Gesamtkosten einer Beschaffung mit KI strukturieren

Das Problem

Zwei Offerten für denselben Drucker: Die eine kostet 1200 Franken, die andere 1800 Franken. Die Entscheidung scheint klar. Ein Jahr später stellt sich heraus, dass der günstige Drucker teure Tonerkartuschen braucht, häufig defekt ist und der Servicevertrag extra kostet. Am Ende war er teurer.

Dieses Muster kennt jeder Einkauf. Der Preis auf der Offerte zeigt nur einen Teil der Kosten. Dazu kommen Lieferung, Montage, Schulung, Verbrauchsmaterial, Wartung, Strom, Lizenzen, Ersatzteile und am Ende die Entsorgung. Fachleute sprechen von Gesamtkosten oder «Total Cost of Ownership», also den Kosten über die gesamte Nutzungsdauer.

Wer diese Kosten vollständig erfasst, vergleicht fairer. Doch das ist mühsam: Man vergisst Posten, rechnet mit unterschiedlichen Zeiträumen oder übersieht Bedingungen im Kleingedruckten. Eine KI kann beim Strukturieren helfen: Sie liefert eine Kostenliste, erinnert an vergessene Posten und stellt Rückfragen. Das Rechnen und die Zahlen bleiben bei Ihnen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Nutzungsdauer festlegen. Über welchen Zeitraum vergleichen Sie, zum Beispiel fünf Jahre? Alle Angebote müssen für denselben Zeitraum bewertet werden.

1. Kostenarten sammeln lassen. Lassen Sie die KI für Ihr Beschaffungsobjekt typische Kostenarten auflisten und ergänzen Sie, was Sie aus Erfahrung kennen. Streichen Sie, was nicht zutrifft.

1. Zahlen aus den Offerten übertragen. Erfassen Sie für jedes Angebot, was drinsteht und was nicht. Wo etwas fehlt, notieren Sie «offen» und fragen beim Lieferanten nach.

1. Eigene Erfahrungswerte eintragen. Verbrauch, Wartungshäufigkeit, Arbeitszeit und Ausfälle schätzen Sie aus Ihrer Erfahrung oder aus Unterlagen früherer Beschaffungen. Kennzeichnen Sie Schätzungen deutlich.

1. In Excel rechnen. Bauen Sie eine Tabelle mit Formeln. Summen und Vergleiche rechnet Excel, nicht die KI. So bleiben die Berechnungen nachvollziehbar.

1. Annahmen sichtbar machen. Schreiben Sie unter die Tabelle, welche Annahmen drinstecken: Nutzungsdauer, Verbrauch pro Jahr, Stundenansätze. Wer sie kennt, kann sie hinterfragen.

1. Empfindlichkeit prüfen. Ändern Sie wichtige Annahmen und schauen Sie, ob sich die Rangfolge ändert. Wenn ja, ist die Entscheidung unsicher.

1. Entscheiden und festhalten. Fassen Sie das Ergebnis in einer Seite zusammen. Die Entscheidung trifft die zuständige Person, die Tabelle gehört in die Akte.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt eine Einkäuferin in einem Schweizer KMU bei einem Gesamtkostenvergleich. Du rechnest nicht und nennst keine Preise.

Beschaffungsobjekt: [z. B. Multifunktionsdrucker für das Büro]
Nutzungsdauer für den Vergleich: [z. B. 5 Jahre]
Rahmen: [Anzahl Nutzer, ungefähre Nutzung, Standort]

Aufgabe:
1. Liste typische Kostenarten für dieses Objekt über die ganze Nutzungsdauer auf (Anschaffung, Lieferung, Installation, Verbrauchsmaterial, Wartung, Strom, Lizenzen, Schulung, Ersatzteile, Entsorgung, Sonstiges).
2. Erstelle eine Tabelle mit den Spalten: Kostenart | Angebot A | Angebot B | Angebot C | Quelle der Zahl | Schätzung oder belegt.
3. Nenne fünf Fragen, die ich den Lieferanten stellen sollte, um versteckte Kosten zu erkennen.
4. Weise auf typische Fehler bei Gesamtkostenvergleichen hin.
Setze keine Zahlen ein. Schreibe «[offen]» in leere Felder.

