Wie übernimmt die KI meinen Schreibstil aus einem Beispiel?

Das Problem

Die KI formuliert korrekt, aber der Text klingt viel feierlicher als Ihre üblichen E-Mails. Kundinnen würden sich vielleicht wundern, warum Sie plötzlich von «wertvollen Partnerschaften» sprechen, obwohl Sie sonst knapp und persönlich schreiben.

Mit einer Stilvorlage, also einer passenden Schreibprobe, zeigen Sie der KI konkrete sprachliche Merkmale. Wichtig ist die Trennung zwischen Ausdrucksweise und Inhalt: Ein alter Text soll als Muster dienen, nicht als Quelle für neue Namen, Termine oder Zusagen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Wählen Sie eine passende eigene Probe. Öffnen Sie eine selbst verfasste Nachricht, mit deren Ton Sie zufrieden sind. Wählen Sie dieselbe Textsorte wie beim neuen Auftrag. Eine lockere interne Notiz ist als Vorbild für eine sachliche Kundeninformation nur bedingt geeignet.

1. Bereinigen Sie den Beispieltext. Ersetzen Sie Namen, Kontaktdaten, Preise und vertrauliche Vorgänge durch neutrale Platzhalter. Prüfen Sie auch Betreff und Signatur. Für die Erkennung kurzer Sätze und direkter Bitten muss die KI nicht wissen, um welche Kundin es ursprünglich ging.

1. Lassen Sie Merkmale benennen. Fügen Sie die Probe als klar beschrifteten Beispieltext ein. Verlangen Sie eine kurze Beschreibung von Satzlänge, Anrede, Wortwahl und Aufbau. Lesen Sie diese Beschreibung und streichen Sie Merkmale, die Sie gar nicht übernehmen möchten.

1. Trennen Sie die neuen Inhalte. Geben Sie darunter die geprüften Fakten für den neuen Text ein. Kennzeichnen Sie ausdrücklich, dass ausschliesslich diese Angaben inhaltlich verwendet werden dürfen. Die Stilprobe liefert keine neue Lieferfrist und keine Erlaubnis für zusätzliche Versprechen.

1. Erstellen Sie einen ersten Entwurf. Bitten Sie um einen Text mit den bestätigten Stilmerkmalen. Verlangen Sie keine wortgetreue Nachahmung einzelner Sätze, sondern passende Ausdrucksweise. Lesen Sie den Entwurf laut: Klingt er wie etwas, das Sie selbst am Telefon sagen würden?

1. Verfeinern Sie die Stilnotiz. Nennen Sie konkrete Änderungen wie «weniger Einleitung, keine Ausrufezeichen, direkte Bitte am Schluss». Speichern Sie die geprüften Merkmale als kurze Stilnotiz. Testen Sie diese später erneut mit einem anderen Anliegen, bevor Sie sie im ganzen Team einsetzen.

Vorlage zum Kopieren

Ein Prompt ist Ihre schriftliche Anweisung an die KI; die folgende Vorlage können Sie in das Eingabefeld eines freigegebenen Werkzeugs kopieren.

Analysiere zunächst den Stil dieser eigenen, bereinigten Schreibprobe:
[Beispieltext]
Benenne Satzlänge, Anrede, Wortwahl und Aufbau kurz.
Verwende die Probe nur als Stilvorbild, nicht als Faktenquelle.
Neuer Auftrag: [gewünschte Textsorte und Anlass]
Neue, gesicherte Fakten: [Angaben]
Empfängergruppe: [Zielgruppe]
Übernimm diese Merkmale: [bestätigte Stilmerkmale].
Vermeide: [unerwünschte Wendungen].
Schreibe in Schweizer Hochdeutsch.
Ergänze keine Namen, Termine oder Zusagen aus der Schreibprobe.

Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern durch passende, freigegebene Informationen und entfernen Sie Auswahlmöglichkeiten, die für Ihren Auftrag nicht gelten.

Was ist Stil und was ist Inhalt?

