KI-Ergebnisse im Büro prüfen: Eine einfache Checkliste

Das Problem

Die KI hat Ihnen in Sekunden einen sauberen Brief an einen Kunden geschrieben. Er klingt professionell, die Sätze sind flüssig, der Aufbau stimmt. Sie möchten ihn gleich abschicken. Aber stimmt wirklich alles, was darin steht?

Genau hier liegt die Gefahr. KI-Texte wirken sicher, auch wenn sie falsch sind. Sie können Zahlen verändern, Namen verwechseln, Quellen erfinden oder Fristen falsch wiedergeben, und das alles in einem überzeugenden Ton. Fachleute sprechen von «Halluzinationen», gemeint sind plausibel klingende, aber erfundene oder falsche Angaben.

Im Büro kann das heikel werden: eine falsche Frist in einer Mail, ein erfundener Gesetzesartikel in einem Schreiben, ein falscher Betrag in einer Offerte. Die gute Nachricht: Mit einer kurzen, festen Routine finden Sie die meisten Fehler. Dafür müssen Sie kein Experte sein, sondern nur wissen, worauf Sie achten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Risiko einschätzen. Wohin geht der Text? Intern als Notiz oder an Kunden, Behörden, Vertragspartner? Je grösser die Folgen, desto genauer prüfen Sie.

1. Fakten prüfen. Stimmen Namen, Funktionen, Adressen, Daten, Beträge und Mengen? Vergleichen Sie jede Angabe mit der Quelle, die Sie selbst kennen.

1. Zahlen nachrechnen. Rechnen Sie Summen, Prozente und Fristen selbst nach. KI rechnet nicht immer zuverlässig.

1. Quellen und Verweise kontrollieren. Gibt es Gesetzesartikel, Studien, Normen oder Links? Öffnen Sie die Quelle. Existiert sie, und sagt sie wirklich das?

1. Vollständigkeit prüfen. Fehlt etwas Wichtiges? Haben Sie alle Punkte aus Ihrem Auftrag im Text wiedergefunden?

1. Ton und Stil prüfen. Passt der Text zu Ihrem Betrieb und zur Empfängerin? Floskeln und übertriebene Freundlichkeit streichen, Schweizer Schreibweise prüfen.

1. Vertraulichkeit prüfen. Enthält die Antwort Angaben, die nicht nach aussen gehen sollten? Wurden bei der Eingabe vertrauliche Daten verwendet?

1. Freigabe einholen, wenn nötig. Bei wichtigen Schreiben unterschreibt oder prüft eine zweite Person, bevor sie rausgehen.

Vorlage zum Kopieren

Diese Vorlage lässt die KI bei der Prüfung helfen. Sie ersetzt Ihre eigene Kontrolle nicht, sondern lenkt Ihren Blick.

Ich habe den folgenden Text mit KI erstellt und möchte ihn prüfen, bevor ich ihn weitergebe.

Wohin geht der Text: [z. B. Brief an einen Kunden / interne Mail / Offerte]
Das sind meine Ausgangsangaben (verlässliche Quellen): [z. B. Kundennummer, vereinbarter Preis, Termin]

Bitte:
1. Liste alle überprüfbaren Aussagen im Text auf (Zahlen, Namen, Daten, Verweise, Behauptungen).
2. Kennzeichne jede, die nicht aus meinen Ausgangsangaben stammt, mit [vom Nutzer zu prüfen].
3. Weise auf Stellen hin, die unklar, übertrieben oder widersprüchlich sind.
4. Nenne, was ich nach deiner Einschätzung noch ergänzen sollte.
Behaupte nicht, etwas sei «korrekt». Du kannst die Wahrheit nicht prüfen, nur auf Prüfpunkte hinweisen.

Text:
[Text einfügen]

Fügen Sie den Text und Ihre verlässlichen Ausgangsangaben ein. Bei vertraulichen Texten nur in freigegebenen Werkzeugen.

