Bestellmengen mit KI vorbereiten: Annahmen sichtbar machen

Das Problem

Der Herbst naht, und Sie müssen für das Wintergeschäft bestellen. Wie viele Stück sollen es sein? Zu wenig, und Kundinnen gehen leer aus. Zu viel, und das Lager quillt über, Geld ist gebunden, und im Frühling bleibt Ware übrig.

Bestellmengen werden oft aus dem Bauch heraus oder nach dem Vorjahr festgelegt: «Letztes Jahr waren es 500, dieses Jahr nehmen wir 600.» Doch jedes Jahr ist anders. Vielleicht ist ein Kunde weggefallen, eine Aktion geplant oder der Lieferant verlangt eine Mindestmenge, die nicht zur Planung passt.

Gute Planung heisst, Annahmen offen zu legen: Wie viel verkaufen wir? Wie viel haben wir? Wann kommt die Lieferung? Wie viel Platz haben wir? Eine KI kann Ihnen helfen, diese Fragen zu strukturieren und Varianten zu vergleichen. Sie kann aber nicht in die Zukunft sehen und kennt Ihren Markt nicht. Prognosen sind unsicher. Deshalb braucht es eine verantwortliche Person, die entscheidet.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel und Zeitraum festlegen. Für welchen Zeitraum planen Sie: einen Monat, eine Saison? Was ist Ihr Ziel, zum Beispiel Lieferfähigkeit von 95 Prozent oder möglichst kleiner Lagerbestand?

1. Daten sammeln. Notieren Sie je Artikel: bisheriger Verbrauch oder Absatz (mit Zeitraum), aktueller Bestand, bereits bestellte Mengen, Lieferzeit, Mindestbestellmenge, Packungsgrösse, Lagerplatz, Haltbarkeit.

1. Besondere Ereignisse notieren. Aktionen, Feiertage, Baustellen, Messen, Kundenprojekte, Preiserhöhungen. Sie beeinflussen den Bedarf und sind der KI nicht bekannt.

1. Annahmen aufschreiben. Halten Sie fest, womit Sie rechnen: «Absatz wie im Vorjahr plus zehn Prozent wegen Aktion.» Jede Annahme gehört in die Tabelle, damit sie später überprüft werden kann.

1. Varianten rechnen. Berechnen Sie in Excel eine vorsichtige, eine erwartete und eine optimistische Variante. Wie ändern sich Bestellmenge und Lagerbestand?

1. KI als Denkpartner nutzen. Lassen Sie sich mit der Vorlage unten Fragen stellen, die Sie vergessen haben, und Schwachstellen Ihrer Annahmen nennen. Geben Sie anonymisierte Daten ein.

1. Grenzen prüfen. Passt die Menge in das Lager? Entspricht sie der Mindestbestellmenge und der Packungsgrösse? Gibt es Mengenrabatte, die sich lohnen oder die zu viel Ware bedeuten?

1. Freigeben und beobachten. Eine verantwortliche Person gibt die Bestellung frei. Vergleichen Sie später Plan und Wirklichkeit und lernen Sie daraus.

Vorlage zum Kopieren

Du bist Denkpartner für eine Disponentin in einem Schweizer KMU. Du rechnest nicht, du erfindest keine Zahlen und machst keine Prognosen. Du hilfst, Annahmen sichtbar zu machen.

Planungszeitraum: [z. B. Oktober bis Dezember]
Daten je Artikel (bereinigt): [Tabelle: Artikel | Verbrauch letzte 3 Monate | Bestand | bestellt | Lieferzeit | Mindestmenge | Lagerplatz in Stück]
Besonderheiten: [z. B. Aktion im November, ein Grosskunde fällt weg, Preiserhöhung ab 1.1.]
Meine Annahmen: [z. B. Absatz wie Vorjahr plus 10 Prozent]

Aufgabe:
1. Liste alle Annahmen auf, die in meiner Planung stecken, auch die unausgesprochenen.
2. Nenne für jede Annahme ein Risiko und wie ich es prüfen könnte.
3. Stelle zehn Fragen, die ich vor der Bestellung klären sollte (Bedarf, Lager, Lieferant, Finanzen).
4. Nenne Punkte, bei denen die Daten widersprüchlich oder lückenhaft wirken.
Wenn Informationen fehlen, schreibe «[klären]».

