KI-Protokoll prüfen: Mit den Originalnotizen abgleichen

Das Problem

Sie haben die Notizen einer Sitzung in ein KI-Programm gegeben und ein sauberes Protokoll zurückerhalten. Es liest sich gut, ist gegliedert und scheint alles zu enthalten. Ein flüchtiger Blick genügt Ihnen, und das Protokoll geht an alle Beteiligten.

Zwei Wochen später beschwert sich ein Teilnehmer: Der angebliche Beschluss, die Sanierung auf nächstes Jahr zu verschieben, wurde nie gefasst. Die KI hat aus einer Anregung einen Beschluss gemacht. In einem anderen Fall fehlt ein Einwand, der für die Entscheidung wichtig war.

Solche Fehler passieren, weil Sprachmodelle Texte flüssig ergänzen und glätten. Mit einer systematischen Prüfung am Original fangen Sie sie ab.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Originalnotizen aufbewahren: Verändern Sie sie nicht. Sie sind die Grundlage der Prüfung. Wenn Sie ein Transkript verwendet haben, halten Sie auch dieses bereit.
2. Beschlüsse einzeln prüfen: Gehen Sie jeden im Protokoll genannten Beschluss durch und suchen Sie die zugehörige Stelle in den Notizen. Steht sie dort nicht oder anders, streichen oder korrigieren Sie.
3. Aufgaben und Zuständige prüfen: Ist jede Aufgabe in den Notizen belegt? Stimmen Person, Funktion und Termin?
4. Zahlen, Daten, Namen kontrollieren: Vergleichen Sie jede Zahl, jedes Datum und jeden Namen. Diese Angaben sind besonders anfällig für Fehler.
5. Nach Auslassungen suchen: Lesen Sie Ihre Notizen von vorn und haken Sie ab, was im Protokoll vorkommt. Was fehlt, ist wichtig oder bewusst weggelassen? Mehr dazu in Fehlt etwas? KI-Zusammenfassungen prüfen.
6. Wertungen und Hinzufügungen entfernen: Streichen Sie Formulierungen, die nicht aus den Notizen stammen, etwa «einvernehmlich» oder «nach langer Diskussion».
7. Zweite Person lesen lassen: Bitten Sie eine Teilnehmerin, das Protokoll gegenzulesen, bevor es verteilt wird.
8. Prüfung dokumentieren: Notieren Sie, dass das Protokoll geprüft wurde, wann und von wem. So lässt sich später nachvollziehen, wie es entstanden ist.

Prüf-Checkliste

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Auftrag lassen Sie die KI das Protokoll gegen Ihre Notizen prüfen. Das ersetzt Ihre eigene Kontrolle nicht, hilft aber, Stellen zu finden. Entfernen Sie vorher vertrauliche Angaben.

Unten stehen: 1. meine Originalnotizen einer Sitzung, 2. das daraus entstandene Protokoll.
Aufgabe: Vergleiche beide Texte und erstelle eine Tabelle mit allen Abweichungen.
Spalten: Nummer, Stelle im Protokoll (Zitat), passende Stelle in den Notizen (Zitat oder «keine Entsprechung»), Art der Abweichung (erfunden, verändert, ausgelassen, Wertung), Vorschlag zur Korrektur.
Prüfe besonders Beschlüsse, Aufgaben, Zahlen, Daten und Namen.
Ändere das Protokoll nicht selbst, erfinde nichts und weise auf Stellen hin, bei denen du unsicher bist.
NOTIZEN: [Notizen einfügen]
PROTOKOLL: [Protokoll einfügen]

Prüfen Sie die gefundenen Abweichungen und lesen Sie zusätzlich selbst, denn auch dieser Vergleich kann Stellen übersehen.

Worauf Sie achten müssen

• Die KI-Prüfung ist keine Garantie: Sie kann Abweichungen übersehen oder melden, die keine sind. Verlassen Sie sich nicht allein darauf.
• Typische Fehler: Vermischen von Sprecherinnen, Umwandeln von Fragen in Behauptungen, Glätten von Widerspruch, Hinzufügen von Begründungen.
• Datenschutz: Notizen und Protokolle enthalten oft Personen- und Firmendaten. Nutzen Sie freigegebene Programme oder entfernen Sie Angaben vorab.
• Verantwortung: Wer das Protokoll unterzeichnet oder versendet, haftet für Richtigkeit im Sinn der Praxis. Bei rechtlich wichtigen Protokollen klären Sie Anforderungen mit der zuständigen Stelle.
• Zeitnah prüfen: Je früher Sie vergleichen, desto besser erinnern sich alle.

Wie oft sollten Sie so genau prüfen?

Nicht jedes Protokoll braucht dieselbe Gründlichkeit. Für Routinesitzungen mit wenigen Beschlüssen genügt oft eine Stichprobe. Bei Sitzungen mit finanziellen Folgen, rechtlichen Konsequenzen oder Konflikten lohnt sich der vollständige Abgleich. Legen Sie intern fest, welche Protokolle in welche Kategorie fallen, damit klar ist, wie viel Zeit die Prüfung braucht und wer sie übernimmt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Sekretärin eines Verwaltungsrats in Zofingen lässt aus ihren Notizen ein Protokoll erstellen. Vorher liest sie es kurz durch und verschickt es. Später meldet ein Mitglied, der Beschluss zum Budget sei so nicht gefasst worden.

Nachher gleicht sie jedes Protokoll mit ihren Notizen ab und lässt sich zusätzlich eine Abweichungstabelle erstellen. Diese zeigt, dass zwei Beschlüsse aus Anregungen entstanden sind und ein Einwand fehlt. Sie korrigiert das Protokoll, lässt es von der Präsidentin gegenlesen und verschickt es erst dann.

So hilft Ihnen Alpasana

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Häufige Fragen

Wie lange sollte ich meine Notizen aufbewahren?

Mindestens bis das Protokoll genehmigt ist, bei wichtigen Entscheidungen länger. Legen Sie intern eine Frist fest und beachten Sie Vorgaben Ihres Betriebs.

Reicht es, nur die Beschlüsse zu prüfen?

Nein. Prüfen Sie auch Zahlen, Namen, Aufgaben und mögliche Auslassungen. Gerade Details sind anfällig.

Kann ich ein Transkript statt Notizen nutzen?

Ja, es ist eine gute Grundlage, enthält aber selbst Fehler der Spracherkennung. Prüfen Sie Namen und Zahlen gegen die Aufnahme, wenn sie wichtig sind.

Was, wenn jemand das Protokoll anfechtet?

Legen Sie Notizen und Prüfvermerk vor und klären Sie die Stelle im Gespräch. Eine Korrektur mit Datum und Hinweis ist besser als ein stilles Ändern.