«Besten Dank für Ihre Rückmeldung» ist eine Formulierung; ein bestimmtes Lieferdatum ist eine Sachangabe. Auch eine scheinbar typische Wendung kann Inhalt transportieren: «Wie immer kostenlos» enthält eine Preiszusage. Übernehmen Sie solche Sätze nicht allein deshalb, weil sie in Ihrer Schreibprobe stehen.

Vergleichen Sie deshalb zwei Dinge getrennt: Stimmen die Fakten des neuen Falls, und passt die Ausdrucksweise zu Ihnen? Diese Reihenfolge verhindert, dass ein vertrauter Ton eine inhaltliche Änderung überdeckt.

Worauf Sie achten müssen

• Aufgabenbezogene Kontrolle: Eine eingegebene Stilprobe ist weiterhin ein geteilter Text. Nutzen Sie eigene freigegebene Beispiele und entfernen Sie vertrauliche Inhalte; ein beschriebener Stil ist häufig ausreichend und benötigt weniger Ausgangsmaterial.
• Datenschutz im Arbeitsablauf: Geben Sie nur Informationen ein, die Ihr Betrieb für das verwendete Werkzeug freigegeben hat. Arbeiten Sie beim Üben mit Platzhaltern und prüfen Sie auch eingefügte Textausschnitte auf vertrauliche Inhalte.
• Fehler und erfundene Angaben: Die KI kann plausibel formulieren und trotzdem falsch liegen. Vergleichen Sie wichtige Aussagen mit Ihren Unterlagen; die Aufforderung «Erfinde nichts» ersetzt diese Kontrolle nicht.
• Grenzen der Hilfe: Sie entscheiden über die Verwendung des Ergebnisses. Sobald eine Formulierung rechtliche Verpflichtungen oder andere wichtige Folgen betrifft, lassen Sie den konkreten Fall fachlich prüfen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein erfundenes Beispiel: Frau Müller betreut das Sekretariat eines Handwerksbetriebs in Baden. Ihre Nachrichten beginnen direkt mit dem Anliegen und enden mit einer freundlichen Bitte. Der erste KI-Entwurf klingt dagegen wie ein Werbebrief.

Sie zeigt eine bereinigte eigene Nachricht und lässt die Merkmale «kurze Sätze, keine Superlative, persönliche Sie-Anrede» festhalten. Mit neuen Fakten entsteht ein passenderer Entwurf. Eine übertriebene Dankesformel streicht sie selbst und ergänzt diese Präferenz in ihrer Stilnotiz.

So hilft Ihnen Alpasana

Im Kurs Prompt Engineering von Alpasana über absofort lernen Sie, Aufgabe, Hintergrund, Ziel und Ausgabeformat festzulegen. Sie üben, Beispiele einzusetzen, Prompts zu überarbeiten und Ergebnisse zu prüfen. Dafür benötigen Sie keine Programmierkenntnisse.

Für diese Aufgabe können Sie daraus eine wiederverwendbare Arbeitsvorlage entwickeln. Der Kurs sieht ein getestetes Set von Anweisungen für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess vor; die fachliche Freigabe Ihrer konkreten Inhalte bleibt bei Ihrem Betrieb.

Häufige Fragen

Lernt die KI meinen Stil damit dauerhaft?

Eine Schreibprobe ist zunächst Material für den jeweiligen Auftrag. Ob ein Werkzeug Angaben über Gespräche hinweg behält, hängt von seinen Funktionen und Einstellungen ab; speichern Sie Ihre geprüfte Stilnotiz deshalb selbst.

Wie lang sollte die Schreibprobe sein?

Sie sollte die Merkmale zeigen, die Sie übernehmen möchten. Ein passender kurzer Text ist hilfreicher als eine Sammlung ganz unterschiedlicher Schreiben, aus der sich kein einheitlicher Ton ableiten lässt.

Kann ich mehrere Personen im gleichen Firmenstil schreiben lassen?

Sie können gemeinsame Regeln für Anrede, Wortwahl und Aufbau festhalten. Lassen Sie trotzdem Raum für den jeweiligen Anlass, damit eine Reklamation nicht genauso klingt wie eine Einladung.

Vertiefen Sie bei Bedarf: E-Mails freundlicher formulieren, Gezieltes Feedback geben.