Rechnen Sie die Bestellmengen selbst in Excel. Die Antworten der KI nutzen Sie, um Ihre Annahmen zu hinterfragen.

Worauf Sie achten müssen

• Prognosen bleiben unsicher: KI kann Absatz nicht zuverlässig voraussagen, besonders bei Aktionen und neuen Artikeln (siehe Prognosen mit KI).
• Rechnen in Excel: Mengen, Summen und Prozentwerte rechnen Sie selbst. Verwenden Sie die KI nicht als Rechner.
• Vertrauliche Daten: Absatzzahlen und Lieferkonditionen sind Geschäftsgeheimnisse. Anonymisieren Sie oder nutzen Sie freigegebene Werkzeuge.
• Mindestmengen und Packungsgrössen: Beachten Sie Vorgaben der Lieferanten, die zu grossen Mengen zwingen können.
• Kapital und Haltbarkeit: Zu grosse Bestellungen binden Geld und führen bei verderblicher Ware zu Verlust.
• Verantwortung: Die Freigabe der Bestellung bleibt bei einer Person mit Verantwortung für das Budget.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Die Einkäuferin eines Ladens für Outdoorbekleidung in Interlaken plant die Wintersaison. Sie hat die Zahlen des Vorjahres und eine Aktion im Dezember. Sie trägt Verkaufszahlen, Bestände und Lieferzeiten in eine Excel-Tabelle ein und rechnet drei Varianten.

Mit der Vorlage lässt sie ihre Annahmen prüfen. Die KI fragt, ob der Lieferant Nachbestellungen innerhalb der Saison erlaubt und ob die Aktion auch im Vorjahr stattfand. Beides hat sie nicht geklärt. Sie ruft den Lieferanten an: Nachbestellungen sind begrenzt möglich. Das ändert ihre Planung: Sie bestellt zunächst weniger und hält Reserve für Nachbestellungen.

Am Saisonende vergleicht sie Plan und Verkauf und notiert, wo die Annahmen daneben lagen. Im nächsten Jahr beginnt sie mit diesen Erfahrungen.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Planungsaufgaben mit Excel und KI besser strukturieren möchte, findet bei absofort Praxiskurse: KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Zum Angebot gehören Einkauf, Excel, Datenverständnis und Dashboards, Projektmanagement sowie Qualitätsprüfung und Einsatzregeln.

Sie lernen online im eigenen Tempo, Annahmen sichtbar zu machen und Ergebnisse zu kontrollieren. Ihren Markt kennen Sie selbst am besten.

Häufige Fragen

Kann die KI meinen Absatz voraussagen?

Sie kann Muster in Ihren Daten beschreiben, aber keine verlässliche Prognose liefern. Der Markt, Aktionen und Zufälle lassen sich nicht sicher berechnen. Nutzen Sie ihre Hinweise als Denkanstoss.

Wie viele Daten brauche ich?

Für eine einfache Planung genügen oft die letzten zwölf Monate. Für saisonale Ware sind mehrere Jahre hilfreich. Wichtig ist, dass die Daten sauber und vollständig sind.

Was tue ich bei neuen Artikeln ohne Verlauf?

Vergleichen Sie mit ähnlichen Artikeln, bestellen Sie vorsichtig und planen Sie früh eine Nachbestellung ein. Halten Sie Ihre Annahme schriftlich fest, um später daraus zu lernen.

Ist ein Bestellvorschlag aus meinem Warenwirtschaftssystem besser?

Oft ja, weil es Ihre Daten direkt kennt. Prüfen Sie aber, welche Annahmen es trifft. Die Fragen der KI helfen auch hier, die Einstellungen zu hinterfragen.