Was ist Microsoft Copilot und wofür brauche ich es?

Das Problem

In Word, Outlook oder Teams erscheint ein neues Symbol: «Copilot». Kollegen sprechen davon, in den Nachrichten wird es gelobt oder kritisiert. Aber was ist es genau, und was bringt es Ihnen?

Die Verwirrung ist gross, weil Microsoft den Namen Copilot für mehrere Produkte verwendet. Es gibt einen Chat, den jede und jeder nutzen kann, und es gibt Funktionen in Office-Programmen, die an eine Lizenz gebunden sind. Manche Kollegen sehen Copilot, andere nicht, und niemand weiss genau, warum.

Auf dieser Seite erhalten Sie eine einfache Einordnung und einen Weg, Copilot ohne Risiko auszuprobieren. Die Angaben gelten für Oktober 2026. Microsoft ändert Namen und Pakete häufig, prüfen Sie bei Entscheidungen die aktuelle Seite des Anbieters.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Verstehen, was es ist. Der Abschnitt «Einfach erklärt» unten beschreibt die Grundidee.

1. Prüfen, mit welchem Konto Sie arbeiten. Melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto an oder mit einem privaten Microsoft-Konto? Das bestimmt, welcher Copilot Ihnen zur Verfügung steht. Details: Welcher Copilot ist für meine Büroarbeit gemeint?.

1. Nachsehen, wo Copilot erscheint. Öffnen Sie Word oder Outlook und suchen Sie das Copilot-Symbol im Menüband. Fehlt es, kann das an Lizenz, Konto oder Programmversion liegen: Warum fehlt Copilot in meinen Office-Programmen?.

1. Mit einer harmlosen Aufgabe beginnen. Zum Beispiel: «Schlage eine Gliederung für ein Merkblatt zur Spesenabrechnung vor.» Keine Kundendaten.

1. Antwort prüfen und anpassen. Lesen Sie den Entwurf kritisch. Ändern Sie, was nicht stimmt.

1. Regeln im Betrieb klären. Fragen Sie, ob Copilot im Betrieb erlaubt ist und wofür. Siehe Welche Datenschutzfragen müssen wir bei Copilot klären?.

1. Eine kleine Testphase planen. Wählen Sie zwei Aufgaben und testen Sie diese zwei Wochen. Notieren Sie Zeitgewinn und Fehler.

Einfach erklärt

Copilot ist Microsofts KI-Assistent. Wie bei anderen Assistenten schreiben Sie einen Auftrag in normaler Sprache, und Copilot antwortet mit Text, Zusammenfassungen oder Vorschlägen. Der Unterschied liegt in der Einbindung: In Microsoft-365-Programmen kann Copilot unter bestimmten Voraussetzungen mit den Inhalten arbeiten, auf die Sie ohnehin Zugriff haben, etwa Ihrem Dokument oder Ihren Mails.

Grob lassen sich zwei Gruppen unterscheiden:

• Copilot als Chat: ein Assistent zum Fragenstellen, im Browser oder in einer App.
• Copilot in Microsoft 365: Funktionen innerhalb von Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams, die je nach Lizenz bereitstehen.

Ein erstes Beispiel zum Ausprobieren

Du bist Assistentin der Geschäftsleitung in einem Schweizer KMU. Schlage eine Gliederung für ein einseitiges Merkblatt zum Thema [Thema, z. B. «Spesenabrechnung»] vor: Titel, vier Zwischentitel und je einen Satz Inhalt. Anrede «Sie», Schweizer Rechtschreibung.

Ersetzen Sie das Thema durch ein harmloses Beispiel aus Ihrem Alltag.

Worauf Sie achten müssen

• Unterschiedliche Varianten. Was Sie sehen, hängt von Konto, Lizenz und Programmversion ab. Nicht jede Kollegin hat dasselbe.
• Berechtigungen. Copilot nutzt Ihre Zugriffsrechte. Zu weit gefasste Freigaben in SharePoint oder Ordnern sollten Sie vorher prüfen. Siehe Welche Freigaben sollten wir vor Copilot prüfen?.
• Fehler und Erfindungen. Auch Copilot kann Falsches formulieren. Prüfen Sie Zahlen, Namen und Termine.
• Datenschutz. Klären Sie Konto, Vertragsbedingungen und Betriebsregeln, bevor Sie vertrauliche Inhalte verarbeiten.
• Kosten. Für Funktionen in Microsoft 365 können Zusatzlizenzen nötig sein. Eine Einordnung finden Sie unter Copilot-Kosten: Welche Lizenz braucht unser Büro?.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Silvia, 54, arbeitet in der Administration eines Ingenieurbüros in Baden. Ihre Kollegin hat Copilot in Word, sie selbst sieht nur einen Chat im Browser.

Vorher: Sie vermutet einen Fehler an ihrem Computer.

Nachher: Sie erfährt von der IT, dass für die Office-Funktionen eine zusätzliche Lizenz nötig ist und dass nur ein Teil des Teams eine hat. Sie nutzt vorerst den Chat für Entwürfe ohne Firmendaten und ordnet ihre Wünsche für die Lizenzfrage in einer Liste. Die Geschäftsleitung entscheidet nach einem kleinen Pilotprojekt.

So hilft Ihnen Alpasana

Wer Copilot sinnvoll nutzen möchte, braucht Übung und klare Regeln. Bei absofort finden Sie KI und IT für konkrete Arbeitsaufgaben. Dazu gehören Bürokommunikation mit E-Mails, Meetings und Präsentationen, Copilot und Google Workspace sowie betriebliche KI-Richtlinien. Sie üben an Praxisaufgaben, werden von einem KI-Lerncoach begleitet und erhalten einen verifizierbaren Abschluss.

Häufige Fragen

Ist Copilot dasselbe wie ChatGPT?

Nein, es sind verschiedene Produkte von verschiedenen Firmen. Sie ähneln sich in der Bedienung. Microsoft nutzt für Copilot Sprachmodelle verschiedener Anbieter, welche genau, ändert sich.

Muss ich dafür etwas installieren?

Der Chat läuft im Browser oder in einer App. Die Funktionen in Office hängen von Ihrer aktuellen Office-Version und Lizenz ab.

Sieht Copilot alle meine Dateien?

Es nutzt die Inhalte, auf die Sie Zugriff haben und die für die Funktion freigegeben sind. Wie weit das geht, richtet sich nach Konto und Einstellungen. Siehe Welche Firmenunterlagen kann Copilot finden?.

Was kostet Copilot?

Das hängt vom Paket ab und ändert sich. Prüfen Sie die aktuellen Angaben bei Microsoft oder fragen Sie Ihre IT.