Welche Firmenunterlagen kann Copilot finden?

Das Problem

Zwei Kolleginnen stellen Copilot dieselbe Frage nach dem Reglement zur Spesenabrechnung. Die eine erhält eine klare Antwort mit Verweis auf ein Dokument, die andere die Auskunft, es sei nichts gefunden worden. Hat Copilot einen Fehler gemacht?

Meist nicht. Copilot arbeitet nicht mit einem eigenen Archiv Ihrer Firma, sondern greift im Namen der anfragenden Person auf Inhalte zu, die diese Person sehen darf. Wer andere Rechte hat, andere Ordner nutzt oder eine andere Lizenz besitzt, bekommt andere Ergebnisse.

Dieses Verhalten ist beabsichtigt und eigentlich ein Vorteil, denn Copilot soll nichts zeigen, was Sie nicht sehen dürfen. Es wirft aber ein Licht auf die Rechte in Ihrer Ablage. Die Angaben beziehen sich auf den Stand Oktober 2026. Funktionen und Bezeichnungen ändern sich, massgebend ist die Dokumentation von Microsoft.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Das Prinzip verstehen. Lesen Sie den Abschnitt «Einfach erklärt» unten. Er beschreibt, wie Copilot Rechte berücksichtigt.

1. Lizenz klären. Hat Ihr Konto eine Lizenz für Copilot mit Zugriff auf Firmendaten? Eine reine Chatfunktion ohne Firmenzugriff sieht Ihre Dokumente nicht. Siehe Copilot Kosten und Lizenzen.

1. Konto prüfen. Sind Sie mit dem Firmenkonto angemeldet? Siehe Firmenkonto erkennen.

1. Fundort des Dokuments ermitteln. Wo liegt die gesuchte Datei: SharePoint, OneDrive, Teams, Mailanhang, Netzlaufwerk? Dateien auf lokalen Laufwerken oder Netzlaufwerken ohne Anbindung sieht Copilot meist nicht.

1. Zugriff prüfen. Können Sie die Datei selbst öffnen? Wenn nicht, kann Copilot sie auch nicht nutzen. Fragen Sie die Besitzerin oder die IT.

1. Frage präzisieren. Nennen Sie Thema, Dateityp, Zeitraum und Ablageort. Eine genaue Frage hilft der Suche.

1. Quellen prüfen. Lassen Sie sich die Fundstellen nennen und öffnen Sie diese. Siehe Antworten mit Quellen prüfen.

1. Auffälligkeiten melden. Findet Copilot Dateien, die nicht für Sie gedacht sind, melden Sie es. Es weist auf zu offene Freigaben hin.

Einfach erklärt

Stellen Sie sich eine Bibliothekarin vor, die Ihnen auf Wunsch Bücher bringt, aber nur aus Regalen, zu denen Sie den Schlüssel haben. Hat jemand die falschen Schlüssel verteilt, bringt sie auch Bücher, die sie nicht bringen sollte. Copilot ist diese Bibliothekarin: Er erfindet keine neuen Zugänge, nutzt aber vorhandene konsequent.

Worauf Sie achten müssen

• Freigaben prüfen: Dateien, die für «alle im Unternehmen» freigegeben sind, kann Copilot allen Personen zeigen. Das ist die häufigste Ursache für unerwünschte Treffer. Siehe Freigaben vor Copilot prüfen.
• Vertrauliche Unterlagen: Personal-, Finanz- und Kundenunterlagen gehören in geschützte Bereiche mit klaren Rechten.
• Veraltete Inhalte: Alte Dokumente können in Antworten auftauchen. Aufräumen verbessert die Qualität.
• Keine absolute Garantie: Prüfen Sie das Rechtekonzept in der Praxis, statt sich auf die Beschreibung zu verlassen.
• Datenschutz: Für Personendaten gilt das Datenschutzgesetz. Klären Sie Zweck, Zugriff und Aufbewahrung mit Ihrer Datenschutzstelle. Siehe Copilot Datenschutz im Büro.
• Antworten prüfen: Copilot kann Inhalte falsch zusammenfassen. Öffnen Sie bei wichtigen Entscheiden die Quelle.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: Ein Ingenieurbüro in Aarau führt Copilot für das Team ein. Am ersten Tag fragt ein Praktikant nach Honorarrichtlinien und erhält zu seiner Überraschung Details zur Honorarverteilung der Partner. Die Datei lag in einem Ordner, der für alle lesbar war.

Vorher: Niemand wusste, dass der Ordner so offen war. Nachher: Die Büroleiterin lässt zusammen mit dem IT-Partner die Freigaben der wichtigsten Ordner prüfen, verschiebt die Partnerunterlagen in einen geschützten Bereich und testet danach mit zwei Konten, dass sie nicht mehr erscheinen. Copilot hat die Lücke nicht geschaffen, nur sichtbar gemacht.

So hilft Ihnen Alpasana

Damit ein Team weiss, wie es mit Firmendaten und KI umgeht, hilft eine Schulung. Die Online-Weiterbildung KI für Unternehmen von absofort umfasst nach Angebotsbeschreibung KI für Verwaltung, Kommunikation und Texte, Datenschutz als Lerninhalt und den verantwortungsbewussten Umgang mit Unternehmensdaten. Für Firmenlösungen und Teambuchungen gibt es eine Kontaktmöglichkeit.

Häufige Fragen

Kann Copilot Dateien auf meinem Computer finden?

Meist nur, wenn sie in Microsoft 365 abgelegt sind, zum Beispiel in OneDrive. Dateien auf der lokalen Festplatte oder auf einem nicht angebundenen Netzlaufwerk bleiben ausser Reichweite. Ob das in Ihrem Betrieb zutrifft, klärt die IT.

Sieht Copilot auch Dokumente, die ich zufällig noch geöffnet habe?

Copilot nutzt, worauf Ihr Konto Zugriff hat und was für die Frage relevant ist. Offene Dateien können je nach Funktion eine Rolle spielen. Verlassen Sie sich nicht auf Annahmen, sondern testen Sie mit harmlosen Dateien.

Wer kann sehen, was ich Copilot gefragt habe?

Das hängt von Einstellungen und Bedingungen Ihrer Organisation ab. Fragen Sie die IT oder die Datenschutzstelle, wie Verläufe gespeichert werden und wer darauf zugreifen kann.

Was kann ich tun, wenn Copilot veraltete Dokumente zitiert?

Prüfen Sie zuerst, ob die Datei wirklich veraltet ist und wo neuere Fassungen liegen. Dann räumen Sie auf: alte Versionen archivieren oder löschen, aktuelle Dokumente klar benennen. Verlangen Sie in der Frage ausdrücklich die neueste Fassung und prüfen Sie das Änderungsdatum der genannten Quelle. So wächst die Qualität der Antworten mit der Ordnung der Ablage.