Passivsätze mit KI verständlich und aktiv formulieren

Das Problem

«Die Unterlagen sind bis Freitag einzureichen.» «Es wurde beschlossen, dass die Rechnung geprüft wird.» «Der Antrag kann nicht berücksichtigt werden.» Solche Sätze kennen Sie aus Schreiben von Ämtern, aus Protokollen und Weisungen. Sie klingen amtlich, sind aber oft unklar: Wer muss die Unterlagen einreichen? Wer hat beschlossen? Wer prüft die Rechnung?

Passivsätze lassen offen, wer handelt. Das ist manchmal gewollt, oft aber nur eine Gewohnheit. Im Betriebsalltag führt es zu Missverständnissen, weil sich niemand zuständig fühlt, und macht Texte unnötig kompliziert.

Aktive Sätze sind klarer: «Bitte reichen Sie die Unterlagen bis Freitag ein.» «Die Leitung hat beschlossen, die Rechnung zu prüfen.» Eine KI kann beim Umschreiben helfen, wenn Sie wissen, worauf Sie achten müssen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Das Prinzip verstehen: Im Aktiv steht der Handelnde im Satz: «Frau Keller prüft die Rechnung.» Im Passiv steht das Betroffene im Vordergrund: «Die Rechnung wird geprüft.» Der Handelnde fehlt oder steht am Ende.
2. Text auswählen: Nehmen Sie einen Text, den Sie klarer machen möchten, etwa eine Weisung, eine Kundeninformation oder ein Protokoll. Entfernen Sie vertrauliche Angaben, bevor Sie ihn in ein KI-Programm einfügen.
3. Passivsätze finden lassen: Bitten Sie die KI, alle Passivsätze zu markieren, und lassen Sie sich eine aktive Fassung vorschlagen. Siehe Vorlage unten.
4. Handelnde klären: Bei jedem Satz fragen Sie: Wer tut das? Wenn es im Text nicht steht, entscheiden Sie selbst, wer gemeint ist. Die KI darf niemanden erfinden.
5. Passiv bewusst behalten: Manchmal ist Passiv sinnvoll: wenn der Handelnde unwichtig, unbekannt oder nicht gewollt ist («Der Schlüssel wurde gefunden»). Entscheiden Sie von Fall zu Fall.
6. Direkte Anrede wählen: Bei Aufforderungen an die Leserin eignet sich die Anrede «Sie»: «Bitte senden Sie …» statt «Es wird gebeten …».
7. Sinn prüfen: Vergleichen Sie Original und Neufassung. Hat sich die Bedeutung verändert? Wurde eine Verantwortung verschoben?
8. Test mit einer Leserin: Lassen Sie eine Kollegin den Text lesen und fragen Sie, ob klar ist, wer was tun soll.

Vorher und nachher

Beachten Sie, dass in den Beispielen der Handelnde aus dem Zusammenhang stammt. Wenn er unbekannt ist, müssen Sie ihn klären.

Vorlage zum Kopieren

Unten steht ein Text. Ich möchte ihn verständlicher machen, indem ich Passivsätze durch aktive Sätze ersetze, wo es sinnvoll ist.
Aufgabe: 1. Markiere alle Passivsätze und ähnliche Konstruktionen («es wird», «ist zu», «man»).
2. Schlage zu jedem Satz eine aktive Fassung vor. Wenn aus dem Text nicht hervorgeht, wer handelt, setze [wer?] ein und erfinde niemanden.
3. Gib eine Tabelle aus: Originalsatz, aktive Fassung, Anmerkung (Handelnder unklar, Passiv sinnvoll, Bedeutung verändert).
Ändere Zahlen, Fristen, Namen und Bedeutung nicht. Sprache: Deutsch (Schweiz), Anrede «Sie», kurze Sätze.
[Text einfügen]

Fügen Sie den Text ein und klären Sie jede Stelle mit [wer?] selbst. Prüfen Sie die Neufassung am Original.

Worauf Sie achten müssen

• Erfundene Handelnde: Die KI setzt gern jemanden ein, der plausibel klingt. Prüfen Sie jeden genannten Handelnden.
• Verantwortung verschiebt sich: Aktive Sätze legen fest, wer zuständig ist. Das kann Folgen haben, besonders in Weisungen, Verträgen und Protokollen. Klären Sie es intern.
• Rechtliche und amtliche Texte: Bei Verträgen, Bescheiden und Allgemeinen Geschäftsbedingungen kann die Wortwahl rechtlich bedeutsam sein. Lassen Sie Änderungen von einer Fachperson prüfen.
• Nicht übertreiben: Nicht jedes Passiv ist schlecht. Ein Text voller «wir» und «Sie» kann auch unnatürlich wirken.
• Vertrauliche Inhalte: Fügen Sie keine Texte mit Personen- oder Firmendaten ein, wenn das Programm dafür nicht freigegeben ist.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Leiterin der Verwaltung einer Gemeinde bei Lenzburg überarbeitet das Merkblatt zur Anmeldung für die Schulzahnpflege. Vorher steht dort: «Das Anmeldeformular ist bis zum 30. September abzugeben. Es wird empfohlen, die Unterlagen vollständig einzureichen.» Bei der Gemeinde gehen viele Rückfragen ein, wer wohin was abgeben soll.

Nachher lässt sie die Passivsätze markieren und schreibt: «Bitte geben Sie das Anmeldeformular bis zum 30. September im Gemeindehaus ab. Reichen Sie alle Unterlagen vollständig ein.» Bei einem Satz, bei dem unklar ist, wer die Bestätigung versendet, klärt sie intern, dass es das Sekretariat ist. Die Rückfragen nehmen ab.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernen möchte, Texte mit KI gezielt zu überarbeiten und dabei Sinn und Zuständigkeit zu prüfen, findet bei absofort den Kurs Prompt Engineering. Beschrieben sind unter anderem das Festlegen von Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat, das Überarbeiten von Prompts und Prüfen von Ergebnissen sowie Datenschutz. Der Online-Kurs bietet ein Zertifikat und braucht keine Programmierkenntnisse.

Häufige Fragen

Soll ich jedes Passiv ersetzen?

Nein. Passiv ist sinnvoll, wenn der Handelnde unwichtig oder unbekannt ist. Ersetzen Sie es dort, wo Klarheit über Zuständigkeit wichtig ist.

Wie erkenne ich Passiv im Text?

Typisch sind Formen von «werden» mit Partizip («wird geprüft»), «ist zu» mit Infinitiv («ist einzureichen») und unpersönliche Wendungen wie «es wird» oder «man».

Darf ich amtliche Texte so umschreiben?

Interne Merkblätter und Kundeninformationen ja. Bei rechtlich wirksamen Texten wie Verfügungen oder Verträgen klären Sie Änderungen mit der zuständigen Stelle.

Wird der Text dadurch freundlicher?

Oft ja, denn die direkte Anrede wirkt persönlicher. Ob der Ton passt, prüfen Sie mit der Leserschaft im Blick, siehe E-Mail freundlicher formulieren.