Wie hinterlege ich feste Vorgaben in ChatGPT?

Das Problem

Jedes Mal beginnen Sie Ihre Anfrage mit denselben Sätzen: «Schreibe auf Deutsch für die Schweiz, mit Schweizer Rechtschreibung, in der Sie-Form, freundlich, kurz und ohne Werbesprache.» Nach der zehnten Wiederholung nervt das. Und manchmal vergessen Sie es, und die Antwort kommt mit deutscher Rechtschreibung, in Du-Form oder mit amerikanischem Überschwang.

ChatGPT bietet dafür eine einfache Lösung: feste Vorgaben, die in jedem neuen Gespräch gelten. Sie legen einmal fest, wer Sie sind, was Sie meistens brauchen und wie die Antworten aussehen sollen. Das spart Zeit und sorgt für einheitliche Ergebnisse.

Dabei gilt es, zwei Dinge im Blick zu behalten: Die Vorgaben sollten kurz und klar sein, sonst werden sie nicht zuverlässig befolgt. Und sie sind kein Platz für vertrauliche Informationen, denn sie werden bei jedem Gespräch mitgeschickt.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Wiederkehrende Wünsche sammeln. Schauen Sie auf Ihre letzten fünf Anfragen. Was haben Sie jedes Mal wieder geschrieben? Anrede, Sprache, Länge, Ton, Format? Das sind Kandidaten für feste Vorgaben.
2. Einstellungen öffnen. Klicken Sie auf Ihr Profil und wählen Sie die Einstellungen. Suchen Sie den Bereich «Personalisierung» (je nach Version auch «ChatGPT anpassen» oder «Benutzerdefinierte Anweisungen» genannt).
3. Zwei Fragen beantworten. Üblich sind zwei Felder: Was sollte ChatGPT über Sie wissen (Beruf, Branche, Zielgruppe)? Und wie soll ChatGPT antworten (Stil, Länge, Format)? Halten Sie beide kurz.
4. Positiv und konkret formulieren. Schreiben Sie «Antworte in einfachen, kurzen Sätzen» statt «Nicht kompliziert». Nennen Sie klare Regeln wie «Anrede Sie» und «Schweizer Rechtschreibung».
5. Speichern und testen. Öffnen Sie ein neues Gespräch und stellen Sie drei typische Aufgaben. Prüfen Sie, ob die Regeln eingehalten werden.
6. Nachschärfen. Wenn etwas nicht wirkt, formulieren Sie die Regel genauer oder streichen Sie nebensächliche Punkte. Weniger ist oft mehr.
7. Je nach Aufgabe ergänzen. Für einzelne Aufgaben schreiben Sie weiterhin kurze Zusatzwünsche in die Anfrage, und für eigene Themenbereiche nutzen Sie Projekte.
8. Regelmässig überprüfen. Lesen Sie Ihre Vorgaben alle paar Monate durch. Entfernen Sie Überholtes und ergänzen Sie Neues.

Vorlage zum Kopieren

Diese Texte können Sie als Ausgangspunkt für die beiden Felder verwenden:

Was sollte ChatGPT über mich wissen?
Ich arbeite im Sekretariat eines [Branche]-Betriebs in der Schweiz ([Anzahl] Mitarbeitende). Meine Leserinnen und Leser sind meist [Kundschaft/Kolleginnen]. Ich bin keine IT-Fachperson.

Wie soll ChatGPT antworten?
- Schreibe auf Deutsch (Schweiz), verwende «ss» statt «ß» und die Anrede «Sie».
- Antworte kurz und in einfacher Sprache; erkläre Fachbegriffe in einem Halbsatz.
- Keine Werbesprache und keine Floskeln.
- Wenn Informationen fehlen, stelle zuerst bis zu drei Rückfragen, statt zu raten.
- Nenne Unsicherheiten ausdrücklich, und erfinde keine Zahlen, Namen oder Quellen.
- Beträge in CHF, Datum im Format 15.11.2026.

Passen Sie die Angaben an Ihre Situation an und halten Sie die Liste kurz. Nehmen Sie weder Kundennamen noch Geheimnisse auf.

Welche Vorgaben sich bewähren

Ein Wort zur Länge

Es ist verlockend, alles aufzuschreiben, was Ihnen einfällt. Doch lange Listen mit zwanzig Regeln werden nicht zuverlässiger befolgt als kurze mit fünf. Beginnen Sie mit den drei Regeln, die Sie am meisten stören, wenn sie fehlen: Anrede, Sprache und Länge. Fügen Sie weitere erst hinzu, wenn Sie merken, dass sie fehlen.

Hilfreich ist auch, Regeln so zu formulieren, dass man sie überprüfen kann. «Maximal 150 Wörter» lässt sich nachzählen, «nicht zu lang» nicht. So erkennen Sie rasch, ob eine Regel wirkt, und können sie bei Bedarf schärfen oder streichen.

Worauf Sie achten müssen

• Keine vertraulichen Angaben. Vorgaben gelten für alle Ihre Gespräche. Schreiben Sie keine Kundendaten, Passwörter oder Geschäftsgeheimnisse hinein.
• Keine Garantie. ChatGPT hält sich meistens, aber nicht immer an die Vorgaben. Prüfen Sie wichtige Texte trotzdem.
• Widersprüche vermeiden. Wenn Sie «kurz» und «sehr ausführlich» verlangen, entscheidet die KI unvorhersehbar.
• Wirkung bei Teams. Vorgaben gelten nur für Ihr Konto. Für einheitliche Betriebsregeln braucht es eine gemeinsame Vorlage. Siehe Dauerhafte Anweisungen formulieren.
• Funktionen ändern sich. Name und Ort der Einstellungen können in der Oberfläche variieren. Im Hilfecenter finden Sie den aktuellen Stand.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Frau Brunner arbeitet in einer Gemeindeverwaltung im Kanton Thurgau und lässt sich Briefe an Einwohnerinnen vorformulieren. Sie schreibt jedes Mal dieselben Anweisungen mit.

Vorher: Zehn Zeilen Vorbemerkung vor jeder Anfrage, und gelegentlich vergisst sie die Schweizer Schreibweise. Nachher: Sie hinterlegt vier kurze Regeln zu Sprache, Anrede, Ton und Rückfragen und stellt auf «Sie», «ss» und einfache Sprache ein. In neuen Gesprächen kommen die Entwürfe von Beginn an im richtigen Ton. Namen und Aktenzeichen setzt sie weiterhin erst am Schluss von Hand ein.

So hilft Ihnen Alpasana

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Häufige Fragen

Gelten die Vorgaben auch in bestehenden Gesprächen?

Meist nur in neuen. Bei laufenden Gesprächen kann es sein, dass sie nicht berücksichtigt werden. Starten Sie im Zweifel einen neuen Chat.

Was ist der Unterschied zu Erinnerungen?

Anweisungen schreiben Sie selbst und sie gelten immer. Erinnerungen sind Angaben, die sich ChatGPT aus Gesprächen merkt. Mehr dazu unter Erinnerungen verwalten.

Kann ich die Vorgaben pro Aufgabe wechseln?

Die allgemeinen Vorgaben gelten pauschal. Für unterschiedliche Aufgaben oder Kunden sind Projekte mit eigenen Anweisungen geeigneter.

Soll ich den Stil meiner Firma hinterlegen?

Kurze Stilregeln ja, ganze Unternehmenshandbücher nein. Längere Unterlagen geben Sie besser gezielt im jeweiligen Gespräch oder Projekt mit.