Lieferantenverträge mit KI für die Prüfung strukturieren

Das Problem

Im Ordner liegen Verträge mit Lieferanten, manche zehn Jahre alt, manche mit Nachträgen und Anhängen. Wann läuft welcher Vertrag aus? Welche Kündigungsfrist gilt? Wer haftet bei Lieferverzug? Wenn der Chef fragt, beginnt das Suchen.

Besonders ärgerlich sind verpasste Fristen. Ein Vertrag verlängert sich automatisch um ein Jahr, weil die Kündigung nicht rechtzeitig erfolgte. Oder man verhandelt Preise, ohne zu wissen, was vertraglich vereinbart ist. Auch bei einer Prüfung durch die Rechtsberatung kostet das Zusammensuchen Zeit, die man bezahlen muss.

Eine KI kann die Arbeit des Ordnens erleichtern. Sie liest den Text und überträgt Angaben in eine Übersicht. Das ist keine juristische Beurteilung. Die KI kann Klauseln missverstehen, Nachträge übersehen oder Fristen falsch lesen. Die Übersicht ist deshalb eine Arbeitshilfe, die immer mit dem Originalvertrag abzugleichen ist, und die rechtliche Bewertung bleibt bei Fachpersonen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Verträge sammeln. Legen Sie für jeden Lieferanten Vertrag, Nachträge, Anhänge und allgemeine Geschäftsbedingungen zusammen. Prüfen Sie, welche Fassung gilt.

1. Dürfen die Texte in ein KI-Werkzeug? Verträge sind oft vertraulich und enthalten Geheimhaltungsklauseln. Klären Sie mit Ihrer Geschäftsleitung, ob und in welchem Werkzeug Sie sie bearbeiten dürfen (siehe Verträge hochladen und Geheimhaltung).

1. Texte bereinigen. Entfernen Sie nach Möglichkeit Namen, Kontoverbindungen und Preise, wenn das Werkzeug nicht freigegeben ist. Für die Struktur sind sie oft nicht nötig.

1. Übersichtsraster festlegen. Bestimmen Sie die Felder: Parteien, Gegenstand, Beginn, Laufzeit, Verlängerung, Kündigungsfrist, Preise und Preisanpassung, Lieferbedingungen, Zahlungsfrist, Garantie, Haftung, Geheimhaltung, Gerichtsstand.

1. Übersicht erstellen lassen. Mit der Vorlage unten überträgt die KI die Angaben und nennt jeweils die Fundstelle (Artikel oder Seite). Wo nichts steht, schreibt sie «nicht gefunden».

1. Am Originaltext prüfen. Vergleichen Sie jede Angabe mit dem Vertrag. Besonders wichtig sind Fristen, Beträge und Verlängerungsklauseln. Prüfen Sie, ob Nachträge etwas geändert haben.

1. Unklares markieren. Klauseln, die Sie nicht verstehen oder die ungewöhnlich wirken, markieren Sie für die Fachperson. Versuchen Sie nicht, sie selbst rechtlich zu bewerten.

1. Fristen in den Kalender eintragen. Übertragen Sie Ablauf- und Kündigungstermine in einen gemeinsamen Kalender mit Erinnerung, ausreichend lange vor der Frist. Ein Verantwortlicher pflegt die Liste.

Vorlage zum Kopieren

Du bist eine sorgfältige Assistentin für den Einkauf eines Schweizer KMU. Du gibst keine Rechtsberatung und bewertest keine Klauseln. Du überträgst nur, was im Text steht.

Vertragstext (bereinigt): [Text einfügen]

Aufgabe: Erstelle eine Tabelle mit den Spalten: Feld | Angabe laut Vertrag (wörtlich oder kurz zusammengefasst) | Fundstelle | Unsicher? (ja/nein).
Felder: Parteien, Gegenstand, Vertragsbeginn, Laufzeit, automatische Verlängerung, Kündigungsfrist und Form, Preise, Preisanpassung, Lieferbedingungen, Zahlungsfrist, Garantie/Gewährleistung, Haftung, Geheimhaltung, anwendbares Recht und Gerichtsstand.
Danach: Liste alle Stellen auf, die unklar, widersprüchlich oder ungewöhnlich wirken, ohne sie rechtlich zu beurteilen.
Wenn ein Feld im Text nicht vorkommt, schreibe «nicht gefunden». Rate nicht.

