Lagerbestand stimmt nicht: Abweichungen mit KI prüfen

Das Problem

Laut System liegen 120 Stück eines Artikels im Regal. Beim Nachzählen sind es 112. Bei einem anderen Artikel sind es zu viele. Mal sind es kleine Abweichungen, mal grosse. Die Folgen: Lieferungen werden zugesagt, die nicht möglich sind, Bestellungen verspätet ausgelöst, die Inventur dauert länger, und die Buchhaltung wird nervös.

Die Ursachen sind vielfältig: falsch gebuchte Wareneingänge, nicht erfasste Entnahmen, Verwechslungen bei ähnlichen Artikeln, Bruch und Schwund, doppelte Buchungen, nicht verbuchte Retouren oder falsch gelagerte Ware. Meist kommen mehrere Ursachen zusammen.

Um sie zu finden, muss man Buchungen, Lieferscheine und Zählungen vergleichen. Das ist Detektivarbeit, und im Alltag fehlt die Zeit dafür. Eine KI kann beim Sortieren und Suchen nach Mustern helfen, wenn Sie ihr die Daten geben. Sie sieht nicht ins Lager und kennt Ihre Abläufe nicht. Ihre Hinweise sind Hypothesen, die Sie mit Nachzählen und Nachforschen bestätigen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Abweichungen sammeln. Erstellen Sie eine Tabelle: Artikelnummer, Bezeichnung, Systembestand, gezählter Bestand, Differenz, Datum der Zählung, Lagerort. Sortieren Sie nach Grösse der Differenz oder Wert.

1. Betroffene Artikel eingrenzen. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Abweichungen nach Wert oder Häufigkeit. Hundert Artikel gleichzeitig zu prüfen überfordert.

1. Bewegungen hinzufügen. Holen Sie für die betroffenen Artikel die Buchungen der letzten Wochen: Wareneingänge, Entnahmen, Umlagerungen, Retouren, Korrekturen. Notieren Sie Datum und buchende Person oder Abteilung.

1. Daten bereinigen. Entfernen Sie Namen von Kundschaft und Mitarbeitenden, wenn Sie ein externes Werkzeug verwenden. Artikelnummern und Mengen genügen.

1. Muster suchen lassen. Mit der Vorlage unten fragt die KI nach Auffälligkeiten: Häufen sich Differenzen bei einem Lagerort, einem Lieferanten, einem Zeitraum oder einer Buchungsart?

1. Hypothesen prüfen. Gehen Sie ins Lager: Zählen Sie nach, suchen Sie Ware an anderen Plätzen, prüfen Sie Lieferscheine und Belege. Sprechen Sie mit dem Team.

1. Ursache beheben. Korrigieren Sie falsche Buchungen, passen Sie Abläufe an oder schulen Sie Mitarbeitende. Ändern Sie den Systembestand nur mit Beleg und Freigabe.

1. Wiederholung vermeiden. Halten Sie fest, was die Ursache war, und überlegen Sie, wie sich das künftig verhindern lässt, zum Beispiel durch klare Lagerplätze oder Scannen bei Entnahmen.

Vorlage zum Kopieren

Du unterstützt eine Lagerleiterin eines Schweizer KMU bei der Analyse von Bestandsabweichungen. Du beschreibst Muster. Du stellst keine Behauptungen über Ursachen auf, die nicht in den Daten stehen.

Abweichungen (bereinigt): [Tabelle: Artikel | Systembestand | gezählt | Differenz | Lagerort | Zählungsdatum]
Buchungen zu den Artikeln (bereinigt): [Tabelle: Datum | Buchungsart | Menge | Belegnummer]
Besonderheiten: [z. B. Umbau am 10.9., neue Mitarbeiterin seit August, Aktion im September]

Aufgabe:
1. Beschreibe Muster: Häufungen nach Lagerort, Zeitraum, Buchungsart, Artikelgruppe.
2. Nenne für jedes Muster zwei bis drei mögliche Ursachen als Hypothese und die Prüfung, die sie bestätigen oder widerlegen würde.
3. Weise auf Buchungen hin, die auffällig wirken (doppelt, ungewöhnlich gross, ohne Beleg).
4. Schlage eine Reihenfolge für die Nachkontrolle vor.
Schreibe «[nicht erkennbar]», wenn die Daten nichts hergeben.

