IT-Angebote mit KI vergleichen: Leistungen und Lücken erkennen

Das Problem

Sie möchten Ihre IT erneuern: neue Server oder Cloud-Dienste, einen neuen Betreuungsvertrag, eine Telefonanlage. Drei Anbieter haben Offerten geschickt. Eine ist sieben Seiten lang, die andere ein Dreizeiler mit Preis, die dritte voller Fachbegriffe wie «SLA», «RTO» und «Managed Services». Sie versuchen zu vergleichen, aber jede Offerte beschreibt etwas anderes.

Das Resultat: Sie entscheiden nach dem Preis oder nach dem Bauchgefühl. Dabei verbergen sich in den Details die grossen Unterschiede: Was ist im Support inbegriffen, wie schnell reagiert der Anbieter, was passiert bei einem Ausfall, wie sieht der Ausstieg aus, welche Zusatzkosten fallen an?

Eine einheitliche Vergleichstabelle schafft Klarheit. KI kann helfen, Offerten in dieselbe Struktur zu bringen und Fragen zu formulieren. Die Beurteilung, was zu Ihrem Betrieb passt, und die Prüfung von Verträgen bleiben bei Ihnen und gegebenenfalls einer Fachperson.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie Ihre Anforderungen fest. Was soll das System leisten? Was ist unverzichtbar, was wünschenswert? Wie viele Benutzer, welche Verfügbarkeit, welche Daten?
2. Wählen Sie die Vergleichskriterien. Leistungsumfang, Support (Zeiten, Reaktion), Verfügbarkeit, Datenschutz und Standort, Sicherheit, Laufzeit, Kündigung, Kosten einmalig und laufend, Zusatzkosten, Ausstieg.
3. Bereinigen Sie die Offerten. Entfernen Sie vertrauliche Angaben, bevor Sie sie in ein KI-Werkzeug geben. Prüfen Sie, ob die Offerten Vertraulichkeit verlangen.
4. Lassen Sie die KI die Offerten in eine Tabelle bringen. Mit dem Auftrag unten entsteht ein Vergleich, bei dem fehlende Angaben markiert werden.
5. Prüfen Sie jede Zahl. Vergleichen Sie die Tabelle mit den Originalofferten. Rechnen Sie die Gesamtkosten selbst nach, siehe Gesamtkosten berechnen.
6. Formulieren Sie Rückfragen. Zu jeder Lücke eine Frage an den Anbieter. Lassen Sie sich Zusagen schriftlich bestätigen.
7. Gewichten Sie die Kriterien. Was ist Ihnen wichtig? Eine einfache Punktebewertung macht die Entscheidung nachvollziehbar.
8. Lassen Sie den Vertrag prüfen. Bevor Sie unterschreiben, prüfen Sie Laufzeit, Kündigung, Preisanpassung, Haftung und Datenschutz, bei Bedarf mit einer Fachperson. Siehe Vertrag, Kündigung und Preisänderung.

Vorlage zum Kopieren

Geben Sie nur Auszüge ohne vertrauliche Preisdetails ein, soweit die Offerten das verlangen.

Ich vergleiche drei Offerten für [z. B. IT-Betreuung für ein Schweizer KMU mit 25 Arbeitsplätzen]. Unsere Anforderungen: [Liste, z. B. Support werktags 8 bis 17 Uhr, Reaktionszeit 4 Stunden, Backup, Datenstandort Schweiz, Laufzeit höchstens 3 Jahre].
Hier sind die Offerten (bereinigt): [Offerte A], [Offerte B], [Offerte C].
Erstelle: 1. eine Vergleichstabelle mit den Spalten Kriterium, Anbieter A, Anbieter B, Anbieter C. Kriterien: enthaltene Leistungen, nicht enthaltene Leistungen, Supportzeiten und Reaktionszeit, Verfügbarkeit, Datenstandort, Sicherheitsleistungen, Laufzeit und Kündigung, Kosten einmalig, Kosten laufend, mögliche Zusatzkosten, Ausstieg und Datenrückgabe. 2. Markiere Angaben, die in einer Offerte fehlen oder unklar sind, mit [fehlt] oder [unklar]. 3. Liste je Anbieter drei Rückfragen auf. 4. Liste Fachbegriffe in den Offerten mit einer einfachen Erklärung.
Übernimm nur Angaben aus den Offerten. Rechne nichts hoch, erfinde nichts und gib keine Empfehlung ab, welcher Anbieter besser ist.

