Liefertermin nachfragen: E-Mail-Vorlage für den Einkauf

Das Problem

Die Ware sollte vor einer Woche da sein. Das Lager fragt, die Produktion wartet, der Kunde wird unruhig. Sie haben dem Lieferanten schon einmal geschrieben, bekamen aber nur «Wir kümmern uns darum». Nun brauchen Sie eine verbindliche Antwort.

Nachzufragen ist unangenehm. Schreibt man zu freundlich, wird die Mail nicht ernst genommen. Schreibt man zu scharf, verdirbt man die Beziehung zu einem Lieferanten, den man weiter braucht. Dazu kommt: Wer in Eile schreibt, vergisst wichtige Angaben wie Bestellnummer oder Liefertermin, und der Lieferant muss erst nachfragen.

Mit einer Vorlage geht es schneller. Eine KI kann die Mail in verschiedenen Tonlagen formulieren und dafür sorgen, dass alle nötigen Angaben enthalten sind. Entscheidend bleibt, dass Sie die Fakten kennen und die Mail selbst prüfen. Eine falsche Behauptung in einer Reklamation schadet Ihnen mehr als eine verspätete Nachfrage.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Fakten zusammentragen. Suchen Sie Bestellnummer, Datum der Bestellung, vereinbarten Liefertermin, Bestätigung des Lieferanten, bisherige Korrespondenz und die Folgen der Verspätung für Sie.

1. Ziel klären. Was brauchen Sie: einen neuen Termin, eine Teillieferung, den Grund der Verzögerung oder eine Ansprechperson? Formulieren Sie es in einem Satz.

1. Tonlage wählen. Erste Nachfrage: freundlich und sachlich. Zweite: bestimmter. Bei grösserem Schaden: deutlich, mit Frist und Hinweis auf mögliche Folgen. Die Folgen kennen Sie aus Ihrem Vertrag.

1. Mail entwerfen lassen. Verwenden Sie die Vorlage unten. Geben Sie nur Informationen ein, die Sie dem Lieferanten ohnehin mitteilen würden.

1. Fakten prüfen. Stimmen Bestellnummer, Daten und Mengen? Passt der Ton zu Ihrer bisherigen Beziehung? Streichen Sie Behauptungen, die Sie nicht belegen können.

1. Frist setzen. Bitten Sie um Antwort bis zu einem bestimmten Datum, zum Beispiel «bis morgen 12 Uhr». Eine konkrete Frist wird eher ernst genommen.

1. Versenden und festhalten. Senden Sie die Mail an die richtige Ansprechperson, mit Kopie an Ihre Vorgesetzte, wenn nötig. Notieren Sie Datum und Uhrzeit.

1. Nachfassen. Bleibt die Antwort aus, rufen Sie an und halten das Gespräch schriftlich fest. Informieren Sie intern über den Stand.

Vorlage zum Kopieren

Du schreibst für eine Einkäuferin in einem Schweizer KMU eine E-Mail an einen Lieferanten, um den Liefertermin nachzufragen. Ton: höflich, sachlich, bestimmt. Anrede «Sie». Maximal 120 Wörter.

Angaben:
- Bestellnummer und Datum: [Nummer, Datum]
- Bestellte Ware: [kurze Beschreibung]
- Vereinbarter Liefertermin laut Bestätigung: [Datum]
- Bisherige Kontakte: [z. B. Rückfrage am 3. Oktober, noch keine konkrete Antwort]
- Warum es dringend ist: [z. B. Produktion wartet, Kundentermin am …]
- Was ich brauche: [verbindlichen neuen Termin / Teillieferung / Grund der Verzögerung]
- Antwort bis: [Datum, Uhrzeit]

Aufgabe: Schreibe drei Varianten: 1. freundlich, 2. neutral-bestimmt, 3. deutlich mit Frist. Jede enthält Betreff, Anrede, Anliegen, Bitte um Antwort bis zur genannten Frist und Gruss.
Erfinde keine Fakten, drohe nicht mit rechtlichen Schritten und nenne keine Vertragsstrafen.

