Wie speichere ich Prompts, damit ich sie schnell wiederfinde?

Das Problem

Sie wissen genau, dass Sie schon einmal einen guten Prompt für eine Terminbestätigung hatten. Er war kurz, klar und lieferte genau den Ton, den Sie wollten. Nur: Wo war das? In einem der Chats von letzter Woche? In einer Notiz auf dem Handy? In einer Mail an sich selbst? Nach fünf Minuten Suchen schreiben Sie ihn neu, und er wird schlechter.

Das Problem ist nicht der Prompt, sondern die Ablage. Chatverläufe sind zum Arbeiten da, nicht zum Archivieren. Sie sind nach Datum geordnet, tragen oft automatische Titel und enthalten neben dem Prompt viele Nebenbemerkungen.

Hier erfahren Sie, wie Sie mit wenig Aufwand ein Ablagesystem schaffen, in dem jeder Prompt auf Anhieb auffindbar ist. Wie Sie eine ganze Sammlung aufbauen, steht unter Prompt-Bibliothek aufbauen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Einen festen Ort bestimmen: Wählen Sie genau einen Platz für alle Prompts, zum Beispiel ein Word-Dokument, eine Excel-Tabelle oder eine Notizen-App. Mehrere Orte bedeuten mehrmaliges Suchen.
2. Namensmuster festlegen: Verwenden Sie immer dieselbe Form, zum Beispiel «Aufgabe – Zweck – Version»: «Mail – Termin verschieben – v2». Das Wichtigste steht vorn.
3. Kurzbeschreibung hinzufügen: Schreiben Sie einen Satz dazu, wann der Prompt passt. Nach Wochen erinnern Sie sich sonst nicht mehr.
4. Stichwörter vergeben: Notieren Sie drei bis fünf Stichwörter, die Sie beim Suchen eingeben würden, auch Synonyme: «absagen, verschieben, Termin, Verschiebung».
5. Platzhalter markieren: Alles, was beim nächsten Mal ausgetauscht wird, steht in eckigen Klammern. Siehe Prompt-Vorlagen mit Platzhaltern.
6. Sofort speichern: Speichern Sie einen guten Prompt noch im selben Moment, nicht «später». Planen Sie dafür zwei Minuten ein.
7. Suchfunktion testen: Suchen Sie nach einem Stichwort und prüfen Sie, ob Sie den Prompt finden. Wenn nicht, ergänzen Sie weitere Stichwörter.
8. Lieblinge markieren: Kennzeichnen Sie die fünf meistgenutzten Prompts, zum Beispiel mit einem Stern oder in einer eigenen Rubrik «Favoriten».

Vorlage zum Kopieren

So kann ein Eintrag in Ihrer Ablage aussehen. Er funktioniert in Word, Excel oder Notizen:

Name: [Aufgabe] – [Zweck] – [Version]    z. B. Mail – Termin verschieben – v2
Wann nutzen: [ein Satz]
Stichwörter: [Stichwort 1, Stichwort 2, Stichwort 3, Synonyme]
Prompt:
[vollständiger Text mit Platzhaltern in eckigen Klammern]
Zuletzt geprüft: [Datum]    Dienst: [z. B. ChatGPT, Claude, Copilot]
Hinweis: [z. B. keine Personendaten eingeben, Datum im Ergebnis prüfen]

Passen Sie die Felder an. Wichtig sind Name, Stichwörter und der Prompt selbst.

Worauf Sie achten müssen

• Kein Chatverlauf als Archiv: Chats können gelöscht werden, der Dienst kann Funktionen ändern, und die Suche ist begrenzt. Kopieren Sie gute Prompts heraus.
• Datenschutz: Speichern Sie nur Vorlagen mit Platzhaltern, keine echten Namen, Beträge oder Adressen. Siehe Datenschutz in der Prompt-Bibliothek.
• Versionen: Wenn Sie einen Prompt verbessern, behalten Sie die alte Fassung kurz auf, bis die neue sich bewährt hat. Siehe Prompt-Versionen verwalten.
• Zu viele Duplikate: Zwei fast gleiche Prompts verwirren. Fassen Sie sie zusammen, siehe Prompt-Sammlung aufräumen.
• Ablage auf privaten Geräten: Wenn Sie berufliche Prompts auf dem privaten Handy ablegen, klären Sie die Regeln Ihres Betriebs.
• Sicherung: Legen Sie die Ablage an einem Ort ab, der gesichert wird.
• Zugriff für andere: Wenn Kolleginnen mitnutzen, braucht es klare Regeln.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein selbständiger Treuhänder in Aarau hat im Lauf eines Jahres viele gute Prompts für Kundenbriefe entwickelt, aber alle liegen in Chats.

Vorher: Vor jedem Brief sucht er in den Chats nach dem passenden Auftrag. Manchmal findet er ihn nach zehn Minuten, manchmal nicht, und dann formuliert er neu.

Nachher: Er legt eine Excel-Tabelle an mit den Spalten Name, Stichwörter, Prompt und Hinweis. Nach dem Muster «Brief – Mahnung freundlich – v3» benennt er die Einträge und fügt jeweils Synonyme hinzu («Erinnerung, Zahlung, offene Rechnung»). Beim Suchen nach «Zahlung» findet er die richtigen Vorlagen sofort. Neue Prompts trägt er am Ende des Tages ein.

Den Aufbau hat er nach zwei Wochen noch einmal verbessert: Die fünf meistgenutzten Prompts stehen nun oben in einem eigenen Blatt «Favoriten».

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Prompts entwickeln, testen und für den Berufsalltag ablegen möchte, findet im Kurs Prompt Engineering von absofort eine passende Grundlage. Laut Beschreibung erarbeiten Teilnehmende ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess, in einem Online-Kurs mit Zertifikat und ohne Programmierkenntnisse.

Häufige Fragen

Soll ich Prompts in der KI selbst speichern?

Manche Dienste bieten Vorlagen oder gespeicherte Anweisungen an. Das ist praktisch, bindet Sie aber an den Dienst. Eine eigene Ablage bleibt unabhängig.

Wie finde ich einen Prompt, dessen Namen ich vergessen habe?

Deshalb sind Stichwörter und Synonyme wichtig. Suchen Sie nach dem Zweck («absagen») statt nach dem Namen.

Reicht ein Ordner mit Textdateien?

Ja, wenn die Dateinamen dem Namensmuster folgen und Sie die Ordnersuche nutzen. Für viele Prompts ist eine Tabelle übersichtlicher.

Wie oft soll ich aufräumen?

Alle paar Monate. Löschen Sie, was Sie nie nutzen, und verbessern Sie, was Sie oft brauchen.