Wie stelle ich ChatGPT eine verständliche Aufgabe?

Das Problem

Sie schreiben ChatGPT eine Frage, und die Antwort ist zu lang, zu allgemein oder trifft Ihre Situation nicht. Sie fragen noch einmal, wieder nicht das Richtige. Am Ende schreiben Sie den Text doch selbst.

Meist liegt das nicht an Ihnen und auch nicht nur an der KI. Ein Sprachmodell kennt Ihren Betrieb, Ihre Kundschaft und Ihre Absicht nicht. Es kann nur aus dem Text arbeiten, den Sie ihm geben. Fehlen Angaben, füllt es die Lücken mit dem, was am wahrscheinlichsten klingt. Das ist die Quelle vieler unpassender oder erfundener Antworten.

Die Lösung ist kein Zaubertrick, sondern eine Gewohnheit: Geben Sie Ihrem Auftrag eine klare Form, so wie Sie es auch bei einer neuen Mitarbeiterin tun würden.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Ziel in einem Satz notieren. Was soll am Ende vorliegen? Zum Beispiel: «Eine E-Mail an einen Kunden, die höflich eine Zahlungsfrist verlängert.»

1. Ausgangslage beschreiben. Wer sind Sie, wer ist der Empfänger, was ist vorgefallen? Schreiben Sie in zwei bis drei Sätzen, ohne Namen und vertrauliche Angaben.

1. Eine Rolle zuweisen (optional). «Du bist Sachbearbeiterin in einem Treuhandbüro» hilft bei Ton und Fachsprache. Mehr dazu: Wie gebe ich der KI eine passende Rolle?.

1. Ausgabeformat festlegen. Wie lang? Welche Anrede? E-Mail, Liste, Tabelle? Zum Beispiel: «maximal 120 Wörter, Anrede Sie, ohne Floskeln».

1. Grenzen setzen. Sagen Sie, was nicht vorkommen soll, und verlangen Sie, dass ChatGPT Lücken benennt, statt zu raten: «Wenn dir Angaben fehlen, stelle zuerst Rückfragen.»

1. Absenden und prüfen. Lesen Sie die Antwort. Stimmt der Inhalt? Fehlt etwas? Mehr zur Prüfung: Wie verbessere ich eine unpassende ChatGPT-Antwort?.

1. Nachschärfen statt neu beginnen. Schreiben Sie im selben Gespräch: «Kürzer», «formeller» oder «ergänze einen Absatz zu X». Das ist schneller als ein neuer Anlauf.

1. Guten Auftrag speichern. Wenn ein Auftrag gut funktioniert hat, kopieren Sie ihn in ein Dokument. So haben Sie beim nächsten Mal eine Vorlage.

Vorlage zum Kopieren

Rolle: Du bist [Rolle, z. B. Assistentin der Geschäftsleitung] in [Branche/Betrieb, z. B. einem Handwerksbetrieb in der Schweiz].
Ausgangslage: [2–3 Sätze, was ist passiert, ohne Namen]
Aufgabe: [Was genau soll entstehen?]
Empfänger und Ton: [Wer liest es? z. B. Kunde, sachlich-freundlich, Anrede «Sie»]
Format: [z. B. E-Mail, max. 120 Wörter, mit Betreffzeile]
Wichtig: [Muss-Angaben, z. B. Frist bis [Datum], Betrag in CHF]
Nicht erlaubt: [z. B. keine erfundenen Zahlen, keine Versprechen]
Wenn dir Angaben fehlen, stelle mir zuerst Rückfragen.

Füllen Sie nur die Felder aus, die Ihre Aufgabe braucht. Für kurze Fragen genügen zwei oder drei Zeilen.

Schlechte und gute Aufgabe im Vergleich

Worauf Sie achten müssen

• Keine vertraulichen Daten im Auftrag. Beschreiben Sie die Lage sinngemäss, ohne Namen, Adressen oder interne Zahlen. Siehe Wie ersetze ich Namen und Kundendaten vor dem Prompten?.
• Mehr Text ist nicht immer besser. Ein langer, wirrer Auftrag verwirrt auch eine KI. Strukturieren Sie mit Stichworten.
• Der Auftrag garantiert keine Richtigkeit. Auch bei perfekter Frage kann die Antwort Fehler enthalten. Prüfen Sie Fakten.
• Perfekte Prompts gibt es nicht. Sie müssen nicht alles beim ersten Mal richtig machen. Siehe Brauche ich perfekte Prompts für brauchbare Antworten?.
• Ein Auftrag pro Nachricht. Mehrere unabhängige Aufgaben in einer Nachricht führen oft zu Mischformen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Sandra, 52, arbeitet in der Administration einer Spedition in Rothrist. Sie möchte einem Kunden eine Verspätung erklären.

Vorher: Sie schreibt «Mail wegen Verspätung». ChatGPT liefert einen langen, förmlichen Text mit erfundenen Ursachen wie einem Stau.

Nachher: Sie schreibt: Rolle, Ausgangslage («Lieferung verspätet sich um zwei Tage wegen Lieferantenverzug»), Ton (sachlich, entschuldigend), Format (80 Wörter) und «keine Gründe erfinden». Der Entwurf passt fast und braucht nur noch eine Anpassung beim Datum.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn ChatGPT trotz Ihrer Frage zu allgemein antwortet, können Sie im Online-Kurs Prompt Engineering üben, Aufgabe, Kontext, Ziel und Ausgabeformat klar festzulegen. Dazu gehören das Überarbeiten von Prompts und ein getestetes Set für einen wiederkehrenden beruflichen Prozess.

Häufige Fragen

Muss ich «bitte» und «danke» schreiben?

Nein, für das Ergebnis spielt Höflichkeit keine Rolle. Klarheit zählt. Sie dürfen aber gern höflich bleiben.

Wie lang darf ein Auftrag sein?

So lang wie nötig, aber so kurz wie möglich. Drei bis zehn Zeilen genügen für die meisten Büroaufgaben. Bei sehr langen Texten, die Sie einfügen, kann das Modell Einzelheiten übersehen. Siehe Was bedeutet Kontext beim Prompten?.

Auf Deutsch oder Englisch fragen?

Deutsch funktioniert gut. Für die Schweizer Schreibweise sagen Sie ausdrücklich «ss statt Eszett».

Kann ich Aufträge wiederverwenden?

Ja. Speichern Sie bewährte Aufträge als Vorlage mit Platzhaltern. Eine ausführliche Sammlung finden Sie unter ChatGPT-Prompts fürs Büro: Vorlage zum Ausfüllen.