Übernehmen Sie die Tabelle in Excel und tragen Sie die Zahlen selbst ein. Fragen Sie nicht die KI nach Preisen.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Zahlen aus der KI: Preise, Verbrauchswerte und Wartungskosten müssen aus Offerten, Datenblättern und Erfahrung stammen. Die KI kann sie nicht kennen.
• Rechenfehler: Sprachmodelle rechnen unzuverlässig. Summen und Prozentwerte prüfen Sie in Excel (siehe Tabellenfehler bei KI).
• Vergleichbarkeit: Achten Sie auf gleiche Leistung, gleiche Mengen und gleichen Zeitraum. Sonst vergleichen Sie Unterschiedliches.
• Mehrwertsteuer und Rabatte: Prüfen Sie, ob Preise mit oder ohne Mehrwertsteuer angegeben sind und ob Rabatte zeitlich begrenzt sind.
• Schätzungen kennzeichnen: Unsichere Werte gehören als solche in die Tabelle.
• Vertraulichkeit: Offerten enthalten Preise, die Lieferanten vertraulich behandeln wollen. Geben Sie sie nicht ungeprüft in externe Werkzeuge.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Praxismanagerin in einer Gemeinschaftspraxis in Winterthur soll neue Behandlungsstühle beschaffen. Zwei Offerten liegen vor, die eine kostet rund ein Drittel mehr. Sie lässt eine Kostenliste erstellen und stellt fest, dass sie Wartung, Ersatzteile und die Schulung des Personals nicht betrachtet hat.

Sie fragt beide Lieferanten nach diesen Punkten, trägt die Antworten in Excel ein und rechnet über zehn Jahre. Beim teureren Angebot ist die Wartung im Preis enthalten, beim günstigeren kostet sie jährlich extra. Der Abstand schmilzt, bleibt aber bestehen.

Mit einer zweiten Variante, in der die Stühle früher ausgetauscht werden müssen, prüft sie die Empfindlichkeit. Die Reihenfolge der Angebote bleibt gleich. Sie legt der Leitung eine Seite mit Tabelle und Annahmen vor. Die Entscheidung fällt dort, und die Tabelle bleibt in der Akte.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie Einkaufsaufgaben mit KI sorgfältig vorbereiten möchten, finden Sie bei absofort Praxiskurse: KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Behandelt werden unter anderem Einkauf, Projektmanagement, Excel und Datenverständnis sowie Qualitätsprüfung und Einsatzregeln.

Online und im eigenen Tempo üben Sie, Daten zu ordnen, Rechnungen nachzuprüfen und KI-Ergebnisse kritisch zu lesen. Die Kosten Ihrer konkreten Beschaffung ermitteln Sie selbst mit Ihren Lieferanten.

Häufige Fragen

Wie lange soll die Nutzungsdauer sein?

Wählen Sie die realistische Dauer, die zu Ihrem Gegenstand passt, und verwenden Sie sie für alle Angebote. Hersteller- und Branchenangaben sowie eigene Erfahrungen helfen. Prüfen Sie ausserdem, was bei kürzerer oder längerer Nutzung passiert.

Muss ich alle Kosten genau kennen?

Nein, aber die wichtigsten. Schätzungen sind erlaubt, wenn Sie sie als solche kennzeichnen. Konzentrieren Sie sich auf die grössten Posten und auf das, was sich zwischen den Angeboten unterscheidet.

Kann die KI auch die Offerten lesen?

Sie kann Positionen aus Texten herausziehen. Prüfen Sie jede Zahl am Original und achten Sie auf Vertraulichkeit. Übertragen Sie wichtige Werte lieber selbst.

Was, wenn ein Lieferant Zusatzkosten verschweigt?

Fragen Sie ausdrücklich nach den typischen Posten und lassen Sie sich Antworten schriftlich bestätigen. Notieren Sie, bei welchem Lieferanten nachgefragt werden musste, das ist ein Hinweis für spätere Bewertungen.