Offene Fragen im Protokoll mit KI sichtbar machen

Das Problem

In der Sitzung wurde viel besprochen. Manche Punkte wurden entschieden, andere blieben offen: «Das klären wir noch», «Das muss die Leitung entscheiden», «Dazu fehlen uns die Zahlen». Im Protokoll stehen diese Sätze irgendwo mittendrin, zwischen Beschlüssen und Hintergrund. In der nächsten Sitzung weiss niemand mehr, was noch zu klären war, und dieselben Fragen tauchen wieder auf.

Offene Fragen sind für den Fortschritt einer Arbeit mindestens so wichtig wie Beschlüsse. Wer sie nicht sichtbar macht, verliert Zeit und riskiert Fehler, weil sich jede im Glauben wiegt, eine andere kümmere sich darum.

Eine KI kann Ihre Notizen nach solchen Stellen durchsuchen und eine übersichtliche Liste erstellen. Die Prüfung und Verantwortung behalten Sie.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Notizen bereithalten: Sammeln Sie Ihre Aufzeichnungen aus der Sitzung, etwa Stichworte oder ein Transkript. Entfernen Sie Namen und Details, die nicht in ein KI-Programm gehören. Mehr dazu unter Vertrauliche Angaben vor der Protokollbearbeitung entfernen.
2. Begriff klären: Eine offene Frage ist ein Punkt, bei dem noch eine Information, ein Entscheid oder eine Abklärung fehlt. Entscheide gehören ins Beschlussprotokoll, siehe Beschlussprotokoll.
3. KI beauftragen: Lassen Sie die Notizen mit der Vorlage unten nach offenen Punkten durchsuchen. Verlangen Sie, dass jeder Punkt mit einem Zitat aus den Notizen belegt wird.
4. Liste prüfen: Gehen Sie die Liste mit Ihren Notizen durch. Fehlt etwas? Ist ein Punkt in Wirklichkeit entschieden? Hat die KI etwas erfunden?
5. Verantwortliche ergänzen: Tragen Sie pro offener Frage ein, wer sie klärt. Wenn die Notizen es nicht hergeben, fragen Sie nach, statt zu raten.
6. Frist festlegen: Setzen Sie ein Datum, bis wann die Antwort vorliegen soll, in der Regel vor der nächsten Sitzung.
7. In die Traktandenliste übernehmen: Nehmen Sie die offenen Punkte in die Einladung oder Traktandenliste der nächsten Sitzung auf.
8. Beim nächsten Mal abhaken: Starten Sie die nächste Sitzung mit der Liste und halten Sie fest, was geklärt wurde. Siehe auch Aufgaben aus dem Protokoll ziehen.

Aufbau der Liste

Verwenden Sie in der Liste Funktionen statt Namen, wenn die Liste breit verteilt wird und nicht alle Beteiligten genannt werden sollen.

Vorlage zum Kopieren

Unten stehen Notizen einer Sitzung in einem [Branche/Bereich, z. B. Bauunternehmen] zum Thema [Thema].
Aufgabe: Suche alle Stellen, an denen eine Frage offen blieb, eine Information fehlte oder ein Entscheid vertagt wurde.
Erstelle eine Tabelle mit den Spalten: Nummer, offene Frage, Grund (aus den Notizen), genannte zuständige Person oder Funktion (nur wenn in den Notizen erwähnt, sonst «nicht genannt»), genannter Termin (sonst «nicht genannt»), Fundstelle als wörtliches Zitat.
Nimm keine Beschlüsse in die Liste auf. Ergänze nichts, was nicht in den Notizen steht, und nenne Stellen, bei denen du unsicher bist.
[Notizen einfügen]

Setzen Sie die Notizen ein. Gleichen Sie die Liste mit Ihren Aufzeichnungen ab und tragen Sie Zuständige und Fristen von Hand ein, wo sie fehlen.

Worauf Sie achten müssen

• Erfundene oder übersehene Punkte: Die KI kann Fragen hinzufügen oder wichtige auslassen. Prüfen Sie anhand der Zitate und Ihrer Erinnerung.
• Vertraulichkeit: Sitzungsnotizen enthalten oft Personal-, Kunden- oder Finanzangaben. Entfernen Sie sie vor dem Einfügen oder arbeiten Sie nur mit freigegebenen Programmen.
• Zuständigkeit nicht erraten: Die KI darf niemanden als zuständig bezeichnen, der es nicht ist. Klären Sie in der Sitzung oder danach.
• Neutralität: Formulieren Sie offene Fragen sachlich, ohne Vorwürfe. Siehe Protokoll neutral formulieren.
• Verteilung: Versenden Sie die Liste nur an die Beteiligten, die sie brauchen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Aktuarin einer Baukommission in einer Gemeinde bei Lenzburg protokolliert eine zweistündige Sitzung. Vorher stehen in ihren Notizen sieben Stellen mit «noch abklären», verstreut zwischen Beschlüssen. In der Folgesitzung wird nach der Hälfte der Punkte gefragt, ob jemand beim Kanton nachgefragt hat. Niemand weiss es.

Nachher lässt sie die Notizen mit der Vorlage durchsuchen und erhält sechs Punkte mit Zitaten. Sie ergänzt eine siebente von Hand, trägt Zuständige und Termine ein und schickt die Liste mit dem Protokoll. In der nächsten Sitzung ist jede Frage mit Antwort oder neuem Termin versehen.

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Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einer offenen Frage und einer Aufgabe?

Eine Aufgabe ist beschlossen und hat Verantwortliche und Termin. Eine offene Frage ist noch nicht entschieden oder geklärt. Aus einer Antwort kann später eine Aufgabe werden.

Kann die KI auch erkennen, was unausgesprochen offen blieb?

Nur begrenzt. Sie findet Stellen, die in den Notizen als offen formuliert sind. Wenn Sie wissen, dass etwas fehlt, ergänzen Sie es von Hand.

Wohin gehört die Liste?

Am besten ans Ende des Protokolls oder als eigenes Blatt, damit sie auf einen Blick auffindbar ist.

Wie oft sollten wir die Liste überprüfen?

Mindestens vor jeder Sitzung. Bei dringenden Punkten setzen Sie Zwischentermine.