Welcher Copilot ist für meine Büroarbeit gemeint?

Das Problem

«Haben Sie Copilot?» Die Frage klingt einfach, ist es aber nicht. Wer in Ihrem Büro nachfragt, erhält vielleicht fünf verschiedene Antworten. Eine Kollegin nutzt einen Chat im Browser, ein anderer sieht ein Symbol in Word, die Chefin hat gehört, man müsse «Lizenzen kaufen».

Der Grund: Microsoft verwendet den Namen Copilot für mehrere Angebote, die sich in Zugang, Funktionsumfang und Datenschutzbedingungen unterscheiden. Dazu kommen Umbenennungen und neue Pakete. Wer nur «Copilot» sagt, meint oft nicht dasselbe wie das Gegenüber.

Für die Entscheidung im Büro ist die Unterscheidung wichtig, weil sie Kosten, Datenschutz und Nutzen betrifft. Die folgende Übersicht gilt für den Stand Oktober 2026. Prüfen Sie wichtige Angaben auf den Seiten von Microsoft.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Konto feststellen. Öffnen Sie Word oder die Copilot-Seite und schauen Sie, mit welchem Konto Sie angemeldet sind: mit Ihrer Firmenadresse (Geschäftskonto) oder mit einem privaten Microsoft-Konto.

1. Den Ort notieren, an dem Sie Copilot sehen. Im Browser als Chat? In Word, Excel, Outlook oder Teams im Menüband? In der Taskleiste von Windows? Schreiben Sie es auf.

1. Die Variante zuordnen. Vergleichen Sie Ihre Notizen mit der Tabelle unten.

1. Bei Unklarheit die IT fragen. Nutzen Sie die Vorlage unten. Fragen Sie, welche Variante Ihr Betrieb freigegeben hat und was erlaubt ist.

1. Datenschutz klären. Für Geschäftsdaten kommt in der Regel nur die vom Betrieb freigegebene Variante in Frage. Siehe Welche Datenschutzfragen müssen wir bei Copilot klären?.

1. Firmenkonto im Chat prüfen. Wie Sie sehen, ob Sie im Firmenkonto arbeiten, zeigt Wie erkenne ich mein richtiges Firmenkonto in Copilot?.

1. Kosten und Lizenz einordnen. Für die Funktionen in Office braucht es meist eine Zusatzlizenz. Siehe Copilot-Kosten: Welche Lizenz braucht unser Büro?.

Die Varianten im Überblick

Die Bezeichnungen und Zuordnungen können sich ändern. Die Tabelle dient der Orientierung, nicht als Vertragsgrundlage.

Vorlage zum Kopieren

Eine kurze Nachricht an Ihre IT oder Ihren Administrator:

Betreff: Frage zu Copilot

Guten Tag [Name]

Ich möchte wissen, welche Copilot-Variante in unserem Betrieb verfügbar und erlaubt ist.
Ich sehe Copilot aktuell hier: [z. B. im Browser als Chat / in Word / gar nicht]
Ich bin angemeldet mit: [Geschäftskonto / privates Konto]
Meine Fragen:
1. Welche Variante ist für uns freigegeben?
2. Welche Inhalte darf ich damit bearbeiten?
3. Gibt es eine Lizenz für mich oder muss ich sie beantragen?
4. Gibt es eine Richtlinie zur Nutzung?

Vielen Dank und freundliche Grüsse
[Ihr Name]

Passen Sie die Angaben in den Klammern an. Die Antworten helfen Ihnen, Verwirrung zu vermeiden.

Worauf Sie achten müssen

• Privatkonto bei Firmenaufgaben. Ein privates Konto ist für Firmendaten ungeeignet. Es gelten andere Bedingungen, und der Betrieb hat keine Kontrolle. Siehe Copilot mit Privatkonto oder Geschäftskonto nutzen?.
• Namen ändern sich. Produktbezeichnungen, Funktionen und Pakete werden von Microsoft angepasst. Verlassen Sie sich nicht auf alte Artikel.
• Nicht jeder sieht dasselbe. Unterschiede bei Kolleginnen sind normal und liegen oft an Konto, Lizenz oder Version.
• Berechtigungen. Die Variante in Office greift auf Inhalte zu, die für Sie zugänglich sind. Unklare Freigaben in Ordnern sind ein Risiko.
• Kein Ersatz für Fachprüfung. Ergebnisse müssen Sie prüfen. Das gilt für alle Varianten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Gemeindeverwaltung im Kanton Aargau sprechen Mitarbeitende von «Copilot». Eine Person nutzt einen Chat auf der Webseite mit dem privaten Konto, eine zweite sieht das Symbol in Teams, eine dritte gar nichts.

Vorher: Das Team glaubt, alle nutzten dasselbe, und diskutiert über Qualität und Kosten.

Nachher: Die Leiterin Informatik erstellt anhand der Tabelle eine Übersicht: Privatchat nicht für Verwaltungsdaten, Chat mit Geschäftskonto für Entwürfe ohne vertrauliche Inhalte nach Freigabe, Office-Funktionen nur für ein Pilotteam mit Lizenz. Die Regel steht in einer Weisung, und die Mitarbeitenden wissen, was für sie gilt.

So hilft Ihnen Alpasana

Bei absofort finden Sie mit KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben Kurse zu Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings und Präsentationen, Copilot und Google Workspace sowie betrieblichen KI-Richtlinien. Sie üben an Praxisaufgaben, werden von einem KI-Lerncoach begleitet und erhalten einen verifizierbaren Abschluss. Das hilft, die Varianten im Arbeitsalltag richtig einzuordnen.

Häufige Fragen

Welche Variante ist die beste?

Das hängt von Aufgabe, Konto und Datenschutzvorgaben ab. Für Firmendaten ist die vom Betrieb freigegebene Variante massgebend.

Kann ich mein Privatkonto für die Arbeit verwenden?

Besser nicht. Klären Sie das mit Ihrem Arbeitgeber. Siehe auch Darf ich mein privates KI-Konto beruflich verwenden?.

Was bedeutet «Lizenz zuweisen»?

Eine Administratorin legt in der Benutzerverwaltung fest, wer Zugang zu den Funktionen hat. Ohne Zuweisung erscheinen sie nicht, auch wenn Sie Office installiert haben.

Woher weiss ich, welche Funktionen bei mir verfügbar sind?

Schauen Sie im Programm nach dem Symbol und fragen Sie Ihre IT. Die Dokumentation von Microsoft beschreibt die Voraussetzungen der jeweiligen Variante.