Protokoll neutral formulieren: Wertungen mit KI entfernen

Das Problem

Beim Schreiben eines Protokolls rutschen leicht eigene Einschätzungen hinein: «Nach einer langen und unfruchtbaren Diskussion …», «Herr Keller wehrte sich vehement», «zum Glück konnte man sich einigen». Solche Formulierungen geben Ihre Sicht wieder, nicht die der Sitzung. Sie können Beteiligte verärgern, Konflikte verschärfen und später in einem Streit gegen den Betrieb verwendet werden.

Ein neutrales Protokoll beschreibt, wer was vorgebracht und was beschlossen wurde, in sachlicher Sprache und ohne Wertung. Das ist anspruchsvoller, als es klingt, besonders wenn die Sitzung angespannt war.

Eine KI kann beim Durchsehen helfen, wertende Wörter zu finden und neutrale Alternativen vorzuschlagen. Entscheiden müssen Sie, ob der Sinn erhalten bleibt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel klären: Wofür dient das Protokoll? Ein Ergebnisprotokoll hält Beschlüsse und Aufgaben fest, ein Verlaufsprotokoll auch den Gang der Diskussion. Siehe Ergebnisprotokoll erstellen. Bei beiden gilt: sachlich bleiben.
2. Entwurf schreiben oder erstellen lassen: Beginnen Sie mit Ihrem Entwurf, aus Notizen oder von der KI.
3. Wertende Stellen suchen lassen: Beauftragen Sie die KI, Wörter und Sätze zu markieren, die eine Meinung oder Stimmung enthalten. Verwenden Sie die Vorlage unten.
4. Neutrale Fassungen vergleichen: Lassen Sie pro markierter Stelle eine sachliche Alternative vorschlagen und beurteilen Sie, ob sie den Inhalt trifft.
5. Sinn und Wortlaut prüfen: Beschlüsse und Zitate dürfen nicht verändert werden. Prüfen Sie, dass keine Aussage abgeschwächt oder verschärft wurde.
6. Persönliche Wertungen weglassen: Was die Teilnehmenden gefühlt haben, gehört nicht ins Protokoll, es sei denn, jemand hat es ausdrücklich gesagt und möchte es festgehalten haben.
7. Mit den Notizen abgleichen: Siehe KI-Protokoll prüfen.
8. Gegenlesen lassen: Eine Person, die an der Sitzung teilgenommen hat, soll bestätigen, dass die Darstellung fair ist.

Beispiele für neutrale Formulierungen

Wie aktive, klare Sätze helfen, zeigt Passivsätze mit KI verständlich formulieren.

Vorlage zum Kopieren

Unten steht der Entwurf eines Sitzungsprotokolls. Das Protokoll soll sachlich und neutral sein und nur festhalten, was gesagt oder beschlossen wurde.
Aufgabe: 1. Markiere alle Wörter und Sätze, die eine Wertung, Stimmung oder Interpretation enthalten (Zitat).
2. Schlage zu jeder Stelle eine neutrale Formulierung vor, die den Inhalt nicht verändert.
3. Gib das Ergebnis als Tabelle aus: Stelle, Art der Wertung, neutraler Vorschlag.
Ändere Beschlüsse, Zahlen, Namen und wörtliche Zitate nicht. Wenn eine Stelle ohne Wertung nicht sinnvoll formulierbar ist, markiere sie mit «bitte prüfen». Erfinde nichts.
[Entwurf einfügen]

Fügen Sie den Entwurf ein, nachdem Sie vertrauliche Angaben entfernt haben. Übernehmen Sie nur Vorschläge, die den Inhalt unverändert lassen.

Worauf Sie achten müssen

• Sinn bewahren: Neutral heisst nicht abgeschwächt. Wenn jemand deutlich widersprochen hat, muss das erkennbar bleiben, aber ohne Etikett.
• Wörtliche Zitate nicht verändern: Was jemand wörtlich gesagt hat und festgehalten werden soll, bleibt unverändert.
• Wichtige Minderheitsmeinungen aufnehmen: Neutral schreiben heisst nicht, unbequeme Positionen wegzulassen.
• Datenschutz: Protokolle enthalten Personen- und Firmendaten. Verwenden Sie freigegebene Programme oder anonymisieren Sie vor dem Einfügen.
• Rechtliche Bedeutung: Bei Protokollen mit rechtlicher Wirkung, etwa von Verwaltungsratssitzungen oder Gemeindeversammlungen, gelten besondere Anforderungen. Klären Sie sie bei der zuständigen Stelle.

Eine kleine Stilregel für Ihr Team

Vereinbaren Sie im Team drei einfache Regeln für Protokolle: Wir schreiben, was gesagt und beschlossen wurde. Wir verzichten auf Adjektive, die eine Haltung ausdrücken. Und wir nennen Personen nur, wenn ihre Aussage für den Beschluss wichtig ist. Mit diesen Regeln fällt auch das Gegenlesen leichter, und neue Protokollführende finden schneller einen gemeinsamen Ton. Die KI kann die Regeln als Teil ihres Auftrags erhalten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Aktuarin eines Vereins in Lenzburg protokolliert eine hitzige Mitgliederversammlung zum Neubau des Vereinshauses. Vorher stehen in ihrem Entwurf Sätze wie «Herr Wyss hielt eine emotionale Rede» und «wie üblich gab es Streit». Mehrere Mitglieder fühlen sich schlecht dargestellt.

Nachher lässt sie wertende Stellen markieren und ersetzt sie durch Formulierungen wie «Herr Wyss sprach sich gegen den Neubau aus und nannte als Gründe die Kosten und den Zeitplan». Anträge und Abstimmungsergebnisse bleiben unverändert. Ein Vorstandsmitglied liest gegen, und das Protokoll wird ohne Einwände genehmigt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer lernen möchte, KI-Texte gezielt zu überarbeiten und zu prüfen, findet bei absofort den Kurs Prompt Engineering. Beschrieben sind unter anderem das Festlegen von Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat, das Überarbeiten von Prompts und Prüfen von Ergebnissen sowie Datenschutz. Der Online-Kurs bietet ein Zertifikat und braucht keine Programmierkenntnisse.

Häufige Fragen

Dürfen Protokolle Stimmungen festhalten?

Nur wenn sie für das Verständnis wichtig sind und von Beteiligten ausdrücklich geäussert wurden. Üblich ist, Aussagen und Beschlüsse zu dokumentieren, nicht Stimmungen.

Wie gehe ich mit Beleidigungen oder Angriffen um?

Sie müssen nicht jedes Wort festhalten. Notieren Sie sachlich, dass die Sitzungsleitung eingegriffen hat, und klären Sie das Vorgehen mit der Leitung.

Kann die KI beurteilen, was wichtig ist?

Nur begrenzt. Sie erkennt Wertungen, kennt aber nicht Ihren Zusammenhang. Entscheiden Sie selbst, was ins Protokoll gehört.

Soll ich das Protokoll vor dem Versand zeigen lassen?

Ja, besonders bei heiklen Sitzungen. Ein Gegenlesen durch die Leitung vermeidet Streit und Korrekturen.