Copilot mit Privatkonto oder Geschäftskonto nutzen?

Das Problem

Sie öffnen Copilot im Browser und sind angemeldet, aber womit? Mit Ihrer privaten E-Mail-Adresse, die Sie vor Jahren bei Microsoft registriert haben, oder mit dem Konto Ihrer Firma? Viele wissen es nicht. Und das ist riskant, denn je nach Konto gelten andere Regeln für die Daten, die Sie eingeben.

Typisch ist: Eine Mitarbeiterin arbeitet an einem Kundenbrief, klickt auf das Copilot-Symbol, und fügt den Text ein. Gespeichert wird er in dem Konto, mit dem sie gerade angemeldet ist. Ist das ihr privates Konto, liegen Teile des Kundenbriefs plötzlich ausserhalb der Kontrolle ihres Betriebs.

Hier erfahren Sie, wie Sie Konten unterscheiden und welche Grundsätze gelten. Microsoft passt Namen, Funktionen und Bedingungen an (Stand Oktober 2026), verbindlich sind die aktuellen Angaben von Microsoft und Ihrer IT.

So lösen Sie es mit KI – Schritt für Schritt

1. Anmeldung prüfen: Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild oder Ihre Initialen. Dort steht die Adresse. Endet sie auf Ihre Firmendomain, ist es ein Arbeitskonto. Endet sie auf outlook.com, hotmail.com, live.com oder eine private Adresse, ist es ein privates Konto.
2. Hinweise auf der Seite lesen: Bei Arbeitskonten zeigt Copilot oft einen Hinweis zum Schutz von Unternehmensdaten an. Fehlt er, sind Sie vermutlich privat angemeldet. Das Aussehen kann sich ändern.
3. Regeln der IT erfragen: Welches Konto ist für Copilot bei der Arbeit vorgesehen? Gibt es eine schriftliche Regel? Siehe Vorlage.
4. Konten trennen: Nutzen Sie bei der Arbeit nur das Arbeitskonto. Wenn Ihr Browser beide Konten kennt, melden Sie sich vom privaten ab oder nutzen getrennte Browser-Profile.
5. Ungewollte Anmeldung vermeiden: Prüfen Sie bei Windows und Edge, ob beim Start automatisch ein privates Konto verbunden ist.
6. Eingaben bewusst wählen: Auch mit dem Arbeitskonto gilt: Nur Daten eingeben, die zum Einsatzzweck und zu den Regeln passen.
7. Verlauf und Speicherung prüfen: Schauen Sie nach, wo Ihre Gespräche abgelegt sind, und löschen Sie sie, wenn nötig.
8. Bei Unsicherheit stoppen: Wenn Sie nicht sicher sind, mit welchem Konto Sie arbeiten, geben Sie nichts Vertrauliches ein.

Vorlage zum Kopieren

Diese Fragen können Sie an Ihre IT oder Ihren Microsoft-Partner schicken:

Betreff: Regeln zur Nutzung von Copilot mit Arbeits- und Privatkonto

Guten Tag

Wir möchten klären, wie Copilot bei uns genutzt werden soll:
1. Welche Copilot-Varianten sind für unser Arbeitskonto freigeschaltet (Chat, Office-Anwendungen, Teams)?
2. Welche Datenschutzzusagen gelten laut Microsoft für Eingaben im Arbeitskonto?
3. Dürfen Mitarbeitende Copilot mit privaten Konten für berufliche Inhalte nutzen? Wenn nein: Wo ist das schriftlich geregelt?
4. Wie erkennen unsere Mitarbeitenden, mit welchem Konto sie in Copilot angemeldet sind?
5. Welche Inhalte dürfen nicht eingegeben werden (z. B. Personendaten, Verträge)?
6. Wie lange werden Gespräche gespeichert, und wer kann sie einsehen?
7. Wer ist Ansprechperson bei Fragen oder Vorfällen?

Freundliche Grüsse
[Name]

Legen Sie die Antworten bei den Unterlagen ab und fassen Sie die wichtigsten Punkte in einem Merkblatt zusammen.

Worauf Sie achten müssen

• Unterschiedliche Bedingungen: Für Arbeitskonten beschreibt Microsoft in der Regel besondere Schutzzusagen für Unternehmensdaten, die für private Konten nicht in gleicher Weise gelten. Lesen Sie die aktuellen Texte von Microsoft und lassen Sie sie bei Bedarf prüfen.
• Funktionsunterschiede: Arbeitskonten können Zugriff auf Firmendokumente und -mails haben (je nach Lizenz), private Konten nicht. Die Funktionen unterscheiden sich, siehe Copilot-Varianten unterscheiden.
• Verwaltung: Administratoren können Funktionen im Arbeitskonto steuern, im privaten Konto nicht.
• Schatten-KI: Wer im Büro privat arbeitet, weil das Arbeitskonto nichts freigibt, umgeht Regeln. Klären Sie das offen.
• Persönliche Daten in Privatkonten: Privatverlauf und Arbeit vermischen sich, wenn beide Konten im selben Browser aktiv sind.
• Schweizer Recht: Der Betrieb bleibt für Personendaten verantwortlich, die er verarbeiten lässt. Mehr: Personendaten in der KI erkennen.
• Kosten: Private Abos der Mitarbeitenden gehören nicht auf Betriebsrechnung ohne Vereinbarung.
• Änderungen: Microsoft ändert Zugänge und Namen. Prüfen Sie Regeln regelmässig.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel: In einer Anwaltskanzlei in St. Gallen nutzen zwei Sekretärinnen Copilot, um Briefe sprachlich zu glätten. Beide sind in ihrem Browser mit privaten Microsoft-Konten angemeldet.

Vorher: Die Kanzleileitung weiss davon nichts. Briefentwürfe mit Namen der Mandanten werden in private Konten eingegeben.

Nachher: Bei einer Besprechung erfährt die Leitung davon. Sie klärt mit dem IT-Partner, ob Copilot im Arbeitskonto mit Zusagen für Unternehmensdaten angeboten werden kann, und erlässt eine Regel: Mandantendaten nie in private Konten, auch nicht im Arbeitskonto, solange keine Freigabe vorliegt. Beide Sekretärinnen erhalten eine kurze Schulung und prüfen, mit welchem Konto sie angemeldet sind.

So hilft Ihnen Alpasana

Wenn Ihr Betrieb Regeln für KI-Nutzung, Konten und Daten schaffen und die Mitarbeitenden schulen will, bietet absofort die KI-Weiterbildung für Unternehmen: Datenschutz und der verantwortungsvolle Umgang mit Unternehmensdaten sind Lerninhalte, es gibt verifizierbare Abschlüsse und eine Kontaktmöglichkeit für Firmenlösungen und Teambuchungen.

Häufige Fragen

Darf ich Copilot privat für die Arbeit nutzen?

Dafür gelten die Regeln Ihres Betriebs. In vielen Betrieben ist es nicht erlaubt, weil der Betrieb die Kontrolle über die Daten verliert. Fragen Sie nach.

Woran erkenne ich, dass der Datenschutz im Arbeitskonto gilt?

Achten Sie auf Hinweise der Anwendung und fragen Sie Ihre IT. Verlassen Sie sich nicht auf ein Symbol allein.

Kann ich Verlauf und Konto trennen?

Ja, mit getrennten Browser-Profilen für Privat und Arbeit.

Was tun, wenn ich versehentlich mit dem falschen Konto gearbeitet habe?

Löschen Sie den Verlauf, wenn möglich, und informieren Sie Ihre Vorgesetzte oder die IT, vor allem wenn Personendaten betroffen waren.