Lieferschein digitalisieren: Daten mit KI erfassen

Das Problem

Täglich kommen Lieferscheine ins Haus: auf Papier, als PDF, manchmal als Foto vom Handy des Fahrers. Jemand tippt die Artikelnummern und Mengen in das Warenwirtschaftssystem oder eine Excel-Tabelle ab. Das ist monoton und fehleranfällig. Ein Zahlendreher bei der Artikelnummer, eine verwechselte Einheit, eine übersehene Zeile, und schon stimmen Bestand und Rechnung nicht mehr.

Fehler zeigen sich oft erst Wochen später: Das Lager zählt anders als das System, die Rechnung wird zu hoch oder zu tief bezahlt, ein Artikel fehlt, obwohl er laut System da sein müsste.

Moderne Werkzeuge können Text aus Bildern und PDFs lesen und in Tabellen übertragen. Mit einer KI funktioniert das auch bei unterschiedlichen Lieferschein-Layouts. Das spart Zeit, hat aber eigene Fehlerquellen: Schlechte Scans, ungewohnte Schriften, handschriftliche Notizen und ähnlich aussehende Ziffern führen zu falschen Werten. Deshalb gehört die Kontrolle fest dazu.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel und Felder festlegen. Welche Daten brauchen Sie: Lieferant, Lieferscheinnummer, Datum, Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Einheit, Bestellnummer, Charge? Schreiben Sie die Spalten Ihrer Zieltabelle auf.

1. Gute Vorlagen sammeln. Nehmen Sie fünf bis zehn typische Lieferscheine verschiedener Lieferanten als Testmaterial. Nutzen Sie, wenn möglich, bereinigte Kopien ohne Preise und Personennamen.

1. Scan- und Fotoqualität verbessern. Scannen Sie gerade, in guter Auflösung und ohne Schatten. Handyfotos frontal und scharf. Schlechte Vorlagen führen zu schlechten Ergebnissen.

1. Daten auslesen lassen. Geben Sie der KI jeweils einen Lieferschein und die Vorlage unten. Verlangen Sie eine Tabelle, in der Unsicherheiten markiert sind.

1. Jede Zeile kontrollieren. Vergleichen Sie Artikelnummern, Mengen und Einheiten mit dem Original. Achten Sie auf Verwechslungen wie 0 und O, 1 und 7, 5 und 6.

1. Mit der Bestellung abgleichen. Prüfen Sie, ob die Positionen zur Bestellung passen: gleiche Artikel, Menge nicht grösser als bestellt (siehe Bestellung, Lieferschein und Rechnung abgleichen).

1. Fehlerarten notieren. Führen Sie eine Liste, welche Fehler wie oft auftreten. Daran erkennen Sie, wo Kontrolle nötig bleibt.

1. In das System übernehmen. Importieren Sie nur geprüfte Daten. Legen Sie das Original und die Tabelle zusammen ab und halten Sie fest, wer geprüft hat.

Vorlage zum Kopieren

Du liest Daten aus einem Lieferschein eines Schweizer KMU. Du bist sehr genau und rätst nie.

Lieferschein: [Text oder Foto einfügen]

Aufgabe: Erstelle eine Tabelle mit einer Zeile pro Position und den Spalten:
Lieferant | Lieferscheinnummer | Datum | Bestellnummer | Artikelnummer | Bezeichnung | Menge | Einheit | Charge | Sicherheit (hoch/mittel/tief) | Bemerkung.
Regeln:
- Übernimm Artikelnummern und Mengen exakt, Zeichen für Zeichen.
- Wenn ein Zeichen oder Wert nicht sicher lesbar ist, schreibe «?» an dieser Stelle und setze die Sicherheit auf «tief».
- Berechne und ergänze keine Werte.
- Nenne am Ende alle Besonderheiten: handschriftliche Notizen, durchgestrichene Zeilen, Stempel.

Ersetzen Sie das Platzhalterfeld durch Ihren Lieferschein. Wenn Ihr Warenwirtschaftssystem ein festes Importformat verlangt, passen Sie die Spalten daran an.