Prüfen Sie jede Angabe am Original, bevor Sie sich auf die Tabelle stützen.

Beispielhafte Vergleichstabelle

Worauf Sie achten müssen

• Vertraulichkeit der Offerten: Preise und Konditionen sind oft vertraulich. Prüfen Sie, ob die Weitergabe an KI-Werkzeuge zulässig ist. Siehe Offerten vergleichen.
• Rechnen Sie selbst nach: KI macht Rechenfehler, besonders bei Staffelpreisen und Laufzeiten. Gesamtkosten über die Laufzeit berechnen Sie selbst.
• Verträge sind keine Tabelle: Entscheidend sind oft Details im Kleingedruckten: Preisanpassungen, Haftung, Kündigungsfristen, Datenrückgabe. Lassen Sie wichtige Verträge fachlich prüfen.
• Keine Empfehlung der KI übernehmen: Sie kennt Ihre Situation, Ihre Prioritäten und die Qualität der Anbieter nicht.
• Referenzen prüfen: Fragen Sie bei anderen Kunden nach, wie der Anbieter in der Praxis arbeitet.
• Datenschutz: Wenn Anbieter Personendaten bearbeiten, brauchen Sie klare Regeln zu Datenstandort und Auftragsbearbeitung. Siehe Datenschutzfragen an Anbieter.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Treuhandbüro in Zug mit 12 Mitarbeitenden sucht einen neuen IT-Partner und erhält drei Offerten.

Vorher: Der Inhaber vergleicht die Monatspreise: A kostet CHF 480, B CHF 390, C CHF 520. Er wählt B. Erst nach Vertragsabschluss merkt er, dass B den Support nur per E-Mail anbietet, die Reaktionszeit nicht garantiert und für Vor-Ort-Einsätze Zusatzkosten verrechnet.

Nachher: Beim nächsten Mal lässt er die Offerten in eine Vergleichstabelle bringen und stellt zu jeder Lücke Rückfragen. Anbieter B antwortet ausweichend, Anbieter A bestätigt die Reaktionszeit schriftlich. Die Gesamtkosten über drei Jahre rechnet er selbst nach, und der Vertrag wird von einer Fachperson durchgesehen. Die Entscheidung fällt nachvollziehbar.

So hilft Ihnen Alpasana

Die KI-Beratung und digitale Transformation von Alpasana unterstützt dabei, Prozesse aufzunehmen, KI-Potenziale zu analysieren, Vorhaben zu priorisieren und einen Umsetzungsplan zu erstellen, ausserdem Systeme zu verbinden, Schnittstellen zu konzipieren und die Umsetzung zu dokumentieren.

Projekte werden individuell offeriert. Eine Rechtsberatung zu IT-Verträgen ist nicht Teil der Beschreibung.

Häufige Fragen

Wie viele Offerten soll ich einholen?

Zwei bis drei sind meist genug. Wichtiger als die Zahl ist, dass Sie allen dieselben Anforderungen mitgeben, damit sie vergleichbar sind.

Darf die KI einen Anbieter empfehlen?

Sie kann Argumente liefern, aber die Entscheidung gehört Ihnen. Sie kennt Ihre Prioritäten, Ihr Budget und die Qualität der Anbieter nicht.

Was tun bei Fachbegriffen, die ich nicht verstehe?

Fragen Sie nach. Lassen Sie sich die Begriffe von den Anbietern erklären und halten Sie die Erklärungen schriftlich fest. Die KI kann bei der Einordnung helfen, die verbindliche Auskunft gibt der Anbieter.