Lieferantenrisiken mit KI recherchieren und belegen

Das Problem

Sie möchten einen neuen Lieferanten beauftragen, oder ein bestehender gerät in die Schlagzeilen. Die Geschäftsleitung fragt: «Wie sicher ist dieser Lieferant? Gibt es Risiken?» Sie sollen innert kurzer Zeit eine Einschätzung liefern: finanzielle Stabilität, Lieferfähigkeit, Qualität, Compliance, mögliche Abhängigkeiten.

Informationen zu finden, ist mühsam. Sie liegen verstreut: Handelsregister, Firmenwebseite, Pressemitteilungen, Branchenportale, Kundenerfahrungen, Zertifikate. Manche sind veraltet, andere einseitig, und vieles ist schlicht nicht öffentlich.

KI kann beim Strukturieren und Zusammenfassen helfen. Sie kann aber auch Informationen erfinden, die gut klingen, aber nicht stimmen, etwa Umsätze, Eigentümer oder Skandale. In der Einkaufsrecherche ist das gefährlich: Eine unbelegte Behauptung über einen Lieferanten kann zu falschen Entscheiden führen und im schlimmsten Fall dessen Ruf schädigen. Diese Seite zeigt, wie Sie sorgfältig und belegbar vorgehen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Klären Sie, was Sie wissen müssen. Je nach Bedeutung des Lieferanten: Existenz und Rechtsform, Zahlungsfähigkeit, Qualität und Zertifizierungen, Abhängigkeit, Einhaltung von Standards, Standort, Ruf. Weniger kritische Lieferanten brauchen weniger Tiefe.

1. Nutzen Sie öffentliche, nachprüfbare Quellen. Für Schweizer Firmen das Handelsregister (zum Beispiel über Zefix), das Schweizerische Handelsamtsblatt (SHAB) für Publikationen, die Firmenwebseite, Branchenverzeichnisse, Zertifikatsdatenbanken. Notieren Sie, wo Sie etwas gefunden haben.

1. Sammeln Sie Informationen und notieren Sie Quelle und Datum. Für jede Aussage: Wo steht das, wann abgerufen? Ohne Quelle ist es keine Information, sondern eine Behauptung.

1. Lassen Sie die KI ordnen, nicht recherchieren. Geben Sie ihr Ihre gesammelten Texte und bitten Sie sie, sie nach Risikothemen zu gliedern und Lücken zu markieren. Lassen Sie sie nicht «aus ihrem Wissen» Fakten über den Lieferanten liefern. Siehe Alternative Lieferanten recherchieren.

1. Trennen Sie Belegtes, Vermutetes und Unbekanntes. Eine Tabelle mit drei Spalten hilft: Belegt (mit Quelle), Hinweis (unbestätigt), Unbekannt. Verdachtsmomente ohne Beleg gehören nicht in einen Bericht als Tatsache.

1. Prüfen Sie Aussagen am Original. Öffnen Sie die Quelle selbst, wenn es um wichtige Punkte geht. Eine KI kann Inhalte verdrehen oder falsch zuordnen.

1. Fragen Sie den Lieferanten. Ein Fragebogen oder Gespräch klärt offene Punkte direkt: Zertifikate, Kapazitäten, Referenzen, Abhängigkeiten. Fairness gehört dazu. Wer Fragen beantworten kann, ist oft vertrauenswürdiger. Vorlage: Lieferantenbewertung.

1. Bewerten Sie und halten Sie das Ergebnis fest. Risiko niedrig, mittel, hoch, mit Begründung und Massnahmen (Doppelsourcing, Sicherheiten, Vertragsklauseln). Dokumentieren Sie Quellen und Entscheid. Aktualisieren Sie regelmässig.

