Kontierungsvorschläge der KI fachlich prüfen

Das Problem

Stapelweise Eingangsrechnungen warten darauf, einem Konto zugeordnet zu werden: Büromaterial, Reparatur, Software-Abo, Bewirtung, Fahrzeugkosten. Wer das täglich macht, kennt die Standardfälle. Schwierig sind die Ausnahmen: Ist die Reparatur Unterhalt oder eine Anschaffung? Gehört die Weiterbildung zum Personalaufwand oder zum übrigen Aufwand? Wohin kommt der gemischte Beleg?

Eine KI kann Vorschläge machen, und bei Standardfällen liegt sie oft richtig. Das ist praktisch. Gefährlich wird es, wenn Vorschläge ungeprüft übernommen werden. Falsch kontierte Beträge verfälschen Erfolgsrechnung und Bilanz, führen zu Rückfragen bei der Revision und bei der Mehrwertsteuer zu Fehlern.

Die KI kennt Ihren Kontenplan nicht, es sei denn, Sie geben ihn an. Sie kennt auch nicht die Gepflogenheiten Ihres Betriebs oder die Vorgaben Ihrer Treuhänderin. Deshalb ist die Prüfung kein lästiger Zusatz, sondern der Kern.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Kontenplan bereitstellen. Legen Sie eine Liste mit Kontonummer, Bezeichnung und, wenn vorhanden, einer kurzen Beschreibung («Konto 6300: Versicherungen») bereit. Ohne diese Liste kann die KI nur raten.

1. Regeln Ihres Betriebs notieren. Halten Sie fest, wie Sie typische Fälle behandeln: Aktivierungsgrenze für Anschaffungen, Bewirtung, gemischte Belege, Kostenstellen. Siehe auch Kostenstellen-Zuordnung prüfen.

1. Belege bereinigen. Geben Sie nur ein, was für die Zuordnung nötig ist: Lieferant, Beschreibung der Leistung, Betrag, Datum. Entfernen Sie Kontodaten und, wenn möglich, Namen. Siehe Buchhaltungsdaten und Datenschutz.

1. Vorschläge mit Begründung verlangen. Verwenden Sie die Vorlage unten. Die KI soll pro Beleg ein Konto aus Ihrer Liste nennen, den Grund und ein Sicherheitsurteil.

1. Unsichere Fälle abtrennen. Alles mit «unsicher» geht an die zuständige Person oder an Ihre Treuhänderin. Sie sollten diese Fälle nicht der KI überlassen.

1. Stichproben prüfen. Kontrollieren Sie auch die «sicheren» Vorschläge in Stichproben, zum Beispiel jeden zehnten. Notieren Sie, wie oft die KI daneben liegt.

1. Fehlerarten erkennen. Wiederholte Fehler zeigen, was in die Vorgaben gehört. Ergänzen Sie die Regeln und testen Sie nochmals.

1. Freigabe und Buchung. Die verantwortliche Person gibt frei, erst dann wird gebucht. Halten Sie fest, wer wann geprüft hat. Siehe Prüfspur dokumentieren.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt die Buchhaltung eines Schweizer KMU bei der Kontierung. Verwende ausschliesslich Konten aus dieser Liste:
[Kontonummer | Bezeichnung | kurze Beschreibung]

Regeln unseres Betriebs: [z. B. Anschaffungen ab CHF 1'000 werden aktiviert; Bewirtung auf Konto XY]

Zu kontieren sind die folgenden Belege (ohne Kontodaten):
[Nr. | Lieferant | Leistungsbeschreibung | Betrag | Datum]

Aufgabe: Gib für jeden Beleg eine Tabelle aus: Nr. | vorgeschlagenes Konto | Begründung in einem Satz | Sicherheit (hoch/mittel/niedrig).
Regeln: Wähle nur Konten aus der Liste. Wenn kein Konto sicher passt, schreibe «unsicher – prüfen».
Gib keine steuerrechtliche Beurteilung ab und rechne keine Beträge um.

