Buchhaltungsdaten in KI eingeben: Was vorher klären?

Das Problem

In der Buchhaltung liegt viel, was nicht jeder sehen soll: Rechnungen mit Namen und Adressen, Lohndaten, Bankverbindungen, Verträge, Zahlungsmoral einzelner Kunden. Gleichzeitig ist die Arbeit repetitiv, und eine KI könnte viel Zeit sparen: Belege beschriften, Positionen zuordnen, Mahntexte schreiben.

Viele Mitarbeitende fragen sich deshalb, ob sie eine Rechnung einfach in ChatGPT oder ein ähnliches Werkzeug kopieren dürfen. Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an. Auf die Daten, auf das Werkzeug, auf Ihre Verträge und auf die Regeln in Ihrem Betrieb.

Wer das nicht klärt, riskiert mehr als eine Datenpanne. Bei Treuhändern und Buchhaltungsbüros betreffen die Daten fremde Mandanten, und die Verschwiegenheit gehört zum Beruf. In einem KMU können Lohndaten der eigenen Belegschaft betroffen sein.

Dieser Beitrag hilft Ihnen, vor der ersten Eingabe die richtigen Fragen zu stellen. Er ersetzt keine Rechtsberatung, sondern gibt Ihnen eine Ordnung, mit der Sie das Gespräch mit Ihrer Geschäftsleitung führen können.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Aufgabe benennen. Was möchten Sie mit der KI tun? Einen Text für eine Zahlungserinnerung entwerfen braucht fast keine Daten. Belege auslesen braucht viel mehr. Beginnen Sie mit der Aufgabe, nicht mit dem Werkzeug.

1. Daten einteilen. Teilen Sie die Daten in drei Gruppen: unkritisch (Vorlagen, allgemeine Fragen), vertraulich (Geschäftszahlen, Firmennamen) und besonders heikel (Lohn, Gesundheit, Mandantendaten, Bankdaten). Je heikler, desto strenger die Regeln.

1. Personenbezug prüfen. Enthalten die Daten Angaben zu natürlichen Personen, etwa Namen, Adressen oder Kontonummern? Dann gilt das Datenschutzgesetz. Die Grundsätze finden Sie unter Revidiertes DSG für KMU.

1. Werkzeug prüfen. Welches Werkzeug ist in Ihrem Betrieb freigegeben? Gibt es einen Vertrag, der regelt, was mit den Daten passiert (siehe Auftragsverarbeitung prüfen)? Wo werden die Daten gespeichert, werden sie zum Training verwendet?

1. Vertraulichkeitspflichten klären. Prüfen Sie Mandatsverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen und Berufsregeln. Oft ist die Weitergabe an Dritte eingeschränkt, auch an Software-Dienstleister.

1. Anonymisieren, wo möglich. Ersetzen Sie Namen durch Platzhalter wie «Kunde A» und lassen Sie Adressen, IBAN und AHV-Nummern weg. Für viele Aufgaben genügt der Betrag mit der Kategorie.

1. Regel schriftlich festhalten. Schreiben Sie eine kurze Anweisung: Was darf in welches Werkzeug, was nie. Lassen Sie sie von der Geschäftsleitung bestätigen.

1. Überprüfen und schulen. Besprechen Sie die Regel im Team und kontrollieren Sie sie stichprobenartig. Ergebnisse der KI prüfen Sie weiterhin selbst.

Vorlage zum Kopieren

Ich bin in der Buchhaltung eines Schweizer KMU tätig und möchte klären, ob ich eine Aufgabe mit einem KI-Werkzeug erledigen darf. Ich möchte eine Entscheidungsvorlage für meine Geschäftsleitung vorbereiten. Gib keine Rechtsberatung.

Aufgabe: [z. B. Eingangsrechnungen beschriften]
Daten, die dafür nötig wären: [z. B. Lieferantenname, Betrag, Rechnungsnummer, Positionen]
Werkzeug: [Name oder «noch offen»]

Erstelle:
1. Eine Tabelle: Datenart | Personenbezug (ja/nein/möglich) | Heikelkeit (tief/mittel/hoch) | Kann anonymisiert werden? | Frage, die intern zu klären ist.
2. Eine Liste mit fünf Fragen, die ich der Geschäftsleitung oder der Datenschutzverantwortlichen stellen sollte.
3. Einen Vorschlag, wie die Aufgabe mit weniger Daten erledigt werden könnte.
Weise darauf hin, was rechtlich zu klären ist, und behaupte nichts über Gesetze, das du nicht sicher weisst.

Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre Aufgabe. Das Ergebnis dient als Gesprächsgrundlage und nicht als Entscheid.

Worauf Sie achten müssen

• Gesetz kennen: Das revidierte Datenschutzgesetz (DSG) gilt seit September 2023 für Daten über Personen. Die Bearbeitung muss verhältnismässig sein und die Datensicherheit gewährleisten. Einzelheiten entnehmen Sie den Quellen unten und lassen Sie sich im Einzelfall beraten.
• Aufbewahrung: Geschäftsbücher und Buchungsbelege müssen nach Obligationenrecht zehn Jahre aufbewahrt werden. Ein KI-Werkzeug darf nicht dazu führen, dass Originale verloren gehen oder nicht auffindbar sind.
• Verschwiegenheit: Bei Mandaten gelten oft vertragliche und berufliche Pflichten. Eine Weitergabe an ein KI-Werkzeug kann eine Weitergabe an Dritte sein.
• Einstellungen und Konten: Private Konten kostenloser Dienste sind für Geschäftsdaten meist ungeeignet. Verwenden Sie Firmenkonten mit klaren Vertragsbedingungen.
• Keine Zugangsdaten: Kontoauszüge, E-Banking-Zugänge und Passwörter gehören nie in ein KI-Werkzeug.
• Dokumentieren: Halten Sie fest, welche Daten Sie wann in welches Werkzeug gegeben haben (siehe Prüfspur dokumentieren).

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Buchhalterin in einem Treuhandbüro in Olten möchte mit KI Belegtexte vorbereiten. Zuerst fragt sie sich, welche Daten dafür wirklich nötig sind. Sie stellt fest: Für die Kategorisierung genügen Lieferantentyp, Positionsbeschreibung und Betrag.

Sie bereitet Beispiele ohne Namen und IBAN auf und legt der Geschäftsleitung die Tabelle aus der Vorlage vor. Die Geschäftsleitung klärt mit dem Anbieter des freigegebenen Werkzeugs die Vertragsbedingungen und legt fest: Mandantennamen und Lohnbelege bleiben ausserhalb, anonymisierte Belege sind erlaubt.

Vorher hätte die Buchhalterin die Rechnungen einfach hochgeladen. Jetzt gibt es eine einseitige Regel, die alle kennen. Der Zeitgewinn ist kleiner als erhofft, dafür gibt es keine Unsicherheit mehr, und die Mandanten können nachfragen, ohne dass das Büro in Erklärungsnot gerät.

So hilft Ihnen Alpasana

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Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit. Rechtsberatung im Einzelfall bleibt bei Fachpersonen.

Häufige Fragen

Darf ich Rechnungen mit Kundennamen in ChatGPT kopieren?

Das hängt von Ihrem Betrieb, den Verträgen und dem Werkzeug ab. Ohne klare Freigabe und Vertragsgrundlage ist Zurückhaltung geboten. Anonymisieren Sie die Angaben oder fragen Sie Ihre Geschäftsleitung.

Reicht es, Namen zu entfernen?

Oft nicht. Auch Kombinationen aus Betrag, Ort und Datum können Personen oder Firmen erkennbar machen. Prüfen Sie, ob die Angaben noch einer Person zugeordnet werden können.

Was gilt bei Lohndaten?

Lohndaten sind besonders sensibel. Behandeln Sie sie nur mit ausdrücklicher interner Freigabe und in Systemen, die dafür vorgesehen sind. Für Einzelfragen holen Sie Rat bei Datenschutz- oder Rechtsfachleuten.

Wo finde ich verlässliche Informationen?

Beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) und im Gesetzestext auf Fedlex. Beide Stellen sind unten unter Quellen verlinkt. Prüfen Sie dort auch Aktualisierungen.