Copilot-Kosten: Welche Lizenz braucht unser Büro?

Das Problem

Die Geschäftsleitung bittet Sie: «Schau dir Copilot an und sag mir, was uns das kosten würde.» Sie öffnen die Webseite von Microsoft und finden mehrere Pakete, Abkürzungen und Hinweise zu Voraussetzungen. Am Ende wissen Sie weniger als vorher.

Die Preisfrage ist heikel, weil sie nicht nur aus dem Preis pro Person besteht. Es zählen die Grundlizenz von Microsoft 365, die Zusatzlizenz für die Office-Funktionen, die Zahl der Personen, die Laufzeit und der Aufwand für Einrichtung und Schulung. Zudem ändert Microsoft Pakete und Bedingungen regelmässig.

Deshalb nennen wir hier keine Preise. Wir zeigen Ihnen, wie Sie den Bedarf klären und eine belastbare Offerte vorbereiten. Das ist der verlässlichere Weg. Alle Angaben beziehen sich auf den Stand Oktober 2026.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Bisherige Lizenzen erfassen. Welche Microsoft-365-Pakete nutzen Sie heute, und für wie viele Personen? Fragen Sie die IT oder Ihren IT-Partner.

1. Voraussetzungen prüfen. Lesen Sie bei Microsoft nach, welches Grundpaket für Copilot nötig ist. Vielleicht müssten Sie auch das ändern.

1. Aufgaben und Nutzen sammeln. Wofür würden Mitarbeitende Copilot einsetzen? Entwürfe, Zusammenfassungen, Excel-Hilfe, Protokolle? Wer hätte den grössten Nutzen? Siehe Welche Aufgaben in meinem Betrieb eignen sich für KI?.

1. Gratisvariante prüfen. Ob der Chat mit Geschäftskonto in Ihrem Vertrag bereits enthalten ist, und was damit möglich ist, steht in Microsofts Dokumentation. Vielleicht genügt er für den Anfang.

1. Kleinen Pilot planen. Wählen Sie drei bis fünf Personen mit klaren Aufgaben. Planen Sie zwei bis vier Wochen. Hilfe bietet Wie testen wir Copilot sinnvoll in einem kleinen Team?.

1. Offerte einholen. Bitten Sie Ihren Microsoft-Partner um ein Angebot mit Lizenzpreis in CHF, Laufzeit, Kündigungsfristen und Einrichtungsaufwand.

1. Gesamtkosten rechnen. Beziehen Sie Schulung, Zeit für Datenschutzklärung und Freigabeprüfung ein, nicht nur den Lizenzpreis. Hinweise: Wovon hängen die Kosten eines KI-Projekts ab?.

1. Nach dem Pilot entscheiden. Lohnt sich die Lizenz für wen? Nicht jede Person braucht sie.

Vorlage zum Kopieren

Du bist Beraterin für Büro-IT in einem Schweizer KMU. Du darfst keine Preise nennen, weil du sie nicht sicher kennst. Hilf mir, die Entscheidung zu Copilot-Lizenzen vorzubereiten.

Betriebsgrösse: [Anzahl Mitarbeitende]
Bisherige Lizenzen: [z. B. Microsoft 365 Business Standard]
Aufgaben, bei denen Copilot helfen könnte: [Liste]
Datenschutzvorgaben: [z. B. keine Kundendaten in externen Diensten]

Erstelle:
1. Eine Tabelle: Kostenposten | Wer klärt das? | Offene Frage
2. Zehn Fragen für die Offerte beim Microsoft-Partner
3. Einen Vorschlag für einen vierwöchigen Pilot mit Erfolgskriterien
4. Risiken und Annahmen, die wir prüfen müssen

Passen Sie die Klammern an. Die Fragen aus Punkt 2 stellen Sie anschliessend Ihrem Partner.

Worauf Sie achten müssen

• Keine veralteten Preise. Listen aus dem Netz sind oft überholt. Verbindlich ist die aktuelle Offerte.
• Voraussetzungen. Für die Funktionen in Office gelten Bedingungen an Grundlizenz, Konto und Programmversion. Lesen Sie die Dokumentation.
• Freigaben und Datenschutz. Vor dem Einsatz müssen Berechtigungen und Datenschutz geklärt sein. Siehe Welche Freigaben sollten wir vor Copilot prüfen?.
• Mindestlaufzeiten. Lizenzen können an Laufzeiten gebunden sein. Klären Sie Kündigungsfristen vor der Bestellung.
• Nutzen ist nicht automatisch. Ohne Schulung und klare Aufgaben bleiben Lizenzen ungenutzt. Planen Sie Einführung und Erfolgsmessung.
• Währung und Steuern. Offerten können in anderen Währungen oder ohne MWST erscheinen. Achten Sie auf die Angabe in CHF.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Eine Metzgerei mit Büro in Wohlen (AG), zwölf Mitarbeitende, überlegt, Copilot für alle zu lizenzieren, nachdem ein Berater davon geschwärmt hat.

Vorher: Die Inhaberin hat keine Vorstellung der Kosten und kennt den Nutzen nicht.

Nachher: Sie sammelt Aufgaben und erkennt, dass nur zwei Personen regelmässig Texte, Offerten und Tabellen bearbeiten. Mit dem Microsoft-Partner startet sie für diese zwei einen vierwöchigen Pilot. Das Ergebnis fliesst in die Entscheidung ein, wie viele Lizenzen sie tatsächlich braucht. Den Chat mit Geschäftskonto lässt sie für Entwürfe ohne vertrauliche Inhalte zu.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Sie klären möchten, wo KI in Ihrem Betrieb Nutzen bringt, bevor Sie Lizenzen kaufen, hilft die KI-Beratung und digitale Transformation. Alpasana hilft, Prozesse aufzunehmen, KI-Potenziale zu analysieren, Vorhaben zu priorisieren und einen Umsetzungsplan zu erstellen. Projekte werden individuell offeriert.

Damit steht die Frage «Was brauchen wir?» vor der Frage «Welche Lizenz kaufen wir?». Eine Beratung zu Microsoft-Lizenzen selbst ist damit nicht beschrieben, dafür sind Ihr Microsoft-Partner und die Anbieterangaben zuständig.

Häufige Fragen

Brauchen alle Mitarbeitenden eine Lizenz?

Nicht unbedingt. Oft nutzen nur einzelne Rollen die Funktionen intensiv. Ein Pilot zeigt, wer profitiert.

Gibt es eine Möglichkeit, Copilot ohne Zusatzkosten zu nutzen?

Je nach Vertrag kann der Chat mit Geschäftskonto enthalten sein. Das ändert sich, prüfen Sie die aktuellen Angaben bei Microsoft oder fragen Sie Ihren Partner.

Wie lange dauert die Einführung?

Das hängt von Betriebsgrösse, Datenschutzklärung und Berechtigungen ab. Planen Sie für Test, Klärung und Schulung mehrere Wochen ein.

Lohnt sich Copilot für ein kleines Büro?

Das lässt sich nicht pauschal sagen. Entscheidend sind Aufgaben, Häufigkeit und Zeitgewinn. Ein kleiner Test liefert die Antwort. Siehe auch Wie führe ich KI in einem kleinen Unternehmen ein?.