es nicht um Leistungsbeurteilung geht, 4. eine Liste, wie ich die Ergebnisse nach Dringlichkeit und Nutzen ordne.
Verwende keine Namen und erfinde keine Zahlen.

Passen Sie Ziel und Rollen an. Entscheiden Sie vor der Umfrage, wer die Ergebnisse sehen darf.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Einschätzungen von Kompetenzen sind Personendaten. Verwenden Sie Kürzel in KI-Werkzeugen, und beschränken Sie den Kreis der Einsichtigen. Siehe Personalakten und KI.
• Freiwilligkeit und Vertrauen: Betonen Sie, dass die Umfrage der Förderung dient. Wer Nachteile fürchtet, antwortet beschönigend.
• Selbsteinschätzung ist ungenau: Manche überschätzen sich, andere unterschätzen sich. Ergänzen Sie sie mit Gesprächen und Beispielen.
• Keine Leistungsbeurteilung: Verwenden Sie die Matrix nicht für Entscheide über Lohn oder Kündigung, wenn Sie das nicht ausdrücklich vorher klären.
• KI als Ordnungshilfe: Sie gruppiert Antworten, kann aber falsch zuordnen. Prüfen Sie nach.
• Regelungen zur Weiterbildung: Vertragliche und gesetzliche Regeln zu Kosten und Arbeitszeit sind zu beachten. Klären Sie sie im Betrieb.
• Aktualität: Der Bedarf ändert sich. Wiederholen Sie die Analyse jährlich.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Wil mit zwölf Mitarbeitenden will KI und digitale Werkzeuge im Alltag besser nutzen.

Vorher: Zwei Mitarbeitende besuchen auf eigene Initiative Kurse, die anderen nutzen die neuen Werkzeuge kaum. Niemand weiss, wer was kann.

Nachher: Die Büroleiterin legt mit der Vorlage eine Matrix mit acht Kompetenzen an und lässt das Team sich selbst einschätzen. Auswertung: Die meisten kennen Excel gut, aber nur drei trauen sich an KI-Werkzeuge, und viele sind unsicher beim Datenschutz. Sie wählt zwei Schwerpunkte, organisiert einen Einsteigerkurs und Lernzeit von zwei Stunden pro Woche. Nach vier Monaten fragt sie nach: Fünf Personen nutzen KI nun regelmässig und sicher.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie den Bedarf geklärt haben und Ihr Team in KI weiterbilden möchten, bietet absofort KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Laut Beschreibung reicht das Angebot von Grundlagen bis zum Executive-Diplomlehrgang, behandelt KI für Verwaltung, Kommunikation, Analyse und Texte, Datenschutz und den Umgang mit Unternehmensdaten und ermöglicht Lernen im eigenen Tempo mit verifizierbaren Abschlüssen; für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Häufige Fragen

Wie lang soll die Umfrage sein?

Zehn Fragen genügen. Längere Umfragen werden nicht ausgefüllt oder oberflächlich beantwortet.

Darf ich die Ergebnisse einzeln auswerten?

Das sollten Sie vorher mit dem Team klären. In kleinen Teams sind Einzelwerte nicht anonym. Besprechen Sie Einzelergebnisse nur im Gespräch mit der betroffenen Person.

Wie finde ich die passenden Kurse?

Nach den Schwerpunkten, die Sie priorisiert haben. Suchen Sie Angebote, die zu Ihren Aufgaben passen und Praxisbezug haben.

Was, wenn jemand nichts lernen möchte?

Fragen Sie nach den Gründen. Oft sind es Zeitmangel, Unsicherheit oder schlechte Erfahrungen. Kleine, freiwillige erste Schritte helfen mehr als Druck.