KI unterwegs nutzen: Regeln für Handy und private Geräte

Das Problem

Unterwegs im Zug, beim Kunden oder im Aussendienst ist das Handy oft das einzige Gerät. Es liegt nahe, schnell eine Mail zusammenfassen oder eine Nachricht formulieren zu lassen. Die KI-App ist ja schon installiert, vielleicht privat, vielleicht mit einem persönlichen Konto.

Dabei entstehen Fragen, die am Büroarbeitsplatz klarer sind. Darf ich vertrauliche Inhalte auf dem privaten Handy bearbeiten? Wer sieht die Chatverläufe? Was passiert, wenn das Gerät verloren geht? Und darf eine App auf mein Adressbuch zugreifen, in dem auch Kundenkontakte stehen?

Weil viele Menschen auf dem Handy lockerer sind als am Computer, passieren hier öfter Fehler. Mit einigen klaren Regeln lässt sich das gut steuern, ohne die Arbeit unterwegs zu verbieten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie die Ausgangslage. Wer nutzt welche Geräte: Firmenhandys, private Handys, Tablets? Werden private Geräte für die Arbeit verwendet? Fragen Sie das offen.
2. Bestimmen Sie, was unterwegs erlaubt ist. Zum Beispiel: Texte formulieren ohne Kundendaten ist erlaubt, Kundenmails im freigegebenen Werkzeug sind erlaubt, vertrauliche Dokumente hochladen nicht.
3. Legen Sie die erlaubten Apps fest. Eine kurze Liste mit Namen, Zweck und Einschränkungen. Siehe Erlaubte Werkzeuge.
4. Trennen Sie privat und geschäftlich. Arbeit gehört in das Firmenkonto, nicht in das private Konto. Siehe Private Konten bei der Arbeit.
5. Regeln Sie Berechtigungen. KI-Apps fragen nach Zugriff auf Mikrofon, Kamera, Kontakte, Fotos und Dateien. Erklären Sie, welche Zugriffe nicht erteilt werden sollen.
6. Sichern Sie die Geräte. Bildschirmsperre, aktuelle Software und die Möglichkeit, bei Verlust das Gerät aus der Ferne zu sperren, sind Grundvoraussetzungen.
7. Regeln Sie Sprachaufnahmen. Diktieren oder Gespräche aufzeichnen und von KI auswerten lassen betrifft Dritte. Siehe Meeting-Aufnahmen.
8. Beschreiben Sie das Vorgehen bei Verlust. Wen informiere ich sofort? Wie wird das Konto gesperrt? Hängen Sie die Telefonnummer sichtbar aus.
9. Erstellen Sie ein Merkblatt für unterwegs. Eine Seite, die man auf dem Handy öffnen kann. Mit dem Auftrag unten entsteht ein Entwurf.

Vorlage zum Kopieren

Erstelle ein Merkblatt «KI unterwegs» für Mitarbeitende eines Schweizer Betriebs ([Branche], [Anzahl] Mitarbeitende), höchstens eine Seite, Anrede «Sie», einfache Sprache.
Unsere Regeln: Erlaubte Apps: [z. B. das von der Firma bereitgestellte Werkzeug]. Nicht erlaubt: [z. B. private KI-Konten für Firmendaten]. Daten, die unterwegs nie eingegeben werden dürfen: [z. B. Kundennamen, Personaldaten, Passwörter, vertrauliche Verträge]. Bei Verlust des Geräts melden Sie sich bei: [Name, Telefonnummer].
Gliedere in: 1. Das dürfen Sie unterwegs (grün), 2. Das nur im freigegebenen Werkzeug (gelb), 3. Das nie (rot), 4. Sicherheit des Geräts, 5. Wenn etwas schiefgeht.
Füge pro Abschnitt zwei kurze Beispiele aus dem Aussendienst oder Büro hinzu. Erfinde keine Regeln.

Prüfen Sie den Entwurf gegen Ihre tatsächlichen Regeln. Ändern Sie die Platzhalter.

Mobile Nutzung auf einen Blick

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Auch auf dem Handy gilt der Schutz von Personendaten. Bei Unsicherheit fragen Sie die zuständige Person, siehe Datenampel.
• Private Geräte (BYOD): Wenn Mitarbeitende eigene Geräte nutzen, brauchen Sie klare Vereinbarungen zu Sicherheit, Zugriff und Löschung bei Austritt. Fachlich klären lassen.
• Öffentliche Netze: In Zügen und Cafés kann mitgelesen werden. Vermeiden Sie vertrauliche Inhalte, oder nutzen Sie geschützte Verbindungen.
• Berechtigungen prüfen: Viele Apps verlangen mehr Zugriff, als sie brauchen. Gewähren Sie nur das Nötige.
• Zuhören und Aufnehmen: Aufnahmen von Gesprächen sind heikel. Ohne Einwilligung der Beteiligten ist Vorsicht geboten.
• Mitlesen von Dritten: Auf dem Bildschirm unterwegs können Unbeteiligte mitlesen. Ein Blickschutz oder Ort ohne Zuschauende hilft.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Servicetechniker einer Heizungsfirma in Thun fotografiert beim Kunden einen Wartungsbericht und lädt das Foto in eine KI-App auf seinem privaten Handy, um eine Zusammenfassung zu erhalten.

Vorher: Auf dem Foto stehen Name, Adresse und Gerätedaten des Kunden. Die App läuft über ein privates Konto, der Verlauf bleibt gespeichert. Die Firma weiss nichts davon.

Nachher: Die Firma stellt ein freigegebenes Werkzeug mit Firmenkonto bereit und gibt ein einseitiges Merkblatt ab. Der Techniker darf Berichte dort zusammenfassen lassen, aber keine Namen und Adressen in private Apps eingeben. Auf dem Handy gilt eine Bildschirmsperre, und bei Verlust ruft er sofort die Büroleitung an.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana unterstützt Sie dabei, Prozesse aufzunehmen, Workflows zu gestalten und Einsatzregeln für KI aufzubauen, auch für Teams, die viel unterwegs arbeiten. Schnittstellen und Systeme werden konzipiert und dokumentiert.

Projekte werden individuell offeriert.

Häufige Fragen

Dürfen Mitarbeitende private Handys für die Arbeit verwenden?

Das hängt von Ihren betrieblichen Regeln ab. Wenn Sie es erlauben, brauchen Sie klare Vorgaben zu Sicherheit und Daten. Besser sind Firmengeräte oder eine verwaltete Umgebung. Lassen Sie die Details fachlich prüfen.

Wie gehe ich mit Sprachassistenten und Diktierfunktionen um?

Diktieren eigener Notizen ohne Personendaten ist meist unproblematisch. Sobald andere Personen sprechen oder Inhalte vertraulich sind, gelten strengere Regeln. Fragen Sie bei Unsicherheit nach.

Was gilt im Ausland oder auf Reisen?

Beachten Sie zusätzlich die Datenregeln der Firma und mögliche Einschränkungen im Land. Vertrauliche Inhalte sollten auf Reisen besonders sparsam verwendet werden.