Vertrauliche Angaben vor der Protokollbearbeitung entfernen

Das Problem

Sie möchten Ihre Sitzungsnotizen mit KI zu einem Protokoll verarbeiten lassen. In den Notizen stehen aber Namen von Kundinnen, Mitarbeitenden und Lieferanten, Beträge, Krankheits- oder Kündigungsfälle, vielleicht Aussagen, die nicht für Dritte bestimmt sind. Dürfen diese Inhalte in ein KI-Programm? Und wie sparen Sie trotzdem Zeit?

Die Unsicherheit ist begründet. Wer Inhalte in ein KI-Programm einfügt, gibt sie an einen Anbieter weiter, dessen Verarbeitung Sie nur begrenzt kontrollieren. Je nach Art der Daten und Vertraglage kann das problematisch sein.

Ein bewährter Weg: Entfernen Sie vertrauliche Angaben vor der Bearbeitung und setzen Sie sie danach wieder ein. Die KI braucht den Zusammenhang, nicht die Identität der Beteiligten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Regeln Ihres Betriebs klären: Welche KI-Programme sind freigegeben, und welche Daten dürfen hinein? Fragen Sie nach, wenn Sie es nicht wissen. Fehlen Regeln, bearbeiten Sie nur Texte ohne Personenbezug.
2. Sensible Angaben markieren: Gehen Sie die Notizen durch und markieren Sie Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Kunden- und Vertragsnummern, Beträge, Gesundheits-, Personal- und Finanzangaben sowie Aussagen mit Geschäftsgeheimnissen.
3. Platzhalter wählen: Ersetzen Sie jede Angabe durch einen eindeutigen Platzhalter, zum Beispiel [Person A], [Kunde 1], [Betrag 1]. Verwenden Sie für dieselbe Person immer denselben Platzhalter, damit der Zusammenhang erhalten bleibt.
4. Zuordnungsliste führen: Notieren Sie in einem eigenen Dokument, wer oder was hinter jedem Platzhalter steht. Diese Liste gehört nie in das KI-Programm.
5. Auf Rückschlüsse achten: Auch ohne Namen kann eine Person erkennbar sein, etwa durch «die einzige Mitarbeiterin im Aussendienst». Verallgemeinern Sie solche Angaben oder lassen Sie sie weg.
6. Bereinigten Text bearbeiten lassen: Geben Sie der KI nur den bereinigten Text. Siehe Protokoll aus Notizen erstellen.
7. Echte Angaben wieder einsetzen: Ersetzen Sie die Platzhalter im Ergebnis mit Hilfe Ihrer Liste, am besten im eigenen Textprogramm. Suchen und Ersetzen hilft, aber prüfen Sie das Ergebnis.
8. Ergebnis kontrollieren und Notizen aufbewahren: Vergleichen Sie das Protokoll mit den Originalnotizen und bewahren Sie die Zuordnungsliste getrennt und geschützt auf.

Was ersetzt werden sollte

Vorlage zum Kopieren

Diese Vorlage verwenden Sie erst, nachdem Sie Ihre Notizen von Hand bereinigt haben. Die KI darf nur den bereinigten Text sehen.

Unten stehen bereinigte Notizen einer Sitzung. Namen und Details sind durch Platzhalter wie [Person A], [Firma 1], [Betrag 1] ersetzt.
Aufgabe: Erstelle daraus ein sachliches Ergebnisprotokoll mit: Thema, Beschlüsse, Aufgaben (Wer, was, bis wann), offene Fragen.
Verwende die Platzhalter unverändert und versuche nicht, sie aufzulösen oder zu erraten. Erfinde nichts hinzu und kennzeichne Unklares mit «bitte prüfen».
Sprache: Deutsch (Schweiz), neutral, höchstens eine Seite.
[Bereinigte Notizen einfügen]

Setzen Sie die echten Angaben erst nach der Bearbeitung in Ihrem eigenen Dokument ein.

Worauf Sie achten müssen

• Kein vollständiger Schutz: Platzhalter verringern das Risiko, ersetzen aber keine Freigabe. Verwenden Sie nur Programme, die Ihr Betrieb für solche Inhalte erlaubt hat.
• Besonders schützenswerte Angaben: Informationen zu Gesundheit, Religion, politischen Ansichten oder Sozialhilfe gehören nach Möglichkeit gar nicht in ein KI-Programm. Hinweise zum Datenschutz bietet der Datenschutzbeauftragte des Bundes. Im Einzelfall holen Sie fachlichen Rat ein.
• Zuordnungsliste schützen: Wer die Liste kennt, kann Personen wieder zuordnen. Bewahren Sie sie getrennt und geschützt auf.
• Gleiche Platzhalter nutzen: Verwechslungen führen zu falschen Zuordnungen im Protokoll. Prüfen Sie nach dem Einsetzen.
• Verfahren üben: Probieren Sie es zuerst an einem erfundenen Beispiel, bis es sitzt. Siehe Prompt-Daten anonymisieren.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Assistentin der Heimleitung eines Alters- und Pflegeheims in Wohlen möchte die Notizen der Teamsitzung zum Dienstplan mit KI zusammenfassen lassen. Vorher stehen in den Notizen Namen von Pflegepersonen, Hinweise auf Krankmeldungen und Bewohnerinnen mit Namen.

Nachher ersetzt sie alle Namen durch Platzhalter, lässt Krankheitsangaben ganz weg und streicht Hinweise auf Bewohnerinnen. Die Zuordnungsliste führt sie auf Papier. Das bereinigte Protokoll lässt sie von einem freigegebenen Programm formatieren und setzt die Namen im Textverarbeitungsprogramm wieder ein. Medizinische Angaben zu Bewohnerinnen gehören nach den Regeln des Heims nicht in KI-Programme.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihr Team lernen soll, Daten vor der KI-Nutzung sorgfältig aufzubereiten, bietet absofort KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Beschrieben sind Datenschutz als Lerninhalt und der verantwortungsbewusste Umgang mit Unternehmensdaten, mit Lernen im eigenen Tempo und verifizierbaren Abschlüssen. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Rechtsberatung gehört nicht dazu.

Häufige Fragen

Reicht es, Namen zu entfernen?

Oft nicht. Auch Funktionen, Orte, Beträge und besondere Umstände können Personen erkennbar machen. Prüfen Sie, ob jemand aus dem Text erraten werden könnte.

Wie viel Zeit kostet das Bereinigen?

Anfangs etwas, mit Übung wenig. Wer sich angewöhnt, schon beim Notieren Platzhalter zu verwenden, spart sich später die Arbeit.

Darf ich Protokolle mit KI bearbeiten lassen, wenn sie vertraulich sind?

Das hängt von Regeln und Verträgen Ihres Betriebs ab. Bei hochsensiblen Inhalten verzichten Sie besser auf KI oder verwenden ein vom Betrieb freigegebenes Programm.

Was, wenn ich etwas vergessen habe zu entfernen?

Beenden Sie den Vorgang, melden Sie es intern gemäss den Regeln Ihres Betriebs und lernen Sie daraus. Löschen Sie den Chatverlauf, soweit das möglich ist, und fragen Sie bei Unsicherheit die zuständige Stelle.