Wie erstellen wir eine gemeinsame Prompt-Sammlung?

Das Problem

Frau A hat einen guten Auftrag für Kundenantworten gefunden. Herr B schreibt für dieselbe Aufgabe jede Woche neu. Frau C hat eine Vorlage für Protokolle im Notizblock, die sonst niemand kennt. Das Team erfindet das Rad mehrmals und bekommt unterschiedliche Ergebnisse, im Ton, in der Qualität und im Aufwand.

Eine gemeinsame Sammlung bewährter Aufträge (Prompts) löst das: Wer eine gute Anweisung hat, teilt sie, und alle können sie nutzen und anpassen. Das spart Zeit, gleicht die Qualität an und erleichtert neuen Mitarbeitenden den Einstieg.

Damit die Sammlung nicht zum Sammelsurium wird, braucht sie eine einfache Struktur, klare Verantwortung und etwas Pflege. Hier lesen Sie, wie Sie das in einem kleinen Team aufbauen.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ort festlegen. Wählen Sie einen Platz, den alle erreichen und kennen: eine SharePoint-Liste, ein Wiki, eine Excel-Datei oder ein gemeinsames Notizbuch. Entscheidend ist, dass Sie suchen und kopieren können. Siehe Prompt-Bibliothek aufbauen.

1. Struktur festlegen. Jede Anweisung bekommt feste Felder: Titel, Zweck, Anwendungsbereich, Prompt-Text mit Platzhaltern, Beispiel für eine Eingabe, Beispiel für ein gutes Ergebnis, Hinweise, Datenschutz, Verantwortliche Person, Datum und Version.

1. Erste Vorlagen sammeln. Bitten Sie das Team, zwei bis drei Aufträge einzureichen, die gut funktionieren. Wählen Sie für den Start fünf bis zehn.

1. Aufträge aufbereiten. Ersetzen Sie Namen, Zahlen und Details durch Platzhalter wie [Kunde] und [Betrag]. Siehe Prompt-Vorlagen mit Platzhaltern. Entfernen Sie alles Vertrauliche.

1. Qualität prüfen. Testen Sie jede Vorlage mit zwei bis drei Beispielen. Funktioniert sie zuverlässig? Gibt es Fehlerquellen? Dokumentieren Sie Grenzen im Feld «Hinweise».

1. Freigabe regeln. Bestimmen Sie, wer neue Vorlagen aufnimmt. Das kann eine Person sein, die sie prüft. Siehe Prompt-Vorlagen freigeben.

1. Auffindbar machen. Ordnen Sie die Sammlung nach Aufgaben statt nach Werkzeugen: «Kundenkommunikation», «Protokolle», «Berichte», «Übersetzungen». Verwenden Sie klare Titel.

1. Pflegen. Legen Sie fest, wann die Sammlung durchgesehen wird, zum Beispiel vierteljährlich. Entfernen Sie Veraltetes und aktualisieren Sie Vorlagen. Siehe Prompts im Team aktuell halten.

Vorlage zum Kopieren

Du bist eine erfahrene Wissensmanagerin. Ich möchte eine KI-Anweisung für unsere gemeinsame Prompt-Sammlung aufbereiten. Wandle meinen Auftrag in eine wiederverwendbare Vorlage um. Erfinde keine Inhalte.

Mein bisheriger Auftrag: [Text einfügen, ohne Vertrauliches]
Aufgabe und Zweck: [z. B. Antwort auf Kundenreklamation entwerfen]
Wer nutzt sie: [Rollen]

Erstelle einen Eintrag mit folgenden Feldern:
1. Titel (kurz, aufgabenbezogen)
2. Zweck und Anwendungsbereich (zwei Sätze)
3. Prompt-Text mit klaren Platzhaltern in eckigen Klammern
4. Beispiel für eine Eingabe (mit erfundenen, unkritischen Angaben)
5. Hinweise zu Grenzen und Prüfpunkten (z. B. Zahlen prüfen, nichts Vertrauliches einfügen)
6. Platz für Verantwortliche Person, Datum, Version
Regeln: Entferne alles Vertrauliche und ersetze es durch Platzhalter. Schreibe einfach. Markiere Unklares mit «[klären]».

Fügen Sie einen bewährten Auftrag ein. Testen Sie die Vorlage anschliessend, bevor Sie sie in die Sammlung stellen.

Ein Eintrag in der Sammlung

Worauf Sie achten müssen

• Keine vertraulichen Daten in der Sammlung: Vorlagen sind für alle sichtbar. Verwenden Sie Platzhalter und fiktive Beispiele. Siehe Datenschutz in der Prompt-Bibliothek.
• Qualität statt Menge: Nehmen Sie nur geprüfte Vorlagen auf. Eine schlechte Vorlage verbreitet Fehler schneller als sie hilft.
• Aktualität: Modelle und Werkzeuge ändern sich. Eine Vorlage, die vor einem Jahr gut war, kann heute andere Ergebnisse liefern. Testen Sie regelmässig.
• Verantwortung: Jede Vorlage braucht eine zuständige Person. Sonst veraltet sie.
• Anpassung erlauben: Vorlagen sind Ausgangspunkte. Mitarbeitende sollen sie an den Fall anpassen und Verbesserungen zurückmelden.
• Urheberrecht und Quellen: Übernehmen Sie keine Vorlagen aus dem Internet ohne Prüfung. Siehe Fremde Prompt-Vorlagen anpassen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Lüthi, 55, leitet die Administration einer Kinderkrippe in Bern mit acht Mitarbeitenden. Fast alle nutzen KI für Elternbriefe und Protokolle. Vorher: Jede schreibt eigene Aufträge, die Briefe klingen unterschiedlich, und neue Mitarbeitende fragen immer wieder nach «der guten Anweisung».

Frau Lüthi legt in der Teamablage eine Tabelle mit sechs Feldern an und sammelt gemeinsam zehn Vorlagen, mit Platzhaltern statt Namen. Sie testet sie, bestimmt sich als Verantwortliche und prüft alle drei Monate. Nachher: Die Elternbriefe klingen einheitlich, neue Kolleginnen starten mit den Vorlagen, und die Qualität schwankt weniger.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie lernen möchten, wirkungsvolle KI-Anweisungen zu entwickeln und im Team zu teilen, bietet Alpasana den Kurs Prompt Engineering an. Beschrieben sind das Festlegen von Aufgabe, Rolle, Kontext, Ziel und Ausgabeformat, das Überarbeiten von Prompts und das Prüfen der Ergebnisse. Am Ende steht ein getestetes Prompt-Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess, als Online-Kurs mit Zertifikat und ohne Programmierkenntnisse; der Datenschutz wird berücksichtigt.

Der Aufbau der Sammlung in Ihrem Betrieb ist nicht Teil des Kurses. Er liefert das Handwerkszeug für gute Vorlagen.

Häufige Fragen

Welches Werkzeug eignet sich für die Sammlung?

Jedes, das alle erreichen und das sich durchsuchen lässt: SharePoint, ein Wiki, eine Tabelle, ein Notizbuch. Wichtiger als das Werkzeug sind Struktur und Pflege.

Wie viele Vorlagen sollte der Start haben?

Fünf bis zehn gute Vorlagen für häufige Aufgaben genügen. Wachsen lassen Sie die Sammlung nach Bedarf.

Dürfen Mitarbeitende eigene Vorlagen haben?

Ja, aber teilen Sie die guten. Private Sammlungen helfen nur einer Person. Eine Prüfung vor der Aufnahme sichert die Qualität.