Wählen Sie die passende Variante, ergänzen Sie, was nur Sie wissen, und senden Sie die Mail selbst. Lassen Sie rechtliche Hinweise weg, wenn Sie nicht sicher sind.

Worauf Sie achten müssen

• Richtige Angaben: Bestellnummer, Termin und Menge müssen stimmen. Prüfen Sie alles, bevor Sie senden.
• Keine Drohungen aus der KI: Rechtliche Hinweise, Vertragsstrafen und Ersatzansprüche formulieren Sie nur, wenn Ihre Vorgesetzte oder Rechtsberatung es bestätigt. KI-Texte können falsche Behauptungen enthalten.
• Ton und Beziehung: Ein höflicher, klarer Ton wirkt besser als Vorwürfe. Bleiben Sie bei Fakten.
• Intern informieren: Wer von der Verspätung betroffen ist, sollte Bescheid wissen: Produktion, Verkauf, Kundendienst.
• Datenschutz: Die Nachfrage enthält Ansprechpersonen. Geben Sie nur das Nötige in KI-Werkzeuge ein.
• Dokumentieren: Notieren Sie, wann Sie nachgefragt haben und was geantwortet wurde. Das hilft bei Streit und bei der Lieferantenbewertung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Der Einkäufer einer Metallbaufirma in Schaffhausen wartet seit zehn Tagen auf Beschläge. Der vereinbarte Termin war der 1. Oktober, die Montage beim Kunden ist für den 15. Oktober geplant. Er hat schon einmal nachgefragt und nur eine Standardantwort erhalten.

Er füllt die Vorlage mit den Fakten und lässt drei Varianten schreiben. Er wählt die zweite, ergänzt den Hinweis auf die Montage am 15. Oktober und streicht einen Satz, der nach Vorwurf klingt. Als Frist nennt er den nächsten Tag um zwölf Uhr.

Der Lieferant antwortet vor Ablauf der Frist: Eine Teillieferung trifft in drei Tagen ein, der Rest eine Woche später. Der Einkäufer informiert die Montageleiterin und plant um. Als er den Fall in der Lieferantenbewertung notiert, hat er alle Daten zur Hand (Lieferanten bewerten).

So hilft Ihnen Alpasana

Für alltägliche Einkaufs- und Büroaufgaben bietet absofort die Praxiskurse KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Dazu zählen laut Kursbeschreibung Bürokommunikation mit E-Mails, Einkauf, mehrsprachige Kommunikation sowie Qualitätsprüfung und Einsatzregeln.

Sie üben online und im eigenen Tempo, wie Sie KI für Entwürfe nutzen und Ergebnisse vor dem Versand prüfen. Verträge und Lieferbedingungen kennen Sie aus Ihrem Alltag.

Häufige Fragen

Wann sollte ich zum ersten Mal nachfragen?

Wenn der vereinbarte Termin erreicht oder knapp überschritten ist. Bei kritischen Lieferungen auch früher, etwa wenige Tage vor dem Termin, um den Stand zu erfahren.

Soll ich telefonieren oder schreiben?

Beides hat Vorteile. Ein Anruf führt oft schneller zu einer Antwort, die Mail dokumentiert. Am besten telefonieren Sie und bestätigen das Ergebnis schriftlich.

Darf ich vom Vertrag zurücktreten?

Ob und wann das möglich ist, hängt von Vertrag und Rechtslage ab. Klären Sie das mit Ihrer Vorgesetzten oder Rechtsberatung, bevor Sie so etwas ankündigen. Die KI gibt dazu keine verlässliche Auskunft.

Wie gehe ich mit Lieferanten im Ausland um?

Fragen Sie in einer Sprache, die beide Seiten sicher verstehen, und beachten Sie Zeitzonen und Feiertage. Lassen Sie Übersetzungen von einer sprachkundigen Person gegenlesen.