Worauf Sie achten müssen

• Lesefehler: Auch gute Werkzeuge verwechseln ähnliche Zeichen. Rechnen Sie mit Fehlern und prüfen Sie systematisch (siehe OCR einfach erklärt).
• Handschriftliche Änderungen: Vom Fahrer geänderte Mengen werden leicht übersehen. Achten Sie auf Notizen und Stempel.
• Datenschutz und Vertraulichkeit: Lieferscheine enthalten Namen, Adressen und manchmal Preise. Verwenden Sie nur freigegebene Werkzeuge.
• Keine ungeprüfte Automatik: Importieren Sie erst nach Kontrolle. Ein falscher Bestand verursacht Folgefehler in Disposition und Buchhaltung.
• Aufbewahrung: Das Original eines Lieferscheins muss je nach Verwendung aufbewahrt werden. Die digitale Kopie ersetzt nicht automatisch das Papier. Klären Sie die Regeln mit Buchhaltung oder Treuhand.
• Unterschiedliche Layouts: Jeder Lieferant ist anders. Testen Sie jeden neuen Lieferschein-Typ zuerst mit einer Stichprobe.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Elektrogrosshändler im Kanton Aargau erhält täglich rund zwanzig Lieferscheine verschiedener Hersteller. Zwei Mitarbeitende tippen sie ab. Die Leiterin testet, ob eine KI hilft, und beginnt mit fünf Lieferanten, deren Lieferscheine gut lesbar sind.

Im Testlauf liest die KI die Positionen meist richtig, markiert aber bei einem Lieferanten Artikelnummern mit Fragezeichen, weil der Druck blass ist. Bei einem anderen übersieht sie eine handschriftliche Mengenänderung. Die Leiterin führt eine Fehlerliste und legt fest: Bei blassem Druck wird neu gescannt, handschriftliche Änderungen werden von Hand nachgetragen.

Die Tipparbeit sinkt, die Kontrolle bleibt. Nach drei Monaten hat sie zehn Lieferanten im Ablauf. Dokumentiert hat sie auch, bei welchen Lieferanten die KI nicht zuverlässig ist, und dort tippt weiterhin jemand.

So hilft Ihnen Alpasana

Für die Verarbeitung von Geschäftsdokumenten mit KI bietet absofort die Praxiskurse KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben an. Dazu gehören Einkauf, Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen, Excel und Datenverständnis, No-Code-Automatisierung sowie Qualitätsprüfung und Einsatzregeln.

Sie lernen online im eigenen Tempo, Daten aufzubereiten und Ergebnisse sorgfältig zu kontrollieren. Die Anbindung an Ihr Warenwirtschaftssystem klären Sie mit Ihrer IT.

Häufige Fragen

Wie zuverlässig ist die Erkennung?

Das hängt von Qualität und Layout ab. Bei klaren Lieferscheinen ist sie oft gut, bei schlechten Scans, Handschrift oder ungewöhnlichen Formaten deutlich schlechter. Prüfen Sie immer, und messen Sie die Fehlerquote in Ihrer Praxis.

Kann ich das direkt in mein Warenwirtschaftssystem übernehmen?

Das hängt vom System ab. Oft ist ein Import aus Tabellen möglich. Lassen Sie Schnittstellen von Ihrer IT oder dem Systemanbieter einrichten und testen Sie mit Testdaten.

Brauche ich dafür ein spezielles Programm?

Es gibt spezialisierte Lösungen für die Dokumentenverarbeitung und allgemeine KI-Werkzeuge. Ob sich eine Lösung lohnt, hängt von der Menge und der Fehlerquote ab. Beginnen Sie mit einem kleinen Test.

Was ist mit Lieferscheinen auf Französisch oder Italienisch?

Viele Werkzeuge kommen damit zurecht. Prüfen Sie Fachbegriffe und Einheiten besonders sorgfältig, denn Bezeichnungen können sich unterscheiden.