Risikothemen und mögliche Quellen:

Vorlage zum Kopieren

Mit diesem Prompt lassen Sie die KI Ihre gesammelten Informationen ordnen. Geben Sie nur öffentliche Texte und eigene Notizen ein, keine vertraulichen Vertragsdetails:

Ich prüfe einen möglichen Lieferanten für [Warengruppe] für ein Schweizer Unternehmen. Hier sind meine gesammelten Informationen mit Quellen: [Texte oder Stichworte mit Quelle und Datum].
Ordne sie in eine Tabelle mit den Spalten Risikothema, Aussage, Quelle, Status (belegt / Hinweis nicht bestätigt / unbekannt). Markiere Widersprüche und Lücken und schlage fünf Fragen vor, die ich dem Lieferanten stellen kann.
Verwende ausschliesslich die von mir gelieferten Informationen. Ergänze keine Fakten aus deinem Wissen und nenne keine Zahlen, Eigentümer oder Vorfälle, die ich nicht genannt habe. Wenn etwas fehlt, schreibe «unbekannt».

Ersetzen Sie Warengruppe und Informationen. Prüfen Sie die Tabelle gegen Ihre Quellen.

Worauf Sie achten müssen

• KI erfindet Fakten: Besonders zu Firmen und Personen. Verlassen Sie sich nie auf Angaben der KI ohne Quelle. Prüfen Sie jede wichtige Aussage am Original.
• Persönlichkeit und Ruf: Unbelegte Behauptungen über Firmen oder Personen können deren Ruf schädigen und rechtliche Folgen haben. Behandeln Sie Verdachtsmomente vertraulich und als solche.
• Datenschutz: Informationen über Personen (Inhaber, Geschäftsführer) sind Personendaten. Sammeln Sie nur, was für den Zweck nötig ist, und halten Sie sich an das Datenschutzgesetz. Siehe Quelle des EDÖB.
• Quellenqualität: Nicht jede Webseite ist verlässlich. Bevorzugen Sie amtliche Register und Primärquellen.
• Verhältnismässigkeit: Der Aufwand soll zur Bedeutung des Lieferanten passen. Für kritische Lieferanten lohnt sich Tiefe, für Kleinstlieferungen genügt wenig.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Einkäufer eines Maschinenbauers in Aarau erwägt einen neuen Zulieferer für Präzisionsteile. Die Geschäftsleitung will bis Freitag eine Risikoeinschätzung.

Vorher hätte er im Internet gesucht und aus dem Gedächtnis zusammengefasst. Nachher sammelt er Handelsregisterauszug, Publikationen im SHAB, Zertifikate und Webseitenangaben mit Quelle und Datum, lässt eine KI sie nach Risikothemen ordnen und prüft wichtige Punkte am Original. Die KI hatte bei einer Rückfrage eine angebliche Eigentümerwechsel-Information erfunden, die er daran erkennt, dass keine Quelle vorliegt. Er streicht sie, schickt dem Lieferanten fünf Fragen und stuft das Risiko nach den Antworten als mittel ein, mit der Massnahme, einen zweiten Anbieter qualifizieren zu lassen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wie Sie KI im Einkauf einsetzen, Quellen prüfen und Ergebnisse belegen, behandeln die Praxiskurse von absofort: Dort stehen unter anderem Einkauf, Qualitätsprüfung, Einsatzregeln und betriebliche KI-Richtlinien auf dem Programm. Praxisaufgaben, KI-Lerncoach und verifizierbarer Abschluss begleiten das Lernen.

Eine Bonitätsprüfung oder Lieferantenaudit durch Alpasana ist nicht Teil des Angebots.

Häufige Fragen

Darf ich Informationen über Lieferanten aus dem Internet sammeln?

Öffentliche, rechtmässig zugängliche Informationen dürfen Sie für den Zweck der Lieferantenauswahl nutzen. Behandeln Sie sie vertraulich, und sammeln Sie nur, was nötig ist. Bei Personendaten gelten die Datenschutzregeln.

Kann die KI das Internet für mich durchsuchen?

Manche Werkzeuge haben Suchfunktionen, aber auch dann müssen Sie jede Quelle prüfen. Gehen Sie davon aus, dass Zusammenfassungen Fehler enthalten können.

Was, wenn ich keinen Beleg finde?

Dann ist es unbekannt. Notieren Sie es so und fragen Sie den Lieferanten. Fehlender Beleg ist weder Beweis für noch gegen ein Risiko.