Passen Sie die Regeln an Ihren Betrieb an. Die Aktivierungsgrenze im Beispiel ist erfunden, setzen Sie Ihre eigene ein.

Worauf Sie achten müssen

• Erfundene Konten: Die KI nennt manchmal Kontonummern, die nicht in Ihrem Plan stehen. Prüfen Sie jede Nummer gegen die Liste.
• Fachliche Verantwortung: Die Verantwortung für die Buchführung bleibt bei Ihnen und Ihrem Betrieb. Die Buchführungspflicht und die Anforderungen an ordnungsgemässe Buchführung sind im Obligationenrecht geregelt (Art. 957 ff. OR). Offene Fragen klären Sie mit Ihrer Treuhänderin.
• Mehrwertsteuer: Die Kontierung hängt oft mit dem Steuercode zusammen. Prüfen Sie diesen besonders. Siehe Mehrwertsteuerfragen an die KI prüfen.
• Datenschutz: Belege enthalten Namen, Adressen und manchmal Gesundheits- oder Personaldaten. Verwenden Sie nur freigegebene Werkzeuge.
• Gewohnheitseffekt: Wenn die ersten 50 Vorschläge stimmen, sinkt die Aufmerksamkeit. Bleiben Sie bei den Stichproben.
• Änderungen im Kontenplan: Aktualisieren Sie die Liste, sobald Sie Konten ändern. Sonst arbeitet die KI mit einer alten Version.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Malerfirma in Langenthal lässt ihre Buchhaltung von der Büroleiterin Frau Zaugg führen. Pro Monat sind es rund 150 Belege. Sie gibt der KI den Kontenplan und acht Regeln ihres Betriebs und lässt die Belege der letzten Woche vorschlagen.

Von 40 Belegen sind 33 als «hoch» markiert. Bei der Stichprobe stimmen alle bis auf einen: Eine Leasingrate wurde auf Fahrzeugunterhalt statt auf Leasingaufwand gebucht. Frau Zaugg ergänzt eine Regel. Drei als «unsicher» markierte Belege, darunter ein Pauschalbetrag eines Gerüstbauers, legt sie der Treuhänderin vor. Die Zeitersparnis beträgt rund die Hälfte der früheren Zuordnungszeit, und die Fehlerquote bleibt dokumentiert niedrig.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer solche Abläufe im Büroalltag einüben möchte, findet bei absofort Kurse zu konkreten Arbeitsaufgaben. Unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben sind die Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen, Excel, Datenverständnis, Claude mit Qualitätsprüfung und Einsatzregeln sowie betriebliche KI-Richtlinien beschrieben. Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und ein verifizierbarer Abschluss gehören dazu.

Eine Buchhaltungs- oder Steuerberatung ersetzen die Kurse nicht. Fachliche Fragen zu Ihrem Abschluss klären Sie mit Ihrer Treuhandstelle.

Häufige Fragen

Wie gut sind KI-Vorschläge bei der Kontierung?

Das hängt von Beleg, Kontenplan und Ihren Angaben ab. Bei Standardfällen oft gut, bei Ausnahmen unzuverlässig. Messen Sie die Trefferquote in Stichproben, statt Eindrücken zu trauen.

Soll ich auch Rechnungen mit Gesundheitsbezug eingeben?

Nein, wenn das Werkzeug nicht ausdrücklich dafür freigegeben ist. Solche Belege behandeln Sie von Hand oder mit Ihrer Treuhandstelle.

Kann die KI Belege selbst buchen?

Das ist ein anderer Schritt und gehört in eine Buchhaltungssoftware mit klaren Freigaben. Für den Einstieg bleibt die KI beim Vorschlag und Sie beim Buchen. Eine Prüfliste für Eingangsrechnungen finden Sie bei Eingangsrechnung prüfen.