Wie teilen wir bewährte Prompts im Team?

Das Problem

In Ihrem Team nutzen mehrere Personen KI. Jede schreibt ihre Prompts selbst, obwohl andere schon eine gute Vorlage für dieselbe Aufgabe haben. Die einen formulieren Mahnungen freundlich, die anderen streng. Ein Kollege hat einen ausgezeichneten Prompt für Protokolle, aber niemand weiss davon.

Das kostet Zeit und führt zu uneinheitlichen Ergebnissen. Dazu kommt ein Risiko: Wenn Prompts per Chat oder Mail herumgereicht werden, enthalten sie manchmal echte Kundendaten, und niemand weiss, welche Fassung gilt.

Mit einer gemeinsamen Sammlung lösen Sie beides. Sie braucht keine teure Software, aber ein paar klare Abmachungen: Wo liegt sie, wer pflegt sie, wie kommen Prompts hinein, und was gehört nicht hinein?

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bedarf klären: Fragen Sie im Team, bei welchen Aufgaben Vorlagen helfen würden und wer schon gute Prompts hat. Sammeln Sie Beispiele.
2. Ablage wählen: Entscheiden Sie sich für einen Ort, den alle erreichen, zum Beispiel ein gemeinsames Dokument, eine Tabelle oder einen Ordner auf dem Firmenlaufwerk. Siehe Prompt-Sammlung in Word, Excel oder Notizen: Was passt?.
3. Verantwortliche bestimmen: Legen Sie eine Person und eine Stellvertretung fest, die die Sammlung betreut: aufräumen, Änderungen prüfen, Fragen beantworten.
4. Einheitliches Format festlegen: Jede Vorlage erhält Name, Zweck, Platzhalter, Prompt-Text, Datum, Version und Status. Eine Vorlage dafür bietet Welche Angaben gehören zu einer gespeicherten Prompt-Vorlage?.
5. Datenschutzregeln aufstellen: Schreiben Sie fest, dass keine echten Kunden- und Personendaten in die Sammlung gehören, nur Platzhalter. Siehe Wie halten wir Kundendaten aus unserer Prompt-Sammlung heraus?.
6. Freigabeprozess einführen: Neue oder geänderte Prompts werden von einer zweiten Person getestet und freigegeben, bevor sie als «geprüft» gelten. Siehe Wie prüfen und kennzeichnen wir freigegebene Team-Prompts?.
7. Team einführen: Zeigen Sie in zehn Minuten, wo die Sammlung liegt, wie man sie nutzt und wie man Vorschläge einreicht. Fangen Sie mit fünf bis zehn Vorlagen an.
8. Pflegen und lernen: Sammeln Sie Rückmeldungen, räumen Sie regelmässig auf und halten Sie fest, welche Vorlagen oft genutzt werden.

Wer macht was?

Hinweise zum Aufbau einer teamweiten Sammlung finden Sie auch unter Wie erstellen wir eine gemeinsame Prompt-Sammlung? und zur laufenden Pflege unter Wie halten wir unsere Prompt-Vorlagen aktuell?.

Vorlage zum Kopieren

Wir sind ein Team von [Anzahl] Personen in [Betrieb, Branche, Schweiz] und möchten eine gemeinsame Prompt-Sammlung
in [Word / Excel / Notizprogramm / Firmenlaufwerk] einführen.
Erstelle:
1. eine einseitige Spielregel («Wie wir Prompts teilen») mit: Ablageort, Verantwortliche, Format,
   Datenschutzregeln, Freigabe, Umgang mit Änderungen,
2. ein Namensschema für Vorlagen mit drei Beispielen,
3. eine kurze Einführungsmail an das Team (höchstens 120 Wörter, Anrede «Sie»),
4. eine Liste von fünf Startvorlagen, die für unsere Aufgaben sinnvoll sein könnten: [Aufgaben].
Keine echten Daten, keine Namen, einfache Sprache.

Ergänzen Sie die Angaben in den Klammern. Besprechen Sie die Spielregel im Team, bevor Sie sie einführen.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: In der Sammlung stehen keine echten Personendaten, Passwörter oder vertraulichen Inhalte. Legen Sie fest, wer Zugriff hat. Die Beurteilung heikler Fälle gehört zur Datenschutzverantwortlichen.
• Zu viel auf einmal: Starten Sie klein. Eine grosse, ungeprüfte Sammlung wird nicht genutzt.
• Freigabe ernst nehmen: Ungeprüfte Vorlagen können fehlerhaft sein. Kennzeichnen Sie deutlich, was geprüft ist.
• Zuständigkeit klären: Ohne verantwortliche Person verwaist die Sammlung. Planen Sie dafür Zeit ein.
• Unterschiedliche Programme: Eine Vorlage, die in einem Programm gut klappt, kann in einem anderen anders wirken. Notieren Sie, wofür sie getestet wurde.
• Urheber und Anerkennung: Nennen Sie, wer eine Vorlage erstellt hat. Das motiviert zum Mitmachen.
• Kennzeichnung der KI-Nutzung: Klären Sie, ob und wie im Betrieb KI-Unterstützung gekennzeichnet wird.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Planungsbüro in Baden mit zehn Personen nutzt KI für Protokolle und Mails. Vorher hat jede ihre eigenen Prompts, und Protokolle sehen je nach Verfasserin anders aus. Ein Kollege hat in einer Mail an alle einen Prompt samt Kundennamen geschickt.

Nachher legt die Büroleiterin ein gemeinsames Dokument auf dem Firmenlaufwerk an, bestimmt eine Verantwortliche und führt den Steckbrief ein. Fünf Vorlagen werden getestet und freigegeben, Namen werden durch Platzhalter ersetzt. In einer kurzen Sitzung stellt das Team die Sammlung vor. Nach zwei Monaten nutzen acht von zehn Personen die Vorlagen und liefern Verbesserungsvorschläge.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihr Team lernen soll, KI mit klaren Regeln und verantwortungsvollem Umgang mit Unternehmensdaten einzusetzen, bietet absofort die KI-Weiterbildung für Unternehmen an. Beschrieben sind KI für Verwaltung, Kommunikation, Analyse und Texte, Datenschutz als Lerninhalt und verifizierbare Abschlüsse. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Häufige Fragen

Wer sollte die Sammlung betreuen?

Eine Person mit Interesse und Überblick, nicht zwingend aus der IT. Wichtig sind Zeit, Zuständigkeit und eine Stellvertretung.

Wie motiviere ich das Team zum Mitmachen?

Zeigen Sie konkreten Nutzen an einem Beispiel, nennen Sie die Urheber guter Vorlagen und machen Sie das Einreichen einfach.

Dürfen alle Vorlagen ändern?

Besser nicht direkt. Lassen Sie Änderungen über die verantwortliche Person laufen, damit die Version klar bleibt und nichts versehentlich überschrieben wird.