Tonfall im Prompt vorgeben: den passenden Stil treffen

Das Problem

Sie bitten die KI um eine Antwort an einen Kunden und erhalten einen Text, der entweder wie ein Behördenbrief klingt («Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen …») oder so locker ist, dass Sie ihn nie abschicken würden («Hey, kein Stress, das kriegen wir hin!»). Sie ändern jedes Mal von Hand, bis der Ton stimmt.

Das passiert, weil «freundlich» oder «professionell» sehr dehnbar sind. Für die KI heisst «freundlich» vielleicht Ausrufezeichen und Floskeln, für Sie schlicht höflich und sachlich. Ohne mehr Angaben wählt sie den Durchschnitt aus ihren Trainingstexten.

Die gute Nachricht: Mit wenigen zusätzlichen Angaben lässt sich der Ton präzise steuern. Sie müssen ihn nur so beschreiben, wie Sie es einer neuen Mitarbeiterin erklären würden: Wer schreibt an wen, in welcher Lage, und wie nah stehen sich die beiden?

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Empfänger beschreiben: Wer liest den Text? Langjährige Kundin, neue Interessentin, Behörde, Kollege? Der Ton hängt mehr vom Gegenüber ab als vom Thema.
2. Beziehung und Anrede festlegen: «Sie-Form, respektvoll, aber nicht steif» oder «Du, wie unter Teammitgliedern». Fügen Sie «Schweizer Rechtschreibung» hinzu, falls nötig.
3. Situation nennen: Gute Nachricht, Absage, Mahnung, Entschuldigung? In einer Entschuldigung klingt dieselbe Freundlichkeit anders als in einer Einladung.
4. Ton mit zwei bis drei Wörtern und Gegenteilen beschreiben: «sachlich-warm, nicht überschwänglich, nicht bürokratisch». Das Gegenteil begrenzt den Spielraum.
5. Beispielsatz mitgeben: Schreiben Sie einen Satz in Ihrem Ton. Die KI übernimmt Länge und Haltung. Siehe Schreibstil mit Beispiel vorgeben.
6. Ausgeschlossenes benennen: Wörter oder Wendungen, die Sie nie verwenden. Mehr dazu in Floskeln und Werbesprache vermeiden.
7. Text prüfen und nachsteuern: Sagen Sie gezielt, was nicht stimmt: «zwei Grad förmlicher», «kürzere Sätze», «ohne Ausrufezeichen».
8. Ton als Baustein speichern: Legen Sie die Beschreibung als Textbaustein ab und fügen Sie sie künftig vor jeden Auftrag ein.

Vorlage zum Kopieren

Schreibe [Textart, z. B. eine Antwort-E-Mail] an [Empfänger, z. B. eine langjährige Kundin, die sich über eine Lieferverzögerung geärgert hat].
Situation: [Kurzbeschreibung].
Ton: [z. B. sachlich-warm, respektvoll, Sie-Form], nicht [z. B. überschwänglich, nicht bürokratisch, keine Floskeln].
So klingt unser Ton (Beispielsatz): «[Ihr Satz im gewünschten Ton]»
Vermeide: [Wörter/Wendungen, z. B. «leider müssen wir Ihnen mitteilen», Ausrufezeichen].
Länge: [z. B. höchstens 120 Wörter]. Schweizer Rechtschreibung (ss statt ß).

Ersetzen Sie die Platzhalter, und ändern Sie bei der Nachbesserung nur die Angabe zum Ton, nicht den ganzen Auftrag.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: Geben Sie keine Personendaten des Empfängers ein, wenn Sie den Dienst nicht freigegeben haben. Platzhalter wie [Kundin] genügen.
• Verbindlichkeit: Ein freundlicher Ton darf nichts zusichern, was Sie nicht halten können. Prüfen Sie Zusagen und Fristen im Text.
• Kulturelle Feinheiten: Anreden und Höflichkeit unterscheiden sich in der Schweiz regional. Prüfen Sie, ob der Ton zu Ihrer Kundschaft passt.
• Eigene Stimme: Wenn alle Texte gleich klingen, fehlt Ihre Persönlichkeit. Ergänzen Sie einen eigenen Satz.
• Heikle Situationen: Bei Kündigungen, Beschwerden oder Todesfällen formulieren Sie den Kern selbst und lassen höchstens Ton und Aufbau prüfen.
• Sprache: Achten Sie auf Schweizer Schreibweise, siehe Schweizer Hochdeutsch schreiben lassen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Leiterin einer Zahnarztpraxis in Olten möchte Patientinnen und Patienten an den Kontrolltermin erinnern.

Vorher: Ihr Auftrag «Schreibe eine freundliche Erinnerung» ergibt: «Liebe Patientin, lieber Patient, wir freuen uns RIESIG auf Ihren Besuch!!» Das passt nicht zu ihrer ruhigen Praxis.

Nachher: Sie beschreibt den Ton («ruhig, respektvoll, Sie-Form, kurz, nicht werblich»), fügt einen Beispielsatz hinzu («Wir erinnern Sie gerne an Ihren Kontrolltermin am [Datum].») und schliesst Ausrufezeichen aus. Der neue Text ist drei Sätze lang und genau so, wie sie schreiben würde. Sie speichert den Ton-Baustein für alle Mitteilungen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer KI-Aufträge sicher formulieren will, lernt das systematisch. Im Kurs Prompt Engineering von absofort legen Sie Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat fest, setzen Beispiele zur Steuerung von Inhalt und Format ein und überarbeiten Ihre Prompts. Der Online-Kurs hat ein Zertifikat und braucht keine Programmierkenntnisse.

Häufige Fragen

Reicht es, «professionell» zu schreiben?

Meist nicht. «Professionell» kann bei der KI steif, werblich oder technisch heissen. Genauer wird es mit Empfänger, Situation und einem Beispielsatz.

Soll ich der KI eine Rolle geben?

Eine Rolle wie «freundliche Sachbearbeiterin» hilft oft. Wichtiger ist aber die Beschreibung des Empfängers. Mehr: KI eine Rolle geben.

Wie halte ich den Ton über mehrere Texte gleich?

Speichern Sie Ihren Ton-Baustein samt Beispielsatz und fügen Sie ihn vor jeden Auftrag ein. Bei Teams lohnt sich eine gemeinsame Vorlage.