Ersetzen Sie den Vertragstext und prüfen Sie die Tabelle am Original. Bei langen Verträgen arbeiten Sie abschnittsweise.

Worauf Sie achten müssen

• Keine Rechtsberatung: Ob eine Klausel zulässig, günstig oder gefährlich ist, beurteilt eine Fachperson. Verlassen Sie sich nicht auf KI-Einschätzungen.
• Fristen prüfen: Falsch gelesene Fristen können teuer werden. Kontrollieren Sie jede Frist am Original und achten Sie auf Formvorschriften.
• Nachträge und Anhänge: Verträge ändern sich durch Nachträge. Prüfen Sie, ob die Fassung vollständig vorliegt.
• Vertraulichkeit: Geheimhaltungsklauseln können die Weitergabe verbieten. Klären Sie die Regeln, bevor Sie Verträge hochladen.
• Übersetzungen: Bei Verträgen in anderen Sprachen gilt der Originaltext. Übersetzungen der KI können Fehler enthalten.
• Aktualität: Verträge werden verlängert oder ersetzt. Pflegen Sie die Übersicht nach jeder Änderung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Assistentin der Geschäftsleitung eines Bauunternehmens in Zug soll alle Lieferantenverträge erfassen, um Fristen im Blick zu behalten. Es sind 22 Verträge, einige mit Anhängen. Die Geschäftsleitung erlaubt, die Texte ohne Preise und Kontonummern bearbeiten zu lassen.

Sie lässt Abschnitt für Abschnitt die Übersicht erstellen und gleicht jede Zeile mit dem Vertrag ab. Bei zwei Verträgen stimmte die automatische Verlängerung nicht: Ein Nachtrag hatte die Laufzeit geändert, den die KI übersehen hatte. Sie korrigiert die Tabelle.

Drei Verträge mit ungewöhnlichen Haftungsklauseln legt sie der Rechtsberatung vor. Alle Fristen kommen mit Erinnerung drei Monate vor Ablauf in den Kalender. Im folgenden Jahr wird kein Vertrag mehr ungewollt verlängert, und die Rechtsberatung erhält gleich eine geordnete Übersicht.

So hilft Ihnen Alpasana

Zum Leistungsumfang der Praxiskurse von absofort gehört die nicht-juristische Strukturierung von Vertragsdokumenten: KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Dazu kommen Kurse zu Einkauf, Projektmanagement, Excel und Datenverständnis sowie Qualitätsprüfung und Einsatzregeln.

Sie üben online im eigenen Tempo, Dokumente zu ordnen und Ergebnisse zu prüfen. Rechtliche Beratung ist nicht Teil davon. Dafür holen Sie eine Fachperson.

Häufige Fragen

Kann die KI Fristen zuverlässig finden?

Sie kann Fristen im Text finden, macht aber Fehler, besonders bei Verweisen, Nachträgen und Berechnungen. Kontrollieren Sie jede Frist am Original und lassen Sie wichtige Fristen von einer Fachperson bestätigen (siehe Vertragsfristen extrahieren).

Darf ich Verträge mit Geheimhaltungsklausel hochladen?

Nur, wenn die Klausel oder die Gegenpartei das erlaubt oder das Werkzeug dafür freigegeben ist. Klären Sie das vorher intern. Im Zweifel arbeiten Sie mit bereinigten Auszügen.

Wie oft soll ich die Übersicht aktualisieren?

Bei jeder Vertragsänderung und mindestens einmal im Jahr. Legen Sie eine verantwortliche Person fest.

Reicht die Übersicht für eine Vertragsprüfung?

Nein. Sie bereitet die Prüfung vor und spart Zeit. Die Prüfung des Vertragstexts selbst gehört in die Hand einer Fachperson.