Kundendaten vor der KI-Nutzung entfernen: Was beachten?

Das Problem

Sie möchten eine heikle Kundensituation mit Hilfe einer KI besser verstehen oder eine Antwort formulieren lassen. Die E-Mail der Kundin enthält ihren Namen, ihre Adresse, die Vertragsnummer, die Beschreibung ihres Problems und ein paar persönliche Details, etwa ihre Arbeitsstelle. Sie löschen den Namen und denken: Jetzt ist es anonym.

Ist es das? Oft nicht. In einer Kleinstadt genügt «die Lehrerin der dritten Klasse, die vor zwei Wochen den Vertrag gekündigt hat», um die Person zu erkennen. Auch eine Vertragsnummer oder eine E-Mail-Adresse verweist eindeutig auf jemanden. Wer solche Angaben in einen öffentlichen KI-Dienst eingibt, gibt Personendaten weiter.

Dieser Beitrag hilft Ihnen, systematisch zu prüfen, was entfernt werden muss, und zu erkennen, wann Anonymisieren nicht reicht. Er ersetzt keine Rechtsberatung. Massgebend sind das Datenschutzgesetz und die Regeln Ihres Betriebs.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Prüfen, ob Sie KI überhaupt brauchen. Oft genügt ein allgemeiner Fall: «Eine Kundin beschwert sich über eine verspätete Lieferung.» Dafür brauchen Sie keine Details.

1. Direkte Kennzeichen entfernen. Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Kunden-, Vertrags-, Konto- und Policennummern, AHV-Nummern, Geburtsdaten, Kontrollschilder, Fotos.

1. Indirekte Hinweise prüfen. Beruf, Arbeitgeber, Wohnort, Alter, Familiensituation, seltene Ereignisse und Zeitpunkte können zusammen eine Person erkennbar machen. Verallgemeinern Sie: «berufstätige Person in einer Gemeinde im Kanton».

1. Sensible Angaben besonders schützen. Gesundheit, Religion, politische Ansichten, Schulden, Strafverfahren: Geben Sie sie nicht in öffentliche KI-Dienste ein, auch nicht verfremdet.

1. Platzhalter verwenden. Ersetzen Sie Angaben durch Platzhalter wie [Kundin], [Datum], [Betrag] und setzen Sie die echten Werte erst wieder in Ihrem eigenen System ein. Nutzen Sie die Checkliste unten.

1. Ergebnis prüfen. Lesen Sie den bereinigten Text, als wären Sie ein Fremder. Würden Sie die Person erkennen? Fragen Sie auch eine Kollegin.

1. Werkzeug und Einstellungen prüfen. Klären Sie, ob Ihr KI-Werkzeug Eingaben speichert oder zum Training nutzen kann, und stellen Sie datensparsame Optionen ein.

1. Dokumentieren und üben. Halten Sie die Regeln im Team fest und üben Sie mit Beispielen. Wer weiss, was er entfernt, macht weniger Fehler.

Vorlage zum Kopieren

Diese Checkliste prüfen Sie vor jeder Eingabe eines Kundenfalls:

Anonymisierungs-Check vor der KI-Nutzung

Fall: [kurze Bezeichnung ohne Namen]

Direkte Kennzeichen entfernt?
[ ] Name, Vorname, Titel
[ ] Adresse, Ort, Postleitzahl
[ ] Telefon, E-Mail, Social-Media-Namen
[ ] Kunden-, Vertrags-, Konto-, Policen-, Bestellnummer
[ ] Geburtsdatum, AHV-Nummer, Ausweisnummer
[ ] Kontrollschild, Fahrgestellnummer, IP-Adresse
[ ] Fotos, Unterschriften, Dokumente im Anhang

Indirekte Hinweise geprüft?
[ ] Beruf, Arbeitgeber, Schule
[ ] Seltene Ereignisse, genaue Daten und Uhrzeiten
[ ] Kombinationen, die in einer kleinen Gemeinde erkennbar machen

Sensible Angaben?
[ ] Gesundheit, Religion, Politik, Schulden, Strafverfahren: nicht in öffentliche KI

Letzte Frage: Könnte jemand die Person erkennen? [ja / nein / unklar]
Bei «ja» oder «unklar»: nicht eingeben, Alternative wählen.