Passen Sie Besonderheiten an und prüfen Sie jede Hypothese vor Ort. Die Antworten der KI sind Ausgangspunkt, nicht Ergebnis.

Worauf Sie achten müssen

• Hypothesen sind keine Beweise: Eine plausible Erklärung der KI kann falsch sein. Erst die Prüfung vor Ort zählt.
• Keine Schuldzuweisungen: Wenn Muster auf einzelne Personen hindeuten, urteilen Sie nicht voreilig. Fehler passieren meist wegen unklarer Abläufe, nicht wegen schlechter Absicht.
• Personendaten: Buchungen enthalten oft Benutzernamen. Entfernen Sie sie für die Analyse. Hinweise zu Mitarbeitenden gehören in ein vertrauliches Gespräch.
• Rechenfehler: Differenzen und Summen kontrollieren Sie in Excel. KI rechnet nicht zuverlässig.
• Buchhaltung einbeziehen: Bestandskorrekturen wirken sich auf die Buchhaltung aus. Sprechen Sie sich mit der Finanzstelle ab.
• Systemfehler nicht ausschliessen: Auch Schnittstellen oder Einstellungen im System können Differenzen verursachen. Beziehen Sie die IT ein.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Sanitärgrosshandel in der Region Olten hat bei etwa dreissig Artikeln Differenzen nach der Inventur. Die Lagerleiterin stellt die zehn Artikel mit dem höchsten Wert zusammen, ergänzt die Buchungen der letzten zwei Monate und lässt die KI nach Mustern suchen.

Die KI weist darauf hin, dass fünf der zehn Artikel im selben Regalbereich liegen und dass bei vier davon Entnahmen am Wochenende ohne Belegnummer gebucht wurden. Als Hypothese nennt sie nicht erfasste Direktentnahmen durch den Pikettdienst.

Die Leiterin spricht mit dem Team: Tatsächlich entnimmt der Pikettdienst am Wochenende Material und notiert es auf einem Zettel, der nicht immer eingetragen wird. Sie führt einen Erfassungsplatz mit Scanner ein. Die Differenzen im Regalbereich verschwinden im Folgequartal.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Lagerdaten mit Excel und KI besser verstehen möchte, findet bei absofort Praxiskurse: KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Dazu zählen Excel, Datenverständnis und Dashboards, Einkauf, Projektmanagement sowie Qualitätsprüfung und Einsatzregeln.

Online im eigenen Tempo üben Sie, Daten zu ordnen und KI-Aussagen zu prüfen. Wie Ihr Lager organisiert ist, wissen Sie am besten.

Häufige Fragen

Wie viel Abweichung ist normal?

Das hängt von Ware, Lagerart und Abläufen ab. Legen Sie intern fest, ab welcher Differenz untersucht wird, zum Beispiel nach Wert oder Prozent. Allgemeine Zahlen für alle Betriebe gibt es nicht.

Soll ich Differenzen einfach im System korrigieren?

Nur mit Beleg und Freigabe. Eine stille Korrektur verdeckt die Ursache und kann in der Buchhaltung Probleme verursachen. Dokumentieren Sie jede Korrektur.

Wie oft soll ich zählen?

Viele Betriebe zählen wertvolle oder schnell drehende Artikel häufiger und den Rest seltener. Besprechen Sie das Konzept mit Ihrer Buchhaltung oder Treuhand.

Kann KI Schwund erkennen?

Sie kann auffällige Muster zeigen. Ob es Schwund, Fehler oder Diebstahl ist, kann nur eine Untersuchung klären. Seien Sie vorsichtig mit Vermutungen über Personen.