Prompt-Sammlung in Word, Excel oder Notizen: Was passt?

Das Problem

Sie haben ein paar Prompts, die gut funktionieren: eine Vorlage für Terminbestätigungen, eine für Zusammenfassungen, eine für Mahnungen. Bisher liegen sie verstreut in alten Chats, in E-Mails an sich selbst und auf Zetteln. Wenn Sie einen brauchen, suchen Sie lange, oder Sie schreiben ihn neu.

Nun möchten Sie eine Sammlung anlegen, aber womit? Sie kennen Word und Excel und nutzen vielleicht ein Notizprogramm. Spezielle Prompt-Programme erscheinen Ihnen zu aufwendig oder nicht freigegeben. Die Frage ist berechtigt: Welche Ablage passt zu Ihrer Arbeitsweise?

Die gute Nachricht: Für den Anfang eignet sich fast jedes Programm, das Sie schon beherrschen. Wichtiger als das Werkzeug ist, dass die Sammlung gepflegt, auffindbar und frei von vertraulichen Daten bleibt.

Einfach erklärt

Eine Prompt-Sammlung (auch Prompt-Bibliothek) ist ein Ort, an dem Sie bewährte Aufträge an die KI aufbewahren, damit Sie sie wiederverwenden können. Je nach Werkzeug sieht das anders aus:

• Word (oder ein anderes Textprogramm): ein Dokument mit Überschriften pro Vorlage.
• Excel (oder eine Tabelle): eine Tabelle mit einer Zeile pro Vorlage und Spalten wie Name, Zweck, Text, Datum, Status.
• Notizprogramm: je eine Notiz pro Vorlage, oft mit Schlagwörtern und Suche.

Die Wahl hängt davon ab, wie viele Vorlagen Sie haben, wie oft Sie suchen und ob mehrere Personen mitarbeiten.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bestand sammeln: Suchen Sie Ihre vorhandenen Prompts zusammen: aus Chats, Mails und Notizen. Zählen Sie, wie viele es sind.
2. Nutzung beschreiben: Notieren Sie, wer sie nutzt (nur Sie oder mehrere), wo (am PC, unterwegs) und wie oft.
3. Werkzeug wählen: Orientieren Sie sich an der Tabelle: Bis etwa zehn Vorlagen genügt oft Word oder ein Notizprogramm. Bei mehr oder bei gemeinsamer Nutzung ist Excel oder eine Notizsammlung mit Schlagwörtern bequemer.
4. Struktur festlegen: Entscheiden Sie, welche Angaben zu jeder Vorlage gehören: Name, Zweck, Text mit Platzhaltern, Datum. Siehe Welche Angaben gehören zu einer gespeicherten Prompt-Vorlage?.
5. Vorlagen bereinigen: Ersetzen Sie echte Namen und Daten durch Platzhalter wie [Name]. Siehe Wie halten wir Kundendaten aus unserer Prompt-Sammlung heraus?.
6. Eintragen und benennen: Legen Sie die Vorlagen an und geben Sie ihnen aussagekräftige Namen, zum Beispiel «Mail – Termin bestätigen».
7. Ausprobieren: Nutzen Sie die Sammlung zwei Wochen im Alltag. Notieren Sie, was Sie stört, etwa langes Suchen.
8. Anpassen oder wechseln: Ändern Sie Struktur oder Werkzeug, wenn nötig. Mit wenigen Vorlagen ist ein Umzug einfach, siehe Wie übertrage ich meine Prompt-Sammlung in eine andere Ablage?.

Vorlage zum Kopieren

Ich möchte meine Prompt-Vorlagen in [Word / Excel / einem Notizprogramm] verwalten.
Ich habe etwa [Anzahl] Vorlagen für [Bereiche, z. B. Mails, Zusammenfassungen, Protokolle].
[Ich arbeite allein / wir sind [Anzahl] Personen].
Schlage mir eine einfache Struktur vor: Namensschema, Spalten oder Abschnitte, Schlagwörter,
Kennzeichnung für «geprüft» und «veraltet». Zeige ein Beispiel mit zwei erfundenen Vorlagen.
Beachte: keine Personendaten, Platzhalter in eckigen Klammern. Erkläre die Schritte einfach.

Ersetzen Sie die Angaben in den Klammern. Passen Sie den Vorschlag an Ihr Werkzeug an.

Worauf Sie achten müssen

• Datenschutz: In der Sammlung stehen keine echten Kundendaten, Passwörter oder vertraulichen Texte. Nutzen Sie Platzhalter.
• Ablageort: Prüfen Sie, wo das Dokument liegt (privater Rechner, Firmenlaufwerk, Cloud) und wer Zugriff hat. Legen Sie Firmenvorlagen im freigegebenen Bereich ab.
• Auffindbarkeit: Ohne klare Namen und Schlagwörter finden Sie später nichts wieder. Führen Sie ein einfaches Namensschema ein.
• Pflege: Veraltete Vorlagen führen zu schlechten Ergebnissen. Notieren Sie Datum und Status und räumen Sie regelmässig auf, siehe Wie räume ich doppelte und veraltete Prompts auf?.
• Gemeinsame Nutzung: Wenn mehrere Personen ändern, brauchen Sie klare Regeln, wer was darf, sonst entstehen verschiedene Fassungen.
• Sicherung: Stellen Sie sicher, dass die Sammlung in der Datensicherung Ihres Betriebs enthalten ist.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Keller arbeitet im Sekretariat einer Schreinerei in Olten und hat zwölf Prompts. Vorher liegen sie in drei Chats und zwei Mails. Beim Suchen verliert sie Zeit und schreibt manche neu.

Nachher legt sie eine Excel-Tabelle an mit den Spalten Name, Zweck, Text, Platzhalter, Datum und Status. Sie ersetzt echte Namen durch Platzhalter und gibt jeder Vorlage einen klaren Namen. Mit dem Filter findet sie in Sekunden die passende Vorlage. Die langen Texte kopiert sie aus der Zelle. Als die Sammlung auf über zwanzig Einträge wächst, prüft sie, ob ein Notizprogramm bequemer wäre.

So hilft Ihnen Alpasana

Wie man Prompts sauber formuliert, prüft und für wiederkehrende Aufgaben als getestetes Prompt-Set aufbaut, lernen Sie im Kurs Prompt Engineering von absofort. Beschrieben sind ausserdem das Festlegen von Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat sowie der Umgang mit Datenschutz. Der Kurs läuft online mit Zertifikat und braucht keine Programmierkenntnisse.

Häufige Fragen

Ist ein spezielles Prompt-Programm besser?

Es kann bequemer sein, ist aber für den Einstieg nicht nötig. Prüfen Sie ausserdem, ob Ihr Betrieb es erlaubt und wo die Daten gespeichert werden.

Wie viele Vorlagen sind sinnvoll?

So viele, wie Sie wirklich nutzen. Besser zehn gepflegte als fünfzig vergessene.

Kann ich die Sammlung auch gemeinsam führen?

Ja, in einem gemeinsamen Dokument oder einer gemeinsamen Tabelle. Legen Sie fest, wer Änderungen vornimmt und wie neue Vorlagen freigegeben werden.