Sensible Daten vor KI-Anfragen automatisch maskieren

Das Problem

Mitarbeitende nutzen KI für Texte, in denen oft Namen, Adressen, Kontonummern oder Vertragsdaten stehen. Von Hand jedes Mal alles zu ersetzen, ist mühsam und fehleranfällig. Unter Zeitdruck vergisst man etwas, und die KI erhält vertrauliche Angaben, die sie gar nicht braucht.

Eine Lösung ist das automatische Maskieren: Ein Programm sucht in Ihrem Text nach typischen vertraulichen Angaben und ersetzt sie durch Platzhalter wie [PERSON_1] oder [IBAN_1]. Die KI arbeitet mit dem maskierten Text. Das Ergebnis erhält danach die echten Angaben wieder zurück, über eine Zuordnungsliste, die im Betrieb bleibt.

So entsteht ein Ablauf, der sicherer und schneller ist als Handarbeit. Er ist aber kein Zauber: Automatische Erkennung hat Grenzen, und die müssen Sie kennen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Legen Sie fest, was maskiert werden muss. Namen, Adressen, Telefonnummern, Mailadressen, IBAN, AHV-Nummern, Kundennummern, Vertragsnummern. Ergänzen Sie betriebsspezifische Dinge, etwa Projektnamen.

1. Prüfen Sie, ob Ihr Werkzeug maskieren kann. Manche Programme bieten die Funktion eingebaut an. Sonst kann Ihre IT einen Vorfilter einrichten, der den Text prüft, bevor er das Haus verlässt. Siehe auch Was ist DLP?.

1. Testen Sie mit erfundenen Daten. Erstellen Sie einen Musterbrief mit allen Angaben, die vorkommen können. Wird alles ersetzt? Was rutscht durch? Verwenden Sie nie echte Daten für Tests.

1. Achten Sie auf die Zuordnungsliste. Die Liste, die [PERSON_1] wieder zu «Anna Beispiel» macht, ist selbst vertraulich. Sie bleibt im Betrieb und wird nicht an die KI gesendet.

1. Setzen Sie Platzhalter nach der Antwort zurück. Prüfen Sie, ob die KI die Platzhalter unverändert verwendet hat. Fehlt einer, passt die Antwort womöglich nicht.

1. Prüfen Sie von Hand eine Stichprobe. Schauen Sie in den maskierten Text, bevor er gesendet wird, besonders in der Anfangsphase. Nicht Maskiertes erkennen Sie am besten selbst.

1. Schulen Sie das Team. Erklären Sie, was die Maskierung leistet und was nicht. Der Satz «Das macht das Programm schon» ist die grösste Gefahr.

1. Dokumentieren Sie die Regeln. Welche Datenarten werden maskiert, welche nicht, wer verantwortet das? Siehe Datenminimierung im Prompt.

Was automatische Erkennung leistet:

Vorlage zum Kopieren

Wenn Sie von Hand maskieren, kann Ihnen KI helfen, aber geben Sie ihr nur erfundene oder bereits maskierte Beispiele. Mit diesem Prompt klären Sie die Regeln:

Ich möchte in meinem Betrieb vertrauliche Angaben vor KI-Anfragen durch Platzhalter ersetzen. Wir bearbeiten typischerweise [Dokumentarten, z. B. Kundenbriefe, Verträge, Rechnungen].
Erstelle eine Liste der Datenarten, die ich maskieren sollte, mit je einem Platzhalter-Format (zum Beispiel [PERSON_1], [IBAN_1]).
Gib ein erfundenes Beispiel mit Text vorher und nachher und erkläre, welche indirekten Hinweise auf Personen trotz Platzhaltern bleiben könnten.
Weise darauf hin, was automatische Erkennung typischerweise übersieht.

Ersetzen Sie die Dokumentarten durch Ihre. Prüfen Sie die Liste mit Ihrer IT oder Datenschutzberatung.

Worauf Sie achten müssen

• Maskieren ist nicht gleich Anonymisieren: Wer über Zuordnungslisten oder Zusatzwissen die Person identifizieren kann, arbeitet mit Personendaten (Pseudonymisierung). Siehe Anonymisieren und Pseudonymisieren. Das Datenschutzgesetz gilt dann weiter.
• Erkennung hat Lücken: Besonders bei Namen, Freitext und indirekten Hinweisen. Sehen Sie Stichproben durch.
• Das Vorfilter-Programm ist selbst ein Datenempfänger: Läuft es in einer Cloud, sind Anbieter und Speicherort zu prüfen.
• Zuordnungslisten schützen: Zugriff nur für Berechtigte, Löschen nach Gebrauch.
• Kein Ersatz für gute Regeln: Was gar nicht in die KI gehört, soll nicht hinein, auch nicht maskiert.

Planen Sie für die Einführung eine Pilotphase von einigen Wochen mit wenigen Personen. Sammeln Sie in dieser Zeit alle Fälle, in denen die Erkennung etwas übersehen oder zu viel ersetzt hat, und passen Sie die Regeln an. Ein Filter, der ständig harmlose Wörter ersetzt, wird im Alltag umgangen. Ein Filter, der zu wenig findet, wiegt in falscher Sicherheit. Das richtige Mass finden Sie nur mit echten, aber unkritischen Beispielen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Pflegeheim in der Region Solothurn lässt Übergaberapporte von KI sprachlich glätten. Anfangs ersetzten die Mitarbeitenden Namen von Hand und vergassen manchmal die Zimmernummern. Ein Vorfilter ersetzt nun Namen und Nummern durch Platzhalter, die Zuordnung bleibt im Haus.

Vorher gelangten gelegentlich Namen in die Anfrage, nachher fängt der Filter die meisten ab. Eine Pflegefachperson prüft stichprobenartig, und besonders sensible Angaben zur Gesundheit werden gar nicht an die KI gegeben, sondern von Hand geschrieben.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie einen solchen Ablauf in Ihren Betrieb integrieren möchten, unterstützt die KI-Beratung von Alpasana bei der Konzeption von Schnittstellen und digitalen Workflows, beim Anwendungsfall und bei Einsatzregeln. Die Umsetzung wird dokumentiert.

Welche Lösung angemessen ist, ergibt sich aus der individuellen Klärung; die Beratung ersetzt keine rechtliche Prüfung.

Häufige Fragen

Ist ein maskierter Text immer datenschutzkonform?

Nein. Maskierung verringert das Risiko, ersetzt aber keine Prüfung. Ist der Bezug zu Personen über Zusatzwissen herstellbar, bleiben es Personendaten. Fragen Sie bei sensiblen Daten eine Fachperson.

Reicht ein Browser-Plugin zum Maskieren?

Ein Plugin kann helfen, ist aber ein weiterer Datenempfänger. Prüfen Sie Anbieter und Berechtigungen. Siehe Browsererweiterungen und Datenzugriff.

Was, wenn die KI die Platzhalter durcheinanderbringt?

Prüfen Sie das Ergebnis vor dem Zurücksetzen. Bitten Sie die KI im Auftrag, Platzhalter unverändert zu übernehmen. Bei Abweichungen formulieren Sie neu.