Passen Sie die Liste an Ihre Branche an und legen Sie sie am Arbeitsplatz ab; sie hilft, auch bei Zeitdruck nichts zu vergessen.

Worauf Sie achten müssen

• Gesicherte Grundsätze: Das Schweizer Datenschutzgesetz schützt Angaben über bestimmte oder bestimmbare Personen. Wer Daten wirklich anonymisiert, sodass niemand die Person mehr bestimmen kann, hat keine Personendaten mehr. Das ist in der Praxis anspruchsvoll. Siehe Anonymisierung und Pseudonymisierung.
• Pseudonymisierung ist nicht Anonymisierung: Wenn Sie nur Namen durch Kürzel ersetzen und die Zuordnung noch besitzen, sind die Daten weiterhin Personendaten.
• Kleine Gemeinschaften: In kleinen Orten, Betrieben und Vereinen sind Personen schnell erkennbar. Seien Sie strenger.
• Dokumente und Bilder: Metadaten in Dateien und Bilder können Namen enthalten. Hinweise: PDF vor KI-Upload schwärzen.
• Berufsgeheimnisse und Verträge: Besondere Geheimhaltungspflichten gehen weiter als der Datenschutz. Klären Sie sie im Zweifel mit einer Fachperson.
• KI zum Anonymisieren: Auch ein KI-Dienst, der Texte anonymisieren soll, erhält dabei die Originaldaten. Verwenden Sie dafür nur zulässige Werkzeuge.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin im Kundendienst einer Krankenzusatzversicherung möchte mit der KI eine schwierige Antwort an eine Kundin formulieren. Der Fall enthält Name, Policennummer, Krankheit, Arbeitgeber und das Datum des Spitalaufenthalts.

Sie geht die Checkliste durch: Die Krankheit ist sehr sensibel und würde sie in keinen öffentlichen Dienst eingeben. Sie formuliert den Fall allgemein: «Eine versicherte Person fragt nach der Kostenübernahme für eine Behandlung, die laut Vertrag nur teilweise gedeckt ist.» Mit diesem Text erhält sie einen Antwortentwurf mit Platzhaltern.

Namen, Beträge und Vertragsdetails fügt sie in ihrem System ein und lässt die Antwort von der Teamleiterin prüfen. Vorher hätte sie die vollständige Mail eingefügt, nachher bleibt die Kundin geschützt. Mehr zu den Grenzen enthält Welche Daten gehören nicht in eine KI?.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihre Mitarbeitenden lernen sollen, welche Daten sie in KI-Werkzeuge eingeben dürfen und wie sie Fälle sicher aufbereiten, bietet absofort die KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Beschrieben sind unter anderem Datenschutz als Lerninhalt mit Schweizer Praxisbezug und der verantwortungsbewusste Umgang mit Unternehmensdaten.

Das Angebot ersetzt keine Rechtsberatung und keine interne Datenschutzstelle. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Häufige Fragen

Reicht es, den Namen durch «Herr X» zu ersetzen?

Meist nicht. Weitere Angaben wie Beruf, Wohnort und Ereignisse können die Person erkennbar machen. Prüfen Sie den ganzen Text.

Darf ich eine KI nutzen, um Texte zu anonymisieren?

Nur mit einem Werkzeug, das Sie für die Originaldaten zulassen dürfen, denn dabei sieht es die ungeschützten Angaben. Einfacher ist, Platzhalter selbst zu setzen.

Was gilt bei Kunden im Ausland?

Es können zusätzliche Regeln gelten, etwa die DSGVO. Klären Sie das mit Ihrer Datenschutzverantwortlichen oder einer Fachperson.