Lieferantenangebote mit KI vergleichbar machen

Das Problem

Drei Offerten für dieselbe Anschaffung liegen auf dem Tisch. Eine ist ein PDF mit zwei Seiten, die zweite eine lange E-Mail, die dritte eine Excel-Datei mit eigenen Begriffen. Der Preis scheint klar, aber was ist eigentlich enthalten? Lieferung, Installation, Garantie, Schulung?

Wer Angebote nur nach dem Endpreis vergleicht, übersieht oft den Unterschied in den Leistungen. Das günstigste Angebot ist dann plötzlich das teuerste, weil Montage und Transport fehlen. Vergleichbar werden Offerten erst, wenn alle dieselben Fragen beantworten.

Frau Müller führt den Einkauf in einem Handwerksbetrieb nebenbei. Sie braucht ein einfaches Raster. KI kann dabei helfen, aus verschiedenen Texten dieselbe Tabelle zu bauen. Die Arbeit des Prüfens nimmt sie Ihnen nicht ab.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Anforderungen vorher festhalten. Schreiben Sie auf, was Sie brauchen: Menge, Qualität, Liefertermin, Leistungen. Ohne diese Liste vergleichen Sie, was Lieferanten anbieten, statt was Sie benötigen.
2. Vergleichskriterien bestimmen. Typische Zeilen: Preis, Mehrwertsteuer ausgewiesen, Lieferkosten, Lieferfrist, Garantie, Zahlungsbedingungen, Gültigkeit der Offerte, Service, Rückgabe.
3. Offerten sauber vorbereiten. Entfernen Sie Ihre eigenen vertraulichen Angaben und Ansprechpartner. Kopieren Sie nur die relevanten Textstellen oder Zahlen in das KI-Fenster, wenn Ihr Betrieb das erlaubt.
4. Tabelle erstellen lassen. Bitten Sie die KI, jede Offerte in dieselbe Tabelle einzuordnen und fehlende Angaben mit «nicht angegeben» zu markieren, statt zu raten.
5. Mit dem Original abgleichen. Prüfen Sie jede Zahl in der Tabelle gegen die Offerte. Besonders Mengen, Einheiten und Mehrwertsteuer werden gern verwechselt.
6. Lücken beim Lieferanten klären. Schreiben Sie bei «nicht angegeben» eine kurze Rückfrage. Die KI kann einen Entwurf machen, den Sie prüfen.
7. Gesamtbild bewerten und entscheiden. Gewichten Sie die Kriterien selbst und halten Sie die Begründung fest. Eine Notiz erleichtert später die Rückfrage der Geschäftsleitung.

Vorlage zum Kopieren

Du hilfst mir, Lieferantenofferten vergleichbar zu machen. Land: Schweiz, Währung: CHF.
Gegenstand: [z. B. Werkstattregal, Büromaterial, Software-Abo]
Meine Anforderungen: [Menge, Liefertermin, notwendige Leistungen]
Unten stehen die Texte von [3] Offerten (Lieferantennamen durch A, B, C ersetzt).
Aufgabe:
1. Erstelle eine Tabelle mit den Zeilen: Preis netto, Mehrwertsteuer, Lieferkosten, Lieferfrist, Garantie, Zahlungsbedingungen, Gültigkeit, Besonderes.
2. Trage nur Angaben ein, die im Text stehen. Schreibe «nicht angegeben», wenn etwas fehlt.
3. Liste Unterschiede im Leistungsumfang separat auf.
4. Formuliere [5] Rückfragen an die Lieferanten.
Rechne nichts um und bewerte nicht.
[Text Offerte A] [Text Offerte B] [Text Offerte C]

Ersetzen Sie die Platzhalter und fügen Sie die Texte ein; die Bewertung nehmen Sie selbst vor.

Beispiel einer Vergleichstabelle

Wie Sie die Gesamtkosten statt nur den Kaufpreis betrachten, zeigt Gesamtkosten der Beschaffung berechnen. Für das Gespräch mit dem Lieferanten hilft Einkaufsverhandlung vorbereiten.

Worauf Sie achten müssen

• Zahlen und Einheiten prüfen. KI-Tabellen können Stückpreis und Gesamtpreis verwechseln oder Rabatte falsch zuordnen. Kontrollieren Sie jede Zahl am Original.
• Nichts erfinden lassen. Verbieten Sie der KI ausdrücklich, fehlende Angaben zu ergänzen. Sonst steht plötzlich eine Garantie in der Tabelle, die der Lieferant nie versprochen hat.
• Vertraulichkeit. Offerten enthalten Preise und Konditionen. Geben Sie sie nur in Werkzeuge ein, die Ihr Betrieb freigegeben hat, und anonymisieren Sie die Lieferantennamen, wenn möglich.
• Nicht nur der Preis. Berücksichtigen Sie Zuverlässigkeit, Service und Erfahrung. Das lässt sich nicht aus einer Tabelle ablesen.
• Fairness. Geben Sie allen Lieferanten dieselben Informationen, besonders bei Ausschreibungen. Bei öffentlichen Beschaffungen gelten zusätzliche Regeln; klären Sie diese fachlich.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Malerbetrieb in Langenthal möchte einen neuen Transporter beschaffen. Frau Müller sammelt drei Offerten, eine als PDF, zwei als E-Mail.

Vorher verglich der Chef nur den Preis und wählte das günstigste Angebot. Nachher lässt sie sich eine Tabelle bauen. Dabei zeigt sich, dass bei der günstigsten Offerte Überführung und Wintertauglichkeit nicht enthalten sind und die Garantie fehlt. Sie fragt beim Lieferanten nach und erhält eine ergänzte Offerte. Am Ende entscheidet der Chef mit allen Informationen, und die Tabelle liegt in der Ablage.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Einkaufsunterlagen strukturiert vorbereiten und KI sicher einsetzen möchte, findet bei Alpasana Kurse unter KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Der Bereich umfasst Einkauf, Projektmanagement und Bürokommunikation, Excel und Datenverständnis, mit Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarem Abschluss.

Die Kurse nehmen Ihnen keine Beschaffungsentscheide ab und bewerten keine Lieferanten. Sie üben mit Ihnen, wie Sie Vorlagen wie die obige anpassen und die Ergebnisse prüfen.

Häufige Fragen

Darf ich fremde Offerten in ein KI-Werkzeug kopieren?

Das hängt von Ihren internen Regeln und eventuellen Vertraulichkeitsvereinbarungen mit den Lieferanten ab. Anonymisieren Sie, wenn möglich, und fragen Sie bei Unsicherheit Ihre Leitung.

Wie gewichte ich die Kriterien?

Legen Sie vorher fest, was Ihnen wichtig ist, etwa Lieferfrist, Preis oder Service, und geben Sie jeder Zeile eine Wichtigkeit. So vermeiden Sie, dass Sie nachträglich zum gewünschten Ergebnis hinrechnen.

Reicht die Tabelle als Entscheidungsgrundlage?

Sie ist eine gute Grundlage, aber nicht allein. Ergänzen Sie sie um Erfahrungen, Referenzen und ein Gespräch mit dem Lieferanten, besonders bei grösseren Anschaffungen.