Arbeitsanweisung mit KI erstellen: Vorlage fürs Büro

Das Problem

Frau Keller geht in drei Wochen in die Ferien und danach in Pension. Sie macht die Monatsabrechnung seit zwölf Jahren, nach einem Ablauf, der nirgends aufgeschrieben ist. Ihre Nachfolgerin Frau Rossi fragt: «Wie mache ich das dann?» Die Antwort lautet bisher: «Das weiss ich halt.»

Solches Wissen im Kopf ist ein Risiko für jeden Betrieb. Bei Krankheit, Ferien oder Wechsel steht plötzlich niemand da, der den Ablauf kennt. Wer ihn erklären soll, merkt, wie schwer es ist, etwas aufzuschreiben, das man selbst längst automatisch tut. Viele Schritte erscheinen selbstverständlich und fehlen deshalb in der Beschreibung.

Eine KI kann beim Strukturieren helfen: Sie wandelt Ihre Stichworte in nummerierte Schritte um, fragt nach Lücken und schlägt eine klare Gliederung vor. Das Wissen selbst bleibt Ihres. Und am Ende prüft jemand, der den Ablauf nicht kennt, ob die Anweisung wirklich trägt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel und Umfang festlegen. Welcher Ablauf soll beschrieben werden, von welchem Auslöser bis zu welchem Ergebnis? Ein Ablauf pro Anweisung.

1. Ablauf einmal bewusst durchgehen. Führen Sie ihn aus und notieren Sie alles: jeden Klick, jede Datei, jede Prüfung. Auch scheinbar Selbstverständliches.

1. Stichworte sammeln. Schreiben Sie in eigenen Worten, auch unordentlich. Vollständigkeit ist wichtiger als schöner Stil.

1. Heikles entfernen. Passwörter, Zugangsdaten und Kundennamen gehören nicht in die Eingabe an eine KI. Ersetzen Sie sie durch Platzhalter wie [Zugang im Passwortmanager].

1. KI ordnen lassen. Mit der Vorlage unten entsteht eine nummerierte Anleitung mit Hilfsmitteln, Prüfpunkten und Ausnahmen. Die KI stellt Rückfragen zu Lücken.

1. Lücken schliessen. Beantworten Sie die Rückfragen. Ergänzen Sie Fachbegriffe und Abkürzungen mit einer kurzen Erklärung.

1. Von Unerfahrenen testen lassen. Eine Person, die den Ablauf nicht kennt, führt ihn nach der Anweisung aus. Beobachten Sie, wo sie stockt, und ergänzen Sie.

1. Ablegen und pflegen. Speichern Sie die Anweisung an einem festen Ort, mit Datum und Verantwortlichem. Legen Sie fest, wann sie wieder geprüft wird.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst mir, aus meinen Stichworten eine Arbeitsanweisung für ein Schweizer KMU zu schreiben.

Titel des Ablaufs: [z. B. Monatsabrechnung der Spesen erstellen]
Wer führt ihn aus: [z. B. neue Mitarbeiterin im Sekretariat ohne Vorkenntnisse]
Auslöser und Ziel: [Wann beginnt der Ablauf, was ist das Ergebnis?]
Programme und Hilfsmittel: [z. B. Excel-Vorlage «Spesen», Buchhaltungssoftware]

Meine Stichworte:
[Stichworte einfügen, keine Passwörter, keine echten Kundennamen]

Erstelle:
1. Eine nummerierte Anleitung mit klaren, kurzen Schritten (jeder Schritt eine Handlung).
2. Pro Schritt: was ist zu prüfen, bevor es weitergeht?
3. Eine Liste «Ausnahmen und Sonderfälle».
4. Eine Liste «Fragen an mich», wo mir Angaben fehlen.
Erfinde keine Schritte, Programme oder Vorschriften. Wo etwas fehlt, schreibe [Angabe fehlt].

Passen Sie Titel, Zielperson und Hilfsmittel an. Je genauer Ihre Stichworte, desto besser die Anleitung.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Zugangsdaten. Passwörter, Kontonummern und interne Zugänge gehören nie in eine Anweisung für eine KI. Sie gehören auch nicht in die Anweisung selbst, sondern in einen Passwortmanager. Siehe Vertrauliche Büro-Daten in KI.
• Lücken erkennen. Das Wichtigste fehlt oft, weil es für Sie selbstverständlich ist. Der Test mit einer unerfahrenen Person deckt das auf.
• Verbindliche Vorgaben. Wenn der Ablauf auf Vorschriften beruht, etwa zur Aufbewahrung oder zur Buchhaltung, prüfen Sie diese bei der zuständigen Stelle. Die KI kann hier irren.
• Aktualität. Ändert sich ein Programm oder ein Prozess, wird die Anweisung falsch. Legen Sie eine Prüfung fest.
• Nicht zu detailliert. Wer jeden Klick beschreibt, macht die Anweisung unlesbar. Beschreiben Sie, was nötig ist, und ergänzen Sie Bilder bei komplizierten Stellen.
• Eigene Verantwortung. Die Anweisung gilt erst, wenn sie durch die zuständige Stelle freigegeben ist.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einem Treuhandbüro in Lenzburg erledigt Frau Keller die monatliche Spesenabrechnung. Sie schreibt Stichworte: Belege sammeln, in Excel erfassen, Summe prüfen, Freigabe holen, Buchhaltung informieren. Beim Aufschreiben merkt sie, dass sie noch eine Kontrolle gegen die Kreditkartenabrechnung durchführt, die nirgends erwähnt ist.

Die KI bringt die Stichworte in zwölf Schritte und stellt drei Rückfragen, unter anderem zum Vorgehen, wenn ein Beleg fehlt. Frau Keller beantwortet sie und lässt die Anleitung von Frau Rossi testen. Diese bleibt bei Schritt 7 hängen, weil eine Abkürzung unklar ist, und die Anleitung wird ergänzt.

Vorher stand der Ablauf nur in Frau Kellers Kopf. Nachher kann Frau Rossi die Abrechnung beim ersten Mal allein erstellen, und auch die Vertretung greift darauf zurück.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, wie KI im Büro für Strukturierung, Dokumentation und Abläufe eingesetzt wird, bieten die KI- und IT-Kurse für konkrete Arbeitsaufgaben von absofort Kurse zur Bürokommunikation, zu Projektmanagement und zu betrieblichen KI-Richtlinien. Praxisaufgaben und ein KI-Lerncoach begleiten das Lernen.

Wenn Sie Abläufe nicht nur beschreiben, sondern verbessern oder automatisieren möchten, ist das ein Beratungsthema. Das wird individuell geklärt.

Häufige Fragen

Wie lang darf eine Arbeitsanweisung sein?

So lang wie nötig, aber so kurz wie möglich. Für einen einzelnen Ablauf sind ein bis zwei Seiten üblich. Längere Abläufe teilen Sie in mehrere Anweisungen auf.

Sollen Bilder oder Screenshots hinein?

Bei komplizierten Programmen sehr. Achten Sie darauf, dass die Bilder keine Personendaten oder Passwörter zeigen, und laden Sie sie nicht in ein KI-Werkzeug hoch.

Wer ist für die Anweisung verantwortlich?

Legen Sie eine Person fest, die sie pflegt, und notieren Sie das Datum der letzten Prüfung. Ohne Verantwortlichen veraltet sie schnell.

Genügt ein Video statt einer Anweisung?

Ein Video zeigt gut, wie etwas geht, ist aber schwer zu durchsuchen und zu aktualisieren. Eine schriftliche Anweisung als Grundlage, ergänzt durch ein kurzes Video für knifflige Stellen, ist oft die beste Kombination.