Worauf Sie achten müssen

• Halluzinationen. Besonders anfällig sind Zahlen, Zitate, Gesetzesartikel, Gerichtsurteile, Studien und Internetlinks. Prüfen Sie diese immer. Mehr dazu unter Halluzinationen mit Prompts reduzieren.
• Selbstprüfung der KI. Die Frage «Ist das richtig?» an die KI ist kein verlässlicher Test. Siehe Wie zuverlässig ist die Selbstprüfung der KI?.
• Veraltetes Wissen. KI kennt Ereignisse nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt. Aktuelle Regeln, Preise und Adressen müssen Sie selbst nachsehen.
• Rechtliche Aussagen. Rechtliche Hinweise der KI sind keine Rechtsberatung. Bei Verträgen, Kündigungen oder Fristen fragen Sie die zuständige Stelle.
• Verantwortung bleibt bei Ihnen. Wer einen KI-Text weitergibt, steht dafür ein. «Das hat die KI geschrieben» entlastet nicht.
• Betriebliche Regeln. Prüfen Sie, ob Ihr Betrieb Vorgaben zur KI-Nutzung hat, etwa eine Richtlinie. Siehe KI-Richtlinie für Mitarbeitende: Vorlage.
• Zeitaufwand einplanen. Prüfen kostet Zeit. Planen Sie sie von Anfang an ein, sonst sparen Sie scheinbar und riskieren Fehler.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin im Sekretariat einer Garage in der Region Aarau lässt sich von der KI ein Schreiben an einen Kunden entwerfen, in dem sie die Garantiebedingungen erklärt. Der Text klingt gut, enthält aber die Angabe «gemäss Gesetz gilt die Garantie fünf Jahre», dazu einen Artikelverweis, der sich nicht finden lässt.

Die Mitarbeiterin prüft die Checkliste: Sie weiss nicht, ob diese Angabe stimmt, und der Fall betrifft einen konkreten Kunden. Sie schlägt die Angabe nach und fragt die Geschäftsleitung. Es zeigt sich, dass im Vertrag eine andere Regelung gilt. Sie streicht den Verweis und schreibt stattdessen, was im Vertrag steht.

Vorher wäre das Schreiben mit einer falschen Rechtsaussage rausgegangen. Nachher steht darin nur, was belegt ist. Die Prüfung dauerte zehn Minuten und hat eine Rückfrage des Kunden samt möglichem Streit vermieden. Die Checkliste liegt nun in der Schublade des Sekretariats.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden schulen möchten, KI-Ergebnisse sorgfältig zu prüfen und Daten verantwortungsvoll zu behandeln, bietet Alpasana über absofort die KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Beschrieben sind KI für Verwaltung, Kommunikation, Analyse und Texte, Schweizer Praxisbezug, Datenschutz als Lerninhalt und der verantwortungsbewusste Umgang mit Unternehmensdaten. Das Lernen läuft im eigenen Tempo mit verifizierbaren Abschlüssen.

Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit. Die Prüfung Ihrer konkreten Schreiben bleibt Ihre Aufgabe.

Häufige Fragen

Muss ich jeden KI-Text gleich genau prüfen?

Nein. Prüfen Sie nach Risiko. Eine interne Ideenliste braucht weniger Kontrolle als eine Offerte oder ein Schreiben an eine Behörde. Aber ganz ohne Prüfung sollte nichts nach aussen gehen.

Kann ich eine zweite KI zur Kontrolle einsetzen?

Das kann Hinweise liefern, ist aber kein Beweis. Zwei Werkzeuge können denselben Fehler machen. Für Fakten gilt weiterhin: Quelle öffnen und selbst prüfen.

Woran erkenne ich eine erfundene Quelle?

Oft an ungewöhnlich genauen Angaben, die sich nicht finden lassen: eine Artikelnummer, ein Gerichtsurteil oder ein Link, der ins Leere führt. Suchen Sie die Quelle in einer offiziellen Datenbank oder auf der Website der Organisation.

Was mache ich, wenn ich einen Fehler erst nach dem Versand bemerke?

Informieren Sie die Empfängerin rasch und korrigieren Sie den Fehler offen. Melden Sie den Fall intern, damit andere daraus lernen. Das geschieht jedem irgendwann, wichtig